Se siete una piccola o media azienda, forse gestite ancora le note spese alla vecchia maniera. I vostri dipendenti anticipano le spese professionali, le inseriscono in un foglio di calcolo Excel, lo stampano e lo inviano allegando i giustificativi di spesa.
Il lavoro contabile diventa così arduo e dispendioso in termini di tempo: ritrovare i documenti giustificativi, decifrarli, controllare ogni spesa, integrarle al gestionale contabile, ecc.
Nell’era digitale, trattare le note spese con la carta non ha più senso. Per quale ragione? Perché è una fenomenale perdita di tempo e denaro per tutti.
Continuate a leggere e vi spieghiamo perché:
1) gestire manualmente le note spese non è una soluzione duratura;
2) come risparmiare tempo e gestire più serenamente questa attività.
Elaborazione manuale delle spese aziendali: quali sono i limiti?
Tradizionalmente, molte piccole e medie aziende gestiscono le proprie note spese manualmente su Excel.
Tuttavia, i limiti di questo metodo intaccano l’efficienza, l’accuratezza e la conformità della gestione delle spese aziendali:
- Inserimento manuale dei dati: il processo di raccolta e inserimento delle informazioni è noioso ed è molto spesso soggetto a errori umani.
- Perdita dei documenti giustificativi: spesso ricevute, scontrini, fatture vengono perse, dimenticate o danneggiate, rendendo il lavoro contabile più complesso.
- Ritardo nell’elaborazione delle spese professionali: i dipendenti presentano tutte le note spese contemporaneamente, sovraccaricando i team contabili. L’invio e la convalida subiscono ritardi, così come il rimborso dei dipendenti.
- Aumento del rischio di errori: aumentano i rischi di errori nel calcolo e nella categorizzazione delle spese, causando problemi di conformità e contabilità che possono costarvi caro in caso di verifica fiscale!
- Mancanza di visibilità: gestire le note spese alla vecchia maniera impedisce di avere una visione d’insieme delle spese aziendali (spese in sospeso, spese in tempo reale, spese per categoria, servizi, ecc.).
- Costi elevati: a seconda delle dimensioni dell’azienda, uno o più dipendenti a tempo pieno devono dedicarsi al trattamento delle note spese per più giorni.
- Mancato rispetto delle norme fiscali e contabili vigenti che diventa più complesso.
In breve, avete capito: la gestione manuale delle note spese aumenta il rischio di irregolarità e può incidere sulla produttività dei team contabili!
Digitalizzare il vostro business: perché non dimenticare le note spese?
Da diversi anni si sente parlare molto di trasformazione digitale delle aziende e molte hanno fatto il grande passo per aumentare la loro produttività.
Tuttavia, in N2F, vediamo ogni giorno quanto la gestione delle spese professionali sia un’attività che viene dimenticata nel processo di digitalizzazione! Sappiate che il passaggio al software per la gestione digitale delle note spese riduce per 4 il tempo di elaborazione, garantendo al tempo stesso il rispetto delle norme fiscali attuali.
Strumenti come N2F semplificano e migliorano la gestione delle note spese. Questi strumenti sono infatti progettati per:
- Automatizzare le attività manuali e ripetitive
- Ridurre i tempi di elaborazione delle note spese
- Ridurre gli errori e i tentativi di frode
- Garantire la conformità fiscale
- Fornire visibilità in tempo reale dei flussi finanziari dell’azienda.
Automatizzare le note spese: i 5 vantaggi
Automatizzare le note spese presenta numerosi vantaggi. Ecco per noi i 5 principali:
#1 – Riduzione dei costi
Con un’applicazione per le note spese, molte aziende temono di perdere denaro. Tuttavia, da uno studio condotto da HRS e dalla Fondazione GBTA risulta che una nota spese costa in media a un’azienda 53 euro, e se contiene un errore 48 euro in più.
