Sempre più agile, il lavoro assume nuove caratteristiche, adattabili a diverse necessità tanto professionali che personali. È così che i concetti di trasferta e trasferimento sono entrati a far parte del quotidiano di molti professionisti provenienti dai più diversi settori produttivi. Entrambe le configurazioni lavorative presuppongono uno spostamento del lavoratore: occasionale e provvisorio nel caso della trasferta, definitivo nel caso del trasferimento. Entrambe, inoltre, danno diritto a un’indennità con caratteristiche specifiche in base alla tipologia dello spostamento. Quale? Scopriamolo insieme.
Indennità di trasferimento
Prima di approfondire le modalità di indennizzo, è necessario chiarire cosa s’intende per trasferimento. Con la sentenza 06/10/2008 n° 24658, la Corte di Cassazione civile, sezione lavoro, ha chiarito che si tratta di trasferimento quando lo spostamento del luogo di esercizio delle funzioni del lavoratore è definitivo e non temporaneo. Questo spostamento di luogo è regolamentato dall’Art. 2103 del Codice Civile il quale dispone che il lavoratore non possa essere trasferito se non per ragioni tecniche, organizzative e produttive comprovate.
Il trasferimento deve rispondere infatti alle seguenti caratteristiche:
- Avere una comprovata necessità tecnica, organizzativa o produttiva
- La comunicazione del trasferimento al lavoratore deve avvenire con un preavviso congruo, calcolato in base ai settori di attività. Ad esempio, il contratto collettivo Commercio prevede un preavviso di 45 giorni che si eleva a 70 se il dipendente ha familiari a carico
- I motivi del trasferimento devono essere oggettivi e sussistere nel momento in cui il trasferimento viene deciso
- Il trasferimento deve apportare un miglioramento del funzionamento aziendale ed essere legato alle particolari attitudini del lavoratore trasferito per ricoprire quella funzione
Nel caso in cui tutte queste condizioni siano riunite, il lavoratore trasferito avrà diritto ad un’indennità di trasferimento per aiutarlo a sostenere le spese che dovrà affrontare per il cambio di domicilio e residenza. Questa somma, che può variare se il dipendente ha familiari a carico oppure no, è stabilita in base al contratto di lavoro collettivo.
Prendendo ancor ad esempio il contratto collettivo nazionale di lavoro (CCNL) Commercio, il lavoratore ha diritto ad un’indennità composta da:
- Rimborso delle spese effettive del viaggio
- Rimborso delle spese per il trasloco (mobili e bagaglio)
- Rimborso dell’eventuale perdita del canone d’affitto qualora non sia stato possibile interrompere la locazione (rimborso corrisposto per un massimo di 6 mesi)
- Diaria non inferiore al doppio della quota giornaliera di retribuzione
Un altro esempio è rappresentato dal CCNL Turismo secondo il quale il lavoratore trasferito ha diritto a:
- Rimborso delle spese di viaggio e di trasloco
- Rimborso dell’eventuale perdita del canone d’affitto
- Indennità pari ad una mensilità della normale retribuzione
Da un punto di vista fiscale, quest’indennità beneficia di un regime agevolato. L’articolo 51 – comma 7- del Testo unico delle imposte sui redditi (TUIR) prevede, infatti, una riduzione del 50% della tassazione e della contribuzione per i rimborsi delle spese di viaggio e trasloco, nonché della diaria prevista dalla maggior parte dei CCNL.
Quest’agevolazione, che si applica solamente sulle indennità erogate il primo anno di trasferimento, si calcola unicamente sulle somme che non superano i seguenti tetti annui:
- 1.549,37 euro per i trasferimenti su territorio nazionale
- 4.648,11 euro per i trasferimenti all’estero oppure estero su estero
- 6.197,48 euro se nello stesso anno il dipendente affronta un trasferimento su territorio nazionale ed un secondo all’estero.
La quota di indennità che supera queste soglie sarà quindi tassata al 100% e sarà soggetta al versamento della contribuzione.
Gli stessi calcoli si applicano anche alle indennità erogate per trasferimenti richiesti dal dipendente stesso per comprovati motivi personali.
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Indennità di trasferta
Definiamo ora la trasferta. Si tratta di uno spostamento provvisorio, e temporaneo, dalla sede di lavoro abituale motivata da specifiche esigenze. Il presupposto di base è il rientro nella sede di lavoro abituale dopo l’espletamento delle mansioni che motivano la trasferta stessa.
L’indennità di trasferta è quindi un compenso che viene riconosciuto al lavoratore per ogni giorno lavorativo effettuato in sede diversa rispetto a quella abituale. Quest’indennità va a sommarsi alla retribuzione normalmente percepita dal lavoratore e non va confusa con il rimborso spese sia esso forfettario o analitico.
È ancora una volta il CCNL a stabilire l’ammontare dell’indennità di trasferta in base al settore di riferimento. Secondo il contratto collettivo nazionale Commercio, l’indennità di trasferta, fissa o in percentuale alla retribuzione, non può essere inferiore al doppio della quota giornaliera della retribuzione di fatto. Anche l’indennità di trasferta gode di agevolazioni fiscali e contributive entro i limiti seguenti:
- 46,48 euro al giorno per trasferte effettuate sul territorio nazionale
- 77,46 euro al giorno per trasferte effettuate all’estero
Se l’importo dell’indennità riconosciuta dall’azienda supera queste soglie, le tasse e i contributi INPS saranno calcolati sulla soglia che eccede questi limiti.
Alcune aziende riconoscono al dipendente anche il rimborso per le spese di vitto e alloggio, oltre all’indennità fissa. In questo caso, la soglia per le agevolazioni fiscali e contributive si abbassa a:
- 30,89 euro per le trasferte effettuate sul territorio nazionale
- 51,64 euro per le trasferte effettuate all’estero
I rimborsi per vitto e alloggio sono esclusi dalla tassazione.
Il dipendente può beneficiare di un ulteriore rimborso, questa volta a piè di lista e completamente esentasse, oltre a quelli sopracitati. In questo caso i limiti per la tassazione dell’indennità si abbassano ulteriormente:
- 15,49 euro per le trasferte effettuate sul territorio nazionale
- 25,82 euro per le trasferte effettuate all’estero
N2F facilita la gestione (ma come?)
È importante chiarire che l’indennità, sia essa riconosciuta per trasferimento o trasferta, rappresenta un tipo di rimborso spese specifico su base forfettaria. Come integrare questa spesa alla gestione della contabilità aziendale? Il software N2F prevede ad esempio la gestione degli anticipi e delle richieste di trasferta. L’applicazione propone un modulo integrato di richiesta autorizzazione della missione completamente configurabile. Grazie a quest’opzione, è possibile approvare una trasferta con un flusso approvativo specifico prima di impegnare effettivamente la spesa. È inoltre possibile creare degli anticipi permanenti o una-tantum. Sarà poi l’utente a decidere se e quando utilizzare gli anticipi disponibili.
Come per le note spese, così i dati delle trasferte sono inseriti automaticamente nel sistema contabile, facilitando il lavoro degli uffici preposti. E grazie alla gestione delle valute estere proposta dal software N2F, la trasferta all’estero sarà proprio come giocare in casa.
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