Le aziende hanno numerosi obblighi per quel che riguarda i viaggi d’affari. I travel manager sono lì per semplificare i processi e snellire le spese dei viaggi d’affari. Ma il compito può essere complesso perché il ruolo mescola aspetti tecnici, contabili, logistici e umani, tra gli altri.
Un sistema di gestione dei viaggi è la soluzione ideale per gestire questi compiti complessi! Se non sei ancora convinto, ecco quattro ottime ragioni per adottare questi strumenti.
Motivo n. 1: Semplificare la vita quotidiana dei Travel Manager
L’implementazione di una politica di viaggio a livello aziendale a volte può essere complessa. Le regole di rimborso possono variare a seconda del tipo di viaggio e dello status del dipendente. La sfida è quella di trovare un equilibrio tra la definizione di limiti e l’adozione di una certa dose di flessibilità in modo che gli incarichi possano essere eseguiti nelle migliori condizioni possibili.
I sistemi di gestione dei viaggi semplificano questa gestione e rendono più facile convalidare e tracciare i viaggi di lavoro. Grazie ai dati centralizzati, i travel manager possono tracciare in tempo reale i viaggi attuali, passati o programmati. Alcuni sistemi di gestione possono anche essere utilizzati per gestire il parco veicoli dell’azienda. Un vantaggio innegabile per i travel manager ogni giorno.
Motivo n. 2: Risparmiare tempo attraverso l’automazione
Un altro buon motivo per adottare un sistema di gestione dei viaggi è quello di automatizzare attività che richiedono tempo e sono a basso valore aggiunto. Su base giornaliera, ad esempio, la ricerca e il confronto delle offerte (alloggio, trasporto, ecc.) è spesso il compito più dispendioso in termini di tempo per il dipendente e/o il travel manager. L’adozione di un sistema di gestione dei viaggi permette di risparmiare tempo perché centralizza i dati e permette di confrontare le diverse offerte disponibili in pochi secondi.
🔎 Automatizzare i processi è essenziale per ridurre i tempi di ricerca, gestione, convalida e rimborso. E questo non riguarda solo il travel manager, ma anche i dipendenti e la contabilità.
Motivo n. 3: Semplificare la gestione delle note spese
Come travel manager, potreste avere difficoltà a far convalidare e rimborsare le note spese. I sistemi di gestione dei viaggi possono offrire quanto segue:
- Gestione delle richieste di autorizzazione di missione per valutare il costo di un viaggio in anticipo, rendendo possibile convalidare, o rifiutare, la trasferta di un dipendente;
- I dipendenti possono inserire le loro note spese immediatamente. Questo riduce i problemi di documenti e ricevute perse. Per esempio, N2F, un’applicazione di gestione delle note spese, ha una scansione intelligente che cattura i dati dai giustificativi di spesa fotografati dal dipendente;
- Richieste di autorizzazione trasferte;
- Richieste di anticipi per spese da sostenere…
La gestione delle note spese è completamente “paperless”, dandovi il pieno controllo del processo di convalida e rimborso. L’applicazione include una cronologia di tutte le operazioni che consente di tracciare gli scambi e le azioni intraprese. I dipendenti sono rimborsati in modo tempestivo e il rischio di errore è notevolmente ridotto.
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Motivo n. 4: Ottimizzare la politica di viaggio della sua azienda
Tutte le informazioni relative ai viaggi dei dipendenti sono centralizzate, dando ai travel manager una panoramica dei viaggi effettuