I migliori software per la gestione delle note spese in Italia

I software che si possono trovare sul mercato sono numerosi e rispondono a diverse esigenze. Alcune caratteristiche possono essere più vantaggiose per le grandi multinazionali e altre per le piccole imprese o i liberi professionisti. Prima di prendere una decisione definitiva, è, dunque, utile esaminare e provare più soluzioni.

Ecco qui un elenco delle migliori soluzione per il trattamento digitale delle note spese disponibili in Italia.

ZTravel di Zucchetti

ZTravel di Zucchetti è una soluzione completa per la gestione delle note spese e sopratutto per quelle spese legate alle trasferte aziendali. Questo software per le note spese è particolarmente indicato per le aziende che desiderano ottimizzare i processi di gestione delle spese di viaggio e ridurre i loro tempi di amministrazione e verifica.

Caratteristiche principali di ZTravel Zucchetti:

1. Gestione delle note spese:
   • Raccolta e Archiviazione: permette di raccogliere e archiviare tutte le spese sostenute durante le trasferte aziendali, con la possibilità di allegare ricevute e fatture.
   • Automazione: automatizza il processo di creazione, approvazione e contabilizzazione delle note spese, riducendo significativamente il tempo dedicato alle attività amministrative.
2. Gestione dei viaggi:
   • Prenotazioni: consente di gestire le prenotazioni di voli, hotel, auto a noleggio e altri servizi, con la possibilità di integrarsi con i principali sistemi di prenotazione.
   • Conformità alle politiche aziendali: garantisce che tutte le spese di viaggio siano conformi alle politiche aziendali, con controlli automatici e reportistica dettagliata.
3. Compatibilità con i software contabili: si integra facilmente con i principali software ERP e contabili, facilitando la sincronizzazione dei dati e la gestione centralizzata delle informazioni finanziarie.
4. Applicazione mobile: dispone di un’applicazione mobile che consente ai dipendenti di gestire le note spese e le trasferte direttamente dal loro smartphone, ovunque si trovino.

Ideale per:

• Grandi aziende e multinazionali, che necessitano di una soluzione robusta e integrata per gestire un gran numero di viaggi e spese.
• PMI, che vogliono migliorare l’efficienza nella gestione delle spese di viaggio e ridurre i tempi amministrativi.

N2F

N2F è la soluzione specializzata per la gestione delle note spese. Essa consente senza dubbio di risparmiare tempo, e quindi denaro, semplificando un compito che richiede molto tempo: la gestione delle note spese.

Caratteristiche principali di N2F:

1. Scansione intelligente: la gestione delle note spese con N2F si basa sulla tecnologia di riconoscimento ottico OCR (Image Recognition). Concretamente, scattare una foto della ricevuta di spesa permette di attivare l’inserimento automatico della spesa nell’applicazione grazie al riconoscimento di informazioni chiave (data, importo, venditore,  valuta…) e informazioni aggiuntive (volume di carburante, tasse di soggiorno, tipologia di pasto, ecc.)
2. Gestione dei rimborsi chilometrici: per quanto riguarda la gestione delle franchigie chilometriche, potrete scegliere di configurare tutto automaticamente oppure di personalizzare il tutto. Inoltre, grazie all’integrazione con Google Maps, le distanze dei viaggi professionali vengono calcolate automaticamente.
3. Gestione contabile: il software N2F offre una gestione contabile intelligente con la possibilità di esportare un tracciato personalizzato nel gestionale contabile utilizzato in azienda. Vengono inoltre individuati e trattati casi specifici, a seconda, ad esempio, del veicolo e del carburante utilizzato.
4. Dashboard e monitoraggio analitico: tutti i dati utilizzati per la contabilità vengono utilizzati anche per ottenere statistiche, ad esempio sull’evoluzione delle spese per categorie o per periodi. Questi dashboard vengono visualizzati nella home page dell’interfaccia.
5. Processo di convalida: l’altro punto di forza di N2F è anche il processo di approvazione delle spese all’interno delle aziende. Tutti i dipendenti coinvolti possono elaborare rapidamente le spese aziendali: i dipendenti sanno a che punto sono i rimborsi; i manager vedono velocemente le note spese da elaborare e possono visionarne i dettagli e approvarle o rifiutarle in un click. Il lavoro contabile è facilitato: niente più registrazioni, , niente più controllo sugli importi autorizzati. Tutti lavorano direttamente dall’interfaccia grazie all’account multiutente.
6. Riconciliazione bancaria: è possibile connettere N2F con diversi operatori di carte come, Nexi e AirPlus per rendere la riconciliazione bancaria delle vostre spese aziendali istantanea.
7. Conservazione digitale a norma: come previsto dalla legge, N2F vi permette di conservare, in formato numerico (quindi paperless), i giustificativi contabili per 10 anni con validità legale.
8. Carte aziendali: N2F offre carte di pagamento nominative e di debito, utilizzabili in Italia e all’estero su circuito Mastercard. Integrate con la piattaforma N2F, semplificano la registrazione delle spese grazie alla riconciliazione automatica in tempo reale. Ogni transazione genera un pop-up sul cellulare per l’inserimento immediato o successivo dei giustificativi, mantenendo tutte le altre funzioni di N2F perfettamente integrate.

