In un mondo sempre più connesso in cui professionisti e aziende si muovono regolarmente, il business di molte società si sviluppa grazie all’internazionalizzazione. Che si tratti di export oppure di sancire nuove collaborazioni e sinergie, i dipendenti delle aziende che puntano all’estero sono spesso mobilizzati su trasferte che li portano oltre i confini nazionali.
Dopo lo stop forzato causato dalla pandemia di Covid-19, aziende come lavoratori hanno voglia, e necessità, di riprendere i viaggi d’affari. E chi dice viaggio, dice nota spese. Una corretta e funzionale gestione delle note spese, entro i confini nazionali come all’estero, permette di ottimizzare i processi e di risparmiare quindi tempo prezioso. Esaminiamo quindi quali sono le funzionalità di cui non è possibile fare a meno per una gestione digitalizzata e internazionale delle note spese.
Digitalizzazione e internazionalizzazione
Parola d’ordine flessibilità e affidabilità. Già la scelta di digitalizzare la gestione delle note spese migliora notevolmente il trattamento di questi documenti contabili grazie ad un efficace controllo dei dati, alla velocità d’inserimento e alla dematerializzazione con la conservazione digitale a norma. La soluzione prescelta deve garantire un’estrema adattabilità alle esigenze specifiche dell’utilizzatore. Ogni trasferta, a maggior ragione quelle all’estero, richiedono una certa logistica. La scelta dell’applicazione per la gestione delle note spese deve tener conto della necessità di un trattamento semplificato, rapido e affidabile che in più integri la gestione delle specificità legate all’estero.
Software & Applicazione mobile
Le trasferte all’estero possono durare anche più giorni e le spese anticipate dal lavoratore possono diventare cospicue. L’abbinamento di un’APP mobile al software di gestione della nota spese permette non solo di generare i documenti contabili direttamente sul luogo in cui la spesa è effettuata, ma anche di farlo in tempo reale. Questa operazione consente al reparto contabilità aziendale di trattare le richieste via via che vengono inoltrate, senza aspettare la scadenza di fine mese. Risultato? I tempi per i rimborsi si accorciano e la soddisfazione del dipendente aumenta.
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Trattamento delle spese in valuta estera
Una soluzione digitale internazionale deve necessariamente permettere l’inserimento delle spese in qualsiasi valuta e garantire una gestione automatica dei tassi di cambio. Immaginate di dover riflettere ad ogni inserimento al tasso di cambio da inserire e di dover fare il calcolo in base alle date, alla frequenza e alla diversità dei paesi visitati: trasmettere la vostra nota spese diventerebbe estremamente macchinoso.
Il software di gestione prescelto deve quindi permettere l’aggiornamento automatico del tasso di cambio in funzione della data della transazione riducendo così il carico di lavoro del personale coinvolto e garantendo la veridicità dei dati inseriti. Deve altresì essere possibile poter modificare il tasso di cambio per imputare eventuali costi dei circuiti bancari internazionali.
Disponibilità di diverse lingue
L’interfaccia è disponibile in tutte le lingue dove la vostra azienda opera e dove viene utilizzate dal vostro team? Questo è un elemento cruciale che spesso motiva la scelta di adottare una soluzione piuttosto che un’altra. Il perché è di facile comprensione e non si limita alle sole trasferte internazionali. Un’azienda può infatti avere una sede produttiva o operativa in un altro paese. Con l’opzione di scelta della lingua, i dipendenti di questa sede potranno avere accesso all’insieme delle funzionalità nella loro lingua madre, il che migliorerà nettamente la loro esperienza d’uso e la loro familiarizzazione con l’interfaccia.
Riconciliazione bancaria e gestione bonifici SEPA
Un software di gestione automatica delle note spese deve permettervi di recuperare automaticamente le transazioni bancarie dal conto aziendale oppure dalle diverse carte aziendali prepagate o ancora dai circuiti internazionali VISA, AMEX o MasterCard. Un’applicazione performante vi permetterà anche di generare automaticamente il bonifico SEPA per rimborsare i dipendenti tenendo conto delle eventuali spese anticipate.
N2F, una soluzione globale
Il software di gestione delle note spese N2F vuole rispondere agli obiettivi di ottimizzazione dei processi che accomunano le aziende 4.0. Le società devono adattarsi sempre di più a regole che evolvono e che richiedono maggiore flessibilità e controllo, nonché automazione dei processi. Per soddisfare queste necessità, N2F propone una vasta gamma di funzionalità, integrabili e soprattutto personalizzabili in base alle specificità di ogni azienda e delle sue ambizioni internazionali:
- Tecnologia di scansione intelligente per la cattura automatica dei dati dai giustificativi cartacei
- Disponibilità plurilingue
- Inserimento e trattamento delle spese in valuta estera
- Gestione delle indennità forfettarie grazie alla possibilità di integrare, e aggiornare, i tariffari di rimborso validi nei diversi paesi
- Calcolo automatico delle indennità forfettarie in base agli spostamenti effettuati e alle particolarità legate a spostamenti nazionali o internazionali
- Verifica dei dati grazie all’intelligenza artificiale, parametrata in modo da evidenziare le spese dubbiose o suscettibili di creare problemi
- Conservazione digitale a norma su host europei riconosciuti
- Calcolo automatico dell’IVA recuperabile nei paesi in cui la legislazione fiscale lo permette
- Riconciliazione bancaria automatizzata e generazione bonifici SEPA
- Gestione delle richieste di anticipi e approvazione trasferte
Pur dettagliata, questa lista di funzionalità integrate al sistema di gestione digitale N2F non è certo esaustiva! Hai bisogno di maggiori dettagli? I nostri esperti sono a tua disposizione per fornirti tutte le informazioni necessarie.
