Indipendentemente dal settore di attività e dalle tecnologie in uso nell’azienda, il pagamento anticipato delle spese aziendali rimane una prassi comune. Trasporto, pasti, alloggio, ecc., i dipendenti affrontano spese nel loro lavoro per conto dell’azienda, in particolare durante le riunioni con i clienti e altri viaggi di lavoro. È compito dell’azienda rimborsare queste spese qualora esse siano state pagate con metodi di pagamento personali dei dipendenti. In questo contesto, è difficile sfuggire alla gestione delle note spese. Per garantire l’affidabilità e risparmiare tempo, è essenziale configurare un processo efficiente per la verifica e l’approvazione delle note spese. Scoprite come il software di N2F per la gestione delle note spese risolva questi importanti problemi e altri ancora…
Gestione delle note spese: una chiara politica di rimborso
Un modello di note spese deve fornire informazioni fattuali accurate, in particolare in caso di revisione contabile. Assicuratevi di utilizzare correttamente il vostro modello di nota spese seguendo tutti i seguenti suggerimenti.
Primo passo per ottimizzare il processo di approvazione delle note spese: attuare una chiara politica di rimborso. La Direzione Amministrativa e Finanziaria, per conto del datore di lavoro, deve stabilire e informare i dipendenti sulle regole relative al rimborso delle spese. Ci sono due questioni da affrontare:
- Identificare le categorie di spesa rimborsabili. Tutte le spese sostenute dal dipendente nell’esercizio delle sue funzioni possono essere incluse in una nota spese. Queste includono: spese di trasporto, pasti, spese di alloggio, rimborsi chilometrici se il dipendente utilizza il proprio veicolo personale, acquisti diversi, costi per il telelavoro, ecc..
- Definire i termini e le condizioni per il rimborso delle spese aziendali. Il datore di lavoro può decidere se rimborsare le spese su base effettiva o forfettaria.
La definizione di una politica rigorosa per il rimborso delle spese aziendali aiuta ad evitare spiacevoli sorprese, a controllare i costi e a fornire ai dipendenti rimborsi tempestivi. Ciò rende più facile la gestione delle note spese, quando sono redatte in conformità con la politica aziendale.
Gestione delle note spese: un processo di convalida ottimizzato
Secondo passaggio per ottimizzare la gestione delle note spese aziendali: implementare un processo di verifica e validazione veloce e affidabile. Questo processo comprende diverse fasi distinte:
- Approvazione operativa: la spesa è giustificata? Una volta “approvata” da un punto di vista operativo, la nota spese viene inviata dal manager all’ufficio amministrativo
- Verifica della nota spese: la spesa è stata inviata entro i termini previsti? Contiene le informazioni richieste? Le regole aziendali sono state rispettate?
- Una volta la nota spesa verificata, il dipendente viene rimborsato, e le varie spese contabilizzate.
I processi di convalida variano da un’azienda all’altra a causa dei diversi livelli decisionali implementati, e possono includere fasi aggiuntive a seconda del valore della nota spese. Per velocizzare e semplificare la gestione delle note spese, è quindi essenziale disporre di un software di automazione che possa essere utilizzato per applicare processi di convalida personalizzati. N2F consente di configurare diversi processi per la convalida delle note spese. Il risultato: un notevole risparmio di tempo e denaro.
N2F integra anche una caratteristica unica sul mercato: la verifica predittiva. L’intelligenza artificiale (IA) sviluppata da N2F controlla e classifica automaticamente le spese in diverse categorie sulla base del punteggio ottenuto applicando delle regole di calcolo precise. Il responsabile viene avvisato in caso di anomalia: i controlli vengono effettuati solo sulle spese sospette. Il risultato: notevole risparmio di tempo e maggiore precisione.
La fiducia non significa che possiamo eliminare il controllo. È nell’interesse dell’azienda dotarsi di uno strumento software ad alte prestazioni per il recupero, il controllo e l’elaborazione dei giustificativi delle spese aziendali. N2F, progettato per questo scopo, offre una soluzione chiavi in mano:
- Il dipendente presenta la propria nota spese digitalmente senza trasmettere i documenti cartacei;
- Il manager approva la nota spese attraverso un primo step (condizionale) di controllo;
- L’ufficio amministrativo verifica la presenza di anomalie (evidenziate a schermo per maggiore semplicità) e convalida la nota spese dopo aver eventualmente modificato alcuni campi;
- Il reparto contabilità rimborsa il dipendente e inserisce i dati in contabilità in un click. N2F genera in effetti un file di export personalizzato con le scritture contabili e compatibile con tutti i gestionali di mercato;
- Il dipendente viene informato in tempo reale dello stato in cui si trova la sua nota spese.
