Il tempo che i dipendenti passano a compilare manualmente le note spese, gli errori di inserimento, i tentativi di frode… sono tutti costi nascosti che possono essere elevati. Le aziende possono contenere questi costi con il minimo sforzo. Concentriamoci sui costi nascosti di una gestione inefficiente delle note spese aziendali e vediamo quali soluzioni possono essere implementate rapidamente e venire in aiuto alle aziende.
Una perdita di tempo per i dipendenti, una significativa riduzione della produttività
Per i dipendenti
La compilazione delle note spese è un compito noioso e dispendioso in termini di tempo che richiede almeno un’ora al mese, per ogni dipendente. Moltiplicato per il numero di dipendenti della vostra azienda, questo rappresenta una notevole perdita di guadagno. I dipendenti investono il loro tempo in formalità amministrative che possono essere automatizzate, valorizzando cosi al meglio le competenze individuali dei collaboratori.
Per l’azienda è meglio che i dipendenti investano le ore lavorative in attività a forte valore aggiunto e non in attività amministrative che possono essere facilmente eliminate.
Per i manager
Per il manager, la convalida manuale di ogni spesa, la verifica dei documenti giustificativi e la trasmissione fisica delle richieste di rimborso al livello successivo richiede un tempo considerevole. E il manager perde ancora più tempo nella gestione delle note spese quando l’importo della spesa supera una determinata soglia, richiedendo un processo di approvazione separato.
Gli orari di lavoro del manager sono tutt’altro che ottimizzati…
Per il personale amministrativo/contabile
Controllare l’importo delle spese incluse ed esenti IVA, verificare l’IVA, trovare la giusta ricevuta dalla pila di documenti da trattare, verificare che tutto sia conforme alla politica di spesa dell’azienda… questi compiti sono essenziali per la corretta gestione delle note spese. Tuttavia, la loro elaborazione manuale rappresenta un importante dispendio di tempo per l’ufficio amministrativo/contabile.
Un costo aggiuntivo nascosto che deve essere considerato…
Per il reparto finanziario
Ancora una volta, si dedica molto tempo alla gestione delle note spese. In questo caso si tratta di inserire ogni spesa nel gestionale, assegnandola ai diversi conti contabili ed eventualmente generare il file SEPA per i rimborsi, senza dimenticare di archiviare correttamente le ricevute per poterle trovare rapidamente in caso di controllo fiscale, dopo aver effettuato una copia delle ricevute cartacee che devono essere conservate dieci anni.
Tutte queste ore sprecate sarebbero senza dubbio più costruttive se fossero utilizzate per dedicarsi al core business aziendale.
Note spese: una “negligenza” che può essere costosa
Le aziende si trovano di fronte a due tipi di negligenze:
- Sviste – mancata presentazione delle ricevute per le spese – ed errori intenzionali o meno all’atto dell’inserimento delle spese a rimborso;
- Frode intenzionale: presentazione di spese sostenute nei fine settimana o durante il tempo libero, superamento dei limiti di spesa autorizzati, uso multiplo di un singolo giustificativo, ecc…
In ogni caso, le frodi in materia di rimborsi spese sono costose: in media 747 euro all’anno per dipendente.
Costi visibili vs. approccio globale
Naturalmente, l’azienda si concentra sui costi visibili di biglietti ferroviari o aerei, fatture d’albergo, ecc.. In realtà, i risparmi derivano dall’ottimizzazione del processo globale di gestione delle note spese aziendali.
L’adozione di un approccio globale implica l’analisi della rilevanza delle spese sostenute. Questo passaggio evidenzia gli eccessi e gli abusi e le spese inutili o inappropriate. L’analisi può anche identificare i fornitori abituali dell’azienda, con i quali si potrebbe considerare di rinegoziare i prezzi per ridurre i costi. L’utilizzo di questo approccio analitico richiede un potente strumento dotato di AI, per risultati rapidi e affidabili.
Software per la gestione delle note spese aziendali, la soluzione per porre fine ai costi nascosti
La perdita di tempo, il rischio di frodi, la mancanza di un approccio globale: con la gestione manuale delle note spese, i costi nascosti pesano pesantemente sulle finanze dell’azienda. Questa perdita di profitto è tanto più dannosa in quanto una soluzione semplice ed economica può porre fine a questi problemi.
N2F è una soluzione software innovativa per la gestione delle note spese progettata per far risparmiare tempo prezioso a tutti i dipendenti in tutte le fasi di elaborazione delle note spese. Il risultato: 75% del tempo risparmiato a livello amministrativo, tra i 10 e i 60 minuti risparmiati per dipendente e per nota spese. Tutti i vostri dipendenti hanno più tempo da dedicare ad attività ad alto valore aggiunto per l’azienda. Automatizzare l’attività di gestione delle note spese a basso valore aggiunto, ridurre a zero il rischio di errori di inserimento dati, accelerare e proteggere i processi grazie a funzionalità esclusive…il risparmio è a tutti i livelli aziendali.
Un’azienda moderna che vuole accelerare la digitalizzazione dei propri processi dovrebbe esplorare questa soluzione senza indugio, soprattutto considerando che si ottiene un ROI positivo in meno di un anno. Adottando N2F e passando ad un sistema paperless e digitale, si sta anche scegliendo un approccio responsabile dal punto di vista ambientale.
