La parola d’ordine è controllo. Controllare i registri contabili, controllare che corrispondano perfettamente ai movimenti bancari registrati sull’estratto conto aziendale, controllare insomma che i flussi di cassa in entrata e in uscita siano coerenti con la situazione contabile della società. Di cosa stiamo parlando? Della riconciliazione bancaria. Si tratta di quel processo di verifica dei conti che permette di individuare, e correggere, eventuali anomalie e discrepanze tra i registri contabili e gli estratti conto bancari. Obiettivo? Monitorare la salute finanziaria dell’azienda per poter prendere le migliori decisioni strategiche per il suo sviluppo. Stanchi di analizzare più e più volte i vostri conti che non tornano? Seguite i nostri consigli per una riconciliazione bancaria veloce ed efficace.
Riconciliazione bancaria: funzionamento e obiettivi
La riconciliazione bancaria è quel processo contabile che permette di confrontare, di riconciliare quindi, il saldo del conto bancario aziendale (o dei conti) con quello dei registri contabili. L’obiettivo è di individuare e correggere eventuali differenze dopo averne ovviamente identificato la causa. Perché questo è esercizio è così importante? Pur non essendo obbligatorio per le aziende, questo procedimento di verifica si rivela molto utile per avere a disposizione dati corretti come ad esempio:
- Rilevare gli errori nei registri contabili: può capitare a chiunque di inserire una cifra sbagliata o semplicemente di invertire due numeri in contabilità
- Rilevare gli errori sul fronte bancario: anche le banche possono sbagliare e rimediare all’errore in seguito a una segnalazione aziendale
- Individuare le fatture non pagate: una regolare riconciliazione bancaria permette di individuare, e sollecitare, le fatture ancora in attesa
- Individuare i ritardi di accredito e di addebito
- Conoscere lo stato di salute della tesoreria della società ed essere preparati in caso di ispezione
I nostri consigli per una riconciliazione bancaria efficace
In base alle caratteristiche e alle necessità della vostra azienda, potrete optare per una riconciliazione bancaria mensile, semestrale o annuale. È importante che la persona che se ne occupa, conosca alla perfezione la situazione contabile dell’azienda. Di solito infatti è una persona dell’amministrazione (dipendente o professionista esterno) che ha la responsabilità della riconciliazione bancaria.
Solo voi sapete quando è necessario procedere a questa verifica, ma, indipendentemente dalla periodicità che avrete scelto, è importante non dimenticare nessuna delle seguenti fasi:
- Munitevi dei documenti necessari: estratti conto bancari, registro contabile, l’ultima riconciliazione bancaria effettuata, nonché tutte le ricevute dei movimenti di denaro come, ad esempio, le ricevute delle spese di trasferte aziendali
- Procedete ad un controllo incrociato verificando che le somme sul vostro estratto conto bancario corrispondano al vostro registro contabile
- Procedete per sezioni: partire dal saldo finale del mese precedente vi consentirà di identificare più facilmente in quale mese è stato prodotto lo squilibrio
- Fate attenzione agli errori più comuni: duplicazione di un’annotazione; mancata contabilizzazione di un movimento; errore di battitura nell’ordine di due cifre o errore nel mettere la virgola. E non dimenticate che anche le banche possono commettere errori e che voi avete pieno diritto di segnalarlo al vostro banchiere
- Giustificate le differenze: prima di correggere le eventuali discrepanze individuate, è necessario poterle giustificare. È importante quindi controllare se i vostri assegni e/o i vostri contanti sono stati depositati in banca; verificare se c’è una differenza temporale tra l’invio della somma e la transazione bancaria; assicurarsi che non ci siano registrazioni mancanti o errori di registrazione.
- Automatizzate il processo. Affidarvi a un software può farvi risparmiare tempo e migliorare le vostre performance di controllo e di riconciliazione bancaria.
N2F, una soluzione chiavi in mano per la riconciliazione bancaria della tua azienda
La gestione cartacea della riconciliazione bancaria richiede certamente più tempo nonché la mobilizzazione di una o due risorse che si concentrino periodicamente su questo compito delicato. Inoltre, una gestione manuale della riconciliazione bancaria rischia di farvi fare degli errori. Perché allora non affidarsi ad una soluzione pratica ed efficace che faccia lo screening dei vostri conti al posto vostro?
N2F nasce per ottimizzare la gestione delle note spese rendendo il processo più semplice ed efficace per tutti gli attori coinvolti (trasfertisti e personale amministrativo) ottimizzando quindi tempo e precisione di calcolo. Ma non solo. L’APP N2F può diventare un valido alleato anche per la riconciliazione bancaria della vostra azienda. Come?
Innanzitutto, il software N2F recupera automaticamente le transazioni bancarie direttamente dalla banca, ma anche dai provider di gestione delle carte di credito. N2F gestisce infatti tutti e tre i tipi di carte bancarie:
- Le carte personali
- Le carte aziendali con addebito personale
- Le carte aziendali con addebito alla società
Grazie al collegamento diretto con i software bancari è possibile anche procedere più velocemente ai rimborsi delle spese di viaggio dei dipendenti con la generazione di bonifici SEPA. Sia che il rimborso venga effettuato con un bonifico SEPA, sia che l’accredito passi dalla contabilità aziendale, la transazione sarà gestita in un solo clic.
Il software N2F, inoltre, permette un export dei dati contabili delle spese aziendali rapido ed efficace grazie alle seguenti funzionalità:
- Interfaccia diretta con più di 200 software di contabilità (ad esempio SAP, SAGE, Dynamics NAV, Zucchetti, etc…)
- Dati contabili contestualizzati alla vostra azienda con l’imputazione ai conti definitivi del vostro piano contabile
- Esportazioni in Excel
- Contabilità analitica ottimizzata
- Contabilità ausiliaria integrata
Per saperne di più, e soprattutto per facilitare la vostra integrazione contabile, contattate i nostri esperti. Saranno felici di rispondere a tutte le vostre domande!
