Crescita aziendale, maggiore mobilità, mercati internazionali, ottimizzazione dei processi amministrativi… qualunque siano le esigenze della vostra azienda, cinque funzionalità, legate alla flessibilità, all’immediatezza e alla produttività, sono essenziali nella scelta di un’applicazione di gestione delle spese. Per selezionare la migliore soluzione, segui la guida!

1) Inserimento automatico e intelligente delle spese aziendali

Questa funzionalità elimina ogni intervento manuale. L’applicazione per le note spese deve essere dotata di un sistema intelligente di riconoscimento dei caratteri (OCR). Lo strumento analizza gli elementi tipici del giustificativo – data e importo del servizio, IVA, fornitore… – e compila automaticamente i campi della nota spese. Dì addio agli errori derivanti da inserimenti multipli e ripetizioni noiose, e goditi invece un notevole risparmio di tempo. Infatti, poiché il tempo speso per le note spese può essere ridotto drasticamente, la priorità può essere data ai compiti ad alto valore aggiunto e all’aumento della produttività!

2) Conversione automatica della valuta

La gestione automatica dei tassi di cambio, dovrebbe essere il tuo secondo requisito quando scegli un’applicazione per le note spese. A seconda delle date, della frequenza e della diversità dei paesi visitati, il volume delle conversioni manuali può raggiungere proporzioni considerevoli… ogni mese! Uno strumento software che aggiorna automaticamente il tasso di cambio in funzione della data della transazione riduce il carico di lavoro dei reparti coinvolti, e porta una reale tranquillità ai dipendenti. Ancora una volta, si tratta di risparmiare tempo e migliorare l’efficienza all’interno dell’azienda.

3) Conservazione digitale

La conservazione digitale a norma delle note spese è riconosciuta dal 1° luglio 2019… a condizione che garantisca la permanenza e la sicurezza dei dati. A tal fine, i documenti archiviati devono essere autentici, identici all’originale e intelligibili. Un’applicazione per le note spese che gestisce tutti questi obblighi fornirà dati centralizzati, accessibili online in tempo reale e perfettamente tracciabili, indipendentemente dal loro volume. I metodi di lavoro sono più fluidi, il che aiuta anche a ridurre i costi, il 3% dei quali sono legati all’archiviazione cartacea. Assolutamente da avere!

4) Applicazioni mobile per le note spese

L’inserimento automatico delle fatture ha senso solo se i dipendenti possono fotografare e inviare le ricevute tramite il loro smartphone nel momento in cui le spese vengono sostenute. L’applicazione mobile per le note spese automatizza i vari flussi di convalida, quindi non c’è bisogno di aspettare che i dipendenti tornino dal loro viaggio prima di iniziare il processo. I manager controllano e convalidano tutte le note spese sull’applicazione, guadagnando visibilità e velocità. Anche il carico di lavoro del reparto contabilità è ridotto, il che significa che i dipendenti vengono rimborsati più rapidamente!

5) Aggiornamenti automatici

Oltre all’aggiornamento della valuta, lo strumento per le note spese deve anche tenere conto degli aggiornamenti delle varie aliquote IVA e delle indennità chilometriche e applicarle automaticamente alle note spese. Questo riduce sostanzialmente i rischi inerenti alla gestione manuale – errori e costi dovuti a inserimenti multipli, approssimazioni derivanti da difficoltà di stima dell’IVA e comportamenti scorretti. Qualsiasi anomalia o nota spese sospetta viene rilevata e segnalata automaticamente, ottimizzando la gestione delle spese aziendali.

L’applicazione di gestione delle note spese N2F è una soluzione completa che soddisfa pienamente queste cinque funzionalità essenziali, nonché i loro requisiti tecnologici. Intuitiva, scalabile e dotata di funzioni intelligenti – tra cui il lettore OCR tra i più rapidi sul mercato – N2F combina funzionalità web e mobile per adattarsi agli usi di ciascuno dei vostri dipendenti e alle esigenze della vostra azienda. Il processo di inserimento, controllo e convalida delle tue note spese è semplificato e accelerato; i tuoi dati sono centralizzati e sicuri; infine, i tuoi processi sono standardizzati e completamente affidabili.