Ideale per: essendo una soluzione completa e dematerializzata, N2F si rivolge a tutti, dal singolo imprenditore alle grandi aziende comprese le libere professioni. Presente a livello internazionale, ha già conquistato oltre 20.000 aziende in oltre 90 paesi nel mondo.

SAP Concur

SAP Concur è uno dei principali software di gestione delle note spese a livello globale. Questo software è progettato per semplificare la gestione delle spese aziendali, migliorare la trasparenza e ottimizzare i processi di rendicontazione.

Caratteristiche principali di SAP Concur:

Automazione delle note spese:

1. Rilevamento automatico delle spese: SAP Concur può rilevare automaticamente le spese dai resoconti delle carte di credito aziendali, dalle ricevute caricate dai dipendenti e dalle fatture elettroniche.
2. Creazione automatica dei report: genera automaticamente i report delle spese, riducendo il tempo necessario per la compilazione manuale e minimizzando gli errori.
3. Integrazione completa: si integra senza problemi con i principali sistemi ERP e contabili, come SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, e altri, per una gestione fluida dei dati finanziari.
4. API aperte: Le API aperte permettono di personalizzare l’integrazione con altri software aziendali, migliorando la flessibilità e l’adattabilità del sistema.
5. Monitoraggio delle spese di viaggio: traccia e monitora tutte le spese di viaggio in tempo reale, fornendo una visione completa delle spese sostenute durante i viaggi di lavoro.
6. Accesso in mobilità: l’app mobile di SAP Concur consente ai dipendenti di caricare ricevute, creare e inviare report di spesa e gestire le approvazioni direttamente dal loro smartphone.
7. Sicurezza dei dati: SAP Concur implementa rigorose misure di sicurezza per proteggere i dati sensibili e garantire che solo il personale autorizzato abbia accesso alle informazioni finanziarie.

Ideale per:

• Grandi aziende e multinazionali, che necessitano di una soluzione scalabile e integrata per la gestione globale delle spese.
• PMI, che vogliono ottimizzare i processi di gestione delle spese e migliorare la conformità alle politiche aziendali.

Soldo

Soldo è un software di gestione delle note spese che offre una soluzione completa per le aziende che desiderano semplificare la gestione delle spese aziendali.

Caratteristiche principali di Soldo:

Carte prepagate aziendali:

• Distribuzione di carte: Soldo fornisce carte prepagate aziendali che possono essere assegnate a dipendenti, team o dipartimenti, consentendo un controllo preciso delle spese.
• Personalizzazione dei limiti di spesa: è possibile impostare limiti di spesa per ciascuna carta in base alle esigenze aziendali, assicurando che le spese rimangano sotto controllo.

Monitoraggio delle spese in tempo reale:

• Tracciamento delle transazioni: ogni transazione effettuata con le carte Soldo viene registrata in tempo reale, consentendo un monitoraggio costante delle spese.
• Notifiche istantanee: è possibile ricevere delle notifiche immediate per ogni spesa effettuata, migliorando la trasparenza e il controllo delle spese aziendali.
• Categorie di spesa: le spese possono essere classificate in categorie predefinite, facilitando l’analisi e la reportistica.
• Allocazione dei fondi: è possibile allocare fondi specifici a team o progetti, monitorando l’uso dei fondi e garantendo che le risorse vengano utilizzate in modo efficace.

Ideale per le piccole e medie imprese che cercano una soluzione semplice ed efficace per gestire le spese aziendali.

TeamSystem

TeamSystem offre una soluzione efficace per la gestione delle note spese, rivolta a migliorare l’efficienza operativa e semplificare la rendicontazione delle spese aziendali. TeamSystem è una soluzione completa e versatile, con le sue funzionalità avanzate di automazione, integrazione, reportistica e conformità, aiuta le aziende a mantenere il controllo delle loro finanze.

