Le note spese fanno parte della vita di qualsiasi azienda. Visite ai clienti, sopralluoghi nei cantieri, formazione, conferenze… Queste spese professionali, spesso anticipate dal dipendente per conto dell’azienda, sono rimborsabili secondo le regole definite nella politica di spesa applicata dal datore di lavoro.
Molte aziende hanno regole di spesa e di rimborso diverse a seconda del dipartimento o della funzione del dipendente: un amministratore delegato, ad esempio, avrà il diritto di spendere di più in un hotel o in un ristorante rispetto ad un impiegato.
Ed è qui che le cose si complicano per la contabilità! Dovrà verificare manualmente che ogni spesa sostenuta da un dipendente rientri nei costi autorizzati per il proprio dipartimento e/o posizione.
Comprendere la politica tariffaria
La politica di spesa è un documento che elenca le spese professionali, generalmente creato dai dipartimenti contabilità o risorse umane. È in questo documento che troviamo in particolare:
- Regole relative ai massimali: prezzo di un pranzo o di una cena al ristorante, di una notte in albergo, ecc.
- Tipologie di spese autorizzate
- I massimali (in particolare indennità chilometriche)
- I documenti giustificativi da fornire
- I termini di rimborso
- La data di presentazione della nota spese
- L’utilizzo del veicolo personale o professionale.
💡 La politica di spesa è anche il documento in cui potrete inserire le specificità della vostra azienda legate ai contratti collettivi di lavoro.
Come definire la politica tariffaria?
Le regole della politica di spesa devono essere definite in base alle esigenze e agli obiettivi dell’azienda. È in questo documento che potrete applicare le specificità in base al servizio o al ruolo ricoperto in azienda (ad esempio: massimali pasto più alti per la direzione).
Questa segmentazione verrà poi configurata nella soluzione per la gestione delle note spese. Durante la configurazione è possibile infatti personalizzare i massimali per ruolo, reparto o utente.
Per attuare una politica di spesa coerente ed evitare tensioni tra i dipendenti, seguite i nostri consigli!
#1 – Definire una politica tariffaria per servizio o ruolo
Non tutti i dipendenti che anticipano delle spese per conto del datore di lavoro hanno le stesse tipologie di spese.
Ad esempio, un venditore avrà più spese di viaggio (o chilometraggio), per i pasti e per le cene o i pranzi con i clienti. I servizi di supporto acquisteranno più spesso forniture per l’ufficio.
È proprio nella politica di spesa che potrete segmentarle per professione e specificare le spese autorizzate.
#2 – Definire una politica tariffaria coerente
In alcune aziende, le spese e gli importi autorizzati variano a seconda del reparto e del grado del dipendente. Attenzione, vi consigliamo di assegnare le stesse regole ai dipendenti con funzioni simili!
🚨 Se scegliete di attuare una politica tariffaria individuale (basata ad esempio sull’anzianità), rischiate di:
- Generare delle tensioni tra i dipendenti
- Rendere più complicato il lavoro del reparto contabilità e quindi aumentare il rischio di errori.
Per questo motivo vi consigliamo di armonizzare la politica di spesa in base al dipartimento e alla posizione dei vostri dipendenti. Potete anche mettere un limite in base al grado dei dipendenti, ad esempio:
- Dirigente/Membro del consiglio di amministrazione
- Direttore commerciale
- Agente commerciale
- …
#3 – Definire i massimali per voce di spesa
A cosa serve una politica di spesa? A regolare alcune tipologie di spese, a risparmiare denaro limitando le spese professionali rimborsabili e a gestire al meglio le finanze della vostra azienda.
Sapevate che i costi per i pasti rappresentano più di un quarto delle spese sostenute dai dipendenti? Da qui l’importanza di fissare un tetto! Per fissare un limite di spesa al ristorante ecco il calcolo: « spesa media per un pasto su 6 mesi x 1,5 »
Si può eventualmente fare la differenza tra il pranzo e la cena (es: 21€ per il pranzo, 30€ per la cena). È importante inoltre, chiarire nella politica tariffaria che gli importi che superano il massimale non verranno rimborsati. A questo proposito, potrebbe essere interessante utilizzare un’applicazione per la gestione delle note spese che può essere configurata in base alla politica di spesa e che avviserà il dipendente in caso di superamento del tetto.
Ad esempio, se un dipendente ha speso 26 euro per un pasto, gli verranno rimborsati solo 21 euro.
#4 – Determinare i massimali per area geografica
Potrete definire i massimali per area geografica per adattarli al costo della vita in una specifica zona.
Ad esempio, se imposti il limite di spesa per i pasti, puoi fissarlo a 27 € a Torino o a 35€ a Milano o Roma.
Anche le spese di viaggio o di pernottamento in albergo possono essere soggette a massimali, ma vi consigliamo di riservare la possibilità di aumentarli in circostanze eccezionali.
💡 Vi consigliamo inoltre di fornire ai vostri colleghi un elenco di hotel o ristoranti con un buon rapporto qualità/prezzo: un buon modo per facilitare i viaggio di lavoro e garantire al tempo stesso il non superamento dei massimali.
#5 – Utilizza un’app per le note spese
Ci si potrebbe chiedere cosa c’entra un’app per le note spese con la politica di spesa di un’azienda.
È semplice: optando per una soluzione completamente configurabile, potrete integrare la vostra politica di spesa e controllare così le spese dei dipendenti.
Una soluzione come N2F permette addirittura di creare tipologie di utenti e di assegnare loro un ruolo. Questi utenti saranno soggetti ai limiti di spesa corrispondenti al loro dipartimento, all’area geografica di residenza o alla loro posizione all’interno dell’azienda.
Poiché il trattamento delle spese professionali è completamente automatizzato, il dichiarante viene avvisato in caso di superamento del massimale.
- Esempio 1: i soci potranno avere un pasto a 35€ e gli agenti commerciali a 22€.
- Esempio 2: i venditori residenti nel Nord Italia avranno un importo per i pasti più elevato rispetto ai venditori residenti nel Centro-Sud dove i costi possono essere inferiori.
Inoltre, avrete la possibilità di impostare rimborsi forfettari o addirittura di gestire le richiesta di autorizzazione alle trasferte dei vostri dipendenti in trasferta.
Come potete vedere, una soluzione per la gestione delle note spese è l’ideale per applicare la politica di spesa in modo trasparente e intuitivo.
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