Definire una politica di spesa aziendale è sicuramente indispensabile per una corretta gestione delle note spese, ma a volte verificare la sua corretta applicazione può risultare difficile e complicato per il reparto amministrativo e contabile soprattutto se i dipendenti utilizzano ancora i fogli Excel e devono conservare i giustificativi cartacei.
In effetti, anche se l’ufficio contabilità ha stabilito un processo rigoroso di trattamento delle note spese e dei rispettivi rimborsi, tale attività richiede comunque molto tempo, soprattutto nelle medie e grandi aziende con molto personale e molte trasferte.
Il reparto amministrazione contabilità in effetti deve verificare che:
- i dipendenti consegnino le note spese con i rispettivi giustificativi in tempo;
- i dipendenti abbiano riempito correttamente la nota spesa: data, importo, se una fattura è stata richiesta, valuta d’origine (se le spese sono state effettuate all’estero)… ;
- i dipendenti abbiano fornito tutti i giustificativi cartacei (scontrino, ricevuta, …). In caso contrario, la spesa anticipate dal lavoratore non sarà rimborsabile o il rimborso sarà effettuato in ritardo per dare il tempo al dipendente di ritrovare una prova valida;
- gli importi dei giustificativi corrispondano a quanto dichiarato dai dipendenti, ma gli errori e i rischi di frode sono comunque possibili.
Una volta effettuati questi controlli, bisogna:
5. attendere la validazione dei manager per autorizzare il rimborso;
6. effettuare il rimborso;
7. classificare e conservare i giustificativi cartacei in caso di controlli.
Allora come poter snellire e facilitare il lavoro del reparto contabilità?
La risposta è: adottare N2F, la soluzione per la digitalizzazione delle note spese che permetta di trattare e controllare in tempo reale le note spese.
Qual’è il principale vantaggio per i dipendenti?
La dematerializzazione della nota spese
Grazie all’applicazione mobile N2F, il collaboratore potrà fotografare immediatamente i giustificativi di spesa con il proprio smartphone e tutti i dati utili verranno automaticamente inseriti, trasmessi e trattati senza errori e perdite di tempo.
Quali sono i principali vantaggi per l’ufficio contabile e l’amministrazione?
Una migliore organizzazione
Il reparto contabile insieme con l’amministrazione potrà configurare il software in modo personalizzato e in funzione della policy di spesa aziendale. Infatti, i contabili o gli amministratori della piattaforma potranno parametrare le differenti categorie di spese e i massimali, configurare le regole per gruppi di utenti e creare i processi di convalida opportuni.
Un controllo contabile automatizzato e in tempo reale delle spese
Grazie a N2F, la fase di verifica è completamente automatizzata. Ad esempio, la nostra soluzione permette di rilevare eventuali spese doppie, di emettere delle notifiche in caso di spese effettuate in giorni festivi, di confrontare l’importo spese e l’importo rimborsato…
Un’analisi realistica e predittiva dei flussi di spesa
Per aiutare le aziende a tenere sotto controllo le spese, la soluzione N2F è dotata di un motore d’intelligenza artificiale, che permette di valutare l’andamento delle spese secondo i parametri predefiniti dagli amministratori ed evidenziare i controlli prioritari.
Inoltre, i responsabili della gestione aziendale, potranno avere accesso alla reportistica personalizzabile per estrapolare report individuali per dipendente, per team e reparto al fine di monitorare e controllare i budget.
Una soluzione compatibile con la maggior parte dei software di gestione contabile
N2F è un software perfettamente integrabile con la maggior parte dei gestionali contabili/ERP (SAP, Microsoft Dynamics 365, Zucchetti, TeamSystem, SAGE X3…).
Conservazione digitale a norma
Con la dematerializzazione delle note spese, sarà più facile e pratico per l’ufficio contabilità, fornire dei documenti conformi alla normativa italiana in caso di controlli fiscali.
Qualche consiglio extra per facilitare la vita del reparto contabile
Proporre ai collaboratori delle carte aziendale
Per semplificare il trattamento delle note spese, i dipendenti possono utilizzare delle carte business collegate direttamente al conto aziendale.
Questo può ridurre il lavoro di verifica dell’ufficio contabilità ed evitare ai collaboratori di anticipare alcune spese.
Semplificare il processo di autorizzazione
Per risparmiare tempo nel trattamento delle note spese, è buona regola non superare due livelli di convalida: l’approvazione del responsabile diretto del dipendente per confermare che la spesa coincida con le missioni assegnate e la convalida di un contabile, al fine di verificare che le spese siano conformi alla politica di spesa.
In sintesi: se siete un’azienda di medie o grandi dimensioni, adottare una soluzione per la digitalizzazione delle note spese può semplificare non solo la vita dei dipendenti, ma soprattutto la vita ed il lavoro dell’ufficio contabile.
Vantaggi: un risparmio di tempo notevole e un controllo più preciso delle spese.
Vuoi saperne di più sulla soluzione N2F? Vuoi richiedere una prova gratuita? Contattaci. Noi restiamo disponibili per rispondere ad ogni domanda.