Caratteristiche principali di TeamSystem Note Spese:

1. Workflow di approvazione: include un sistema di workflow per l’approvazione delle spese, semplificando il processo di autorizzazione e controllo.
2. Scansione delle ricevute: la funzionalità di scansione delle ricevute consente di fotografare le ricevute cartacee e caricarle immediatamente nel sistema.
3. Dashboard interattivi: le dashboard interattive consentono di visualizzare le spese in modo chiaro e intuitivo, migliorando la capacità decisionale e la gestione del budget.
4. Conformità alle politiche: assicura che tutte le spese siano conformi alle politiche aziendali, con controlli automatici e notifiche per eventuali violazioni.

Ideale per: professionisti, aziende, associazioni e enti pubblici che desiderano una rendicontazione precisa delle spese effettuate dal personale.

Factorial

Factorial è una piattaforma di gestione delle risorse umane che offre anche funzionalità avanzate per la gestione delle note spese. Questo software è progettato per semplificare la rendicontazione delle spese aziendali, migliorare la trasparenza e ottimizzare i processi amministrativi.

Caratteristiche principali di Factorial Note Spese:

1. Registrazione delle spese: permette di registrare facilmente tutte le spese aziendali, con la possibilità di caricare ricevute e fatture in formato digitale.
2. Workflow di approvazione: include un sistema di approvazione automatizzato che consente ai manager di rivedere e approvare le spese in modo rapido ed efficiente.
3. Gestione delle spese in mobilità: l’app mobile di Factorial permette ai dipendenti di caricare ricevute, inserire spese e visualizzare i report direttamente dal loro smartphone.
4. Sicurezza dei dati: implementa delle misure di sicurezza per proteggere i dati sensibili e garantire che solo il personale autorizzato abbia accesso alle informazioni importanti.
5. Conformità normativa: è progettato per rispettare le normative locali e internazionali in materia di gestione delle spese, inclusi i requisiti GDPR.

Ideale per: Factorial è rivolto alle piccole e medie imprese, fino a 500 dipendenti. Inoltre è una soluzione particolarmente adatta alle scale-up, alle start-up e alle aziende in espansione all’estero, che hanno processi che coinvolgono più organizzazioni.

SmartEX

SmartEX by Doxinet è una soluzione per la digitalizzaizone e la gestione di tutto il processo legato alle note spese e alle trasferte aziendali: dall’acquisizione della singola spesa alla contabilizzazione automatica.

Caratteristiche principali di Smartex Note Spese:

1. Scansione delle ricevute: utilizza la tecnologia OCR (Optical Character Recognition) per scansionare e registrare automaticamente le informazioni delle ricevute, eliminando la necessità di inserimento manuale.
2. Sistema di approvazione personalizzabile: implementa un workflow di approvazione delle spese che può essere personalizzato in base alle esigenze aziendali, permettendo una gestione fluida e trasparente.
3. Notifiche e promemoria: invia notifiche automatiche per l’approvazione delle spese e dei promemoria per garantire che tutte le spese siano gestite in modo tempestivo.
4. Compatibilità: si integra con i principali software di contabilità e gestione aziendale, facilitando la sincronizzazione dei dati finanziari.

INAZ

Nota Spese Inaz è un software che permette di gestire le trasferte del personale e facilitare la compilazione delle note spese dei dipendenti.

Caratteristiche principali di INAZ:

Ideale per: le aziende di qualsiasi dimensione e le pubbliche amministrazioni.

Captio

Captio è una piattaforma leader nella gestione delle note spese, progettata per semplificare e automatizzare la rendicontazione delle spese aziendali.

Caratteristiche principali di Captio Note Spese:

1.     Riconciliazione bancaria: abbina automaticamente ogni pagamento effettuato alla carta business con la quale è stato effettuato.

2.     IVA internazionale: automatizza i processi di recupero dell’IVA indipendentemente dal Paese in cui ci si trovi.

3.     Trasferte dei dipendenti: sincronizza e permette il controllo delle richieste di con un solo clic.

4.     Indennità chilometriche: crea diversi gruppi di indennità chilometrica in base al tipo di dipendente.

Ideale per: Captio ha guadagnato la fiducia di oltre 16.000 organizzazioni fino ad oggi e aiuta i team che desiderano eliminare attività manuali dispendiose in termini di tempo e fornire informazioni strategiche sulla spesa.