Digitalizzare la gestione delle spese professionali è l’ideale per risparmiare tempo, manodopera e forniture: non è necessario acquistare buste, francobolli o raccoglitori!
Potrete anche risparmiare spazio (non c’è più bisogno di archiviare fisicamente i documenti) grazie alle soluzioni per le note spese che offrono un modulo di archiviazione digitale con valore probatorio. Non è più necessario conservare le ricevute cartacee! Si stima che una piccola o media azienda che automatizza le proprie note spese risparmi circa 500 euro all’anno in costi di cancelleria e costi di archiviazione dei documenti.
#2 – Applicazione della politica tariffaria
In N2F sappiamo che la politica tariffaria è un pilastro nella gestione finanziaria delle aziende.
Malgrado ciò, siamo anche consapevoli che può essere difficile applicarla e che potreste avere delle spese che non vi rientrino, volontariamente o meno.
Una soluzione per le note spese come N2F è completamente configurabile per adattarsi alla vostra politica di spesa. Concretamente è possibile configurare due tipologie di massimali per tipologia di spesa:
- Bloccanti: l’utente non può inviare la propria spesa
- Non bloccante: può presentare la spesa ma viene informato del fatto che non sarà completamente rimborsato.
Potete anche segmentare le spese per tipologia di dipendente: molto pratico se i vostri team non hanno le stesse autorizzazioni di spesa in base alla loro posizione!
#3 – Riduzione degli errori e delle frodi
Le frodi sulle spese e gli errori di immissione dei dati sono problemi comuni tra le aziende che gestiscono manualmente le spese aziendali.
La digitalizzazione delle note spese riduce notevolmente questi rischi, perché le soluzioni integrano funzioni di automazione e verifica:
- Scansione intelligente: il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) garantisce l’integrazione di tutte le informazioni presenti su uno scontrino a partire da una semplice foto: data, importo, venditore/fornitore, P. IVA, ecc.
- Motore di calcolo per i rimborsi chilometrici: grazie al collegamento con Google Maps, il dipendente inserisce semplicemente il punto di partenza e quello di arrivo e la soluzione per le note spese calcola automaticamente le indennità chilometriche in base al veicolo.
- Verifica predittiva: ogni nota spesa include un indice di confidenza, che consente di individuare le spese irregolari.
#4 – Riduzione dell’impronta di carbonio
La gestione manuale delle note spese spesso implica l’utilizzo di carta, ma anche di buste, inchiostro per stampare e raccoglitori per archiviare le ricevute.
Per le aziende preoccupate del proprio impatto sull’ambiente, utilizzare una soluzione per la digitalizzazione delle note spese è una buona soluzione. Ridurrete così la vostra dipendenza dalla carta, soprattutto perché la ricevuta stessa può essere dematerializzata. Non sarà più necessario che i dipendenti in trasferta conservino i giustificativi cartacei, tutto si fa su uno smartphone!
#5 – Facilitazione del rimborso e calcolo dei buoni pasto
In N2F sappiamo che le attività contabili sono rese ancora più complicate dalla necessità di verificare la concordanza tra spese aziendali e conti bancari, ma anche dal calcolo dei buoni pasto.
Quando scegliete una soluzione per la dematerializzazione delle note spese, vi consigliamo di selezionare uno strumento che offra un collegamento bancario e che faciliti il calcolo degli scontrini per i ristoranti. Ideale per facilitare la contabilità e automatizzare i processi noiosi!
Ora capite, gestire manualmente le note spese non è più sufficiente. Troppo complicato, dispendioso in termini di tempo, fonte di insoddisfazione… Scegliendo di digitalizzare le note spese, potrete alleggerire il reparto contabilità, snellire il processo di elaborazione e accelerare il rimborso dei dipendenti.
Vuoi sapere come una soluzione per le note spese potrebbe aiutarvi quotidianamente? Abbiamo creato questa guida completa per farvi scoprire tutto!
