Avete fatto il grande passo, la vostra azienda ha esteso il proprio giro d’affari all’Europa.
Una decisione che ha comportato:
- numerosi cambiamenti strutturali e organizzativi: delle nuove assunzioni, una redistribuzione dei ruoli, l’adozione o l’aggiornamento dei differenti tools e/o software utilizzati in azienda;
- di adeguare il proprio modello economico e la propria strategia di crescita e di comunicazione.
Tra le questioni che restano ancora da valutare, c’è quella che riguarda la gestione della contabilità: come facilitare il lavoro del reparto contabilità e assicurarsi che tutto sia sotto controllo e conforme alle diverse regolamentazioni in seguito alla decisione dell’internazionalizzazione?
La risposta è semplice: digitalizzare la contabilità, ovvero automatizzare tutti i processi e le operazioni contabili, utilizzando un software specifico.
In primo luogo, la digitalizzazione della contabilità vi permetterà di registrare velocemente una quantità di dati più importante rispetto a quanto non potreste fare con un semplice foglio di calcolo Excel.
Per non pensare al risparmio di tempo per trattare e contabilizzare i dati legati alle fatture, alle note spese, ai conti bancari ecc… provenienti dai diversi paesi in cui la vostra società è presente.
Inoltre, utilizzare un software per la contabilità vi darà:
- una visione più chiara e in tempo reale delle performances economiche e finanziarie, al fine di valutare al meglio quali decisioni strategiche prendere per ridurre i costi e massimizzare la redditività e gli investimenti;
- l’opportunità di ridurre le spese legate alla stampa delle fatture e delle ricevute: tutto sarà dematerializzato e archiviato digitalmente;
- di facilitare la trasmissione, il controllo e la verifica delle informazioni e dei conti da parte dei revisori contabili;
- di limitare le possibilità di commettere errori.
In sintesi, un programma di contabilità ha l’obiettivo di garantire un’analisi di bilancio corretta e accurata per aumentare la produttività e migliorare l’efficienza dei processi aziendali, particolarmente quando si tratta di una società con diverse sedi e/o attività all’estero.
Note spese e internazionalizzazione
Tra le spese che la contabilità ha bisogna di elaborare e verificare, ci sono anche quelle legate alle note spese dei dipendenti, soprattutto se questi ultimi effettuano numerose trasferte all’estero.
In quest’ultimo caso, in effetti la gestione può complicarsi e la contabilizzazione manuale delle spese sarà più difficile e con una maggiore possibilità di fare errori.
Come per la contabilità, esistono anche delle soluzioni per l’automatizzazione delle note spese, come N2F, la soluzione leader in Europa interfacciabile con più di 200 ERP e gestionali contabili (SAP, Dynamics, Oracle JD Edwards, PeopleSoft, Zucchetti, TeamSystem, Sistemi, Baan, Datev, Odoo…) affinché questi ultimi possano monitorare e trattare le spese effettuate dai dipendenti in modo semplice e veloce.
Grazie a N2F, le aziende che operano a livello internazionale possono avere una visibilità finanziaria accurata su due categorie di spesa:
- le spese di trasporto: biglietti aerei, biglietti ferroviari o indennità chilometriche
- le spese realizzate sul posto: pasti, alloggi, taxi…
Le prime sono facili da stimare e anticipare, Tramite l’APP note spese N2F, il collaboratore potrà inviare la richiesta di approvazione della trasferta, e quindi della spesa, direttamente al responsabile. Una volta autorizzata, la spesa sarà direttamente trattata dal programma di contabilità.
Le seconde, non posso essere anticipate, ma grazie all’APP note spese N2F, il trasfertista, potrà scansionare i giustificativi di spesa con il suo smartphone. La soluzione N2F estrarrà tutti i dati utili per registrare le spese: importo, data, ecc…
Inoltre la soluzione:
- può essere utilizzata in ben 11 lingue;
- è in grado di elaborare le spese in valuta estera e tener conto dei tassi di cambio in tempo reale;
- permette l’archiviazione digitale dei giustificativi di spese secondo le regole della conservazione digitale a norma in caso di controlli fiscali;
- facilita la riconciliazione bancaria perché è in grado di recuperare automaticamente le transazioni dalla vostra banca, dai provider per la gestione delle carte aziendali o dai circuiti VISA, AMEX o MasterCrad.
- recuperare l’IVA secondo la normativa applicata nei diversi paesi.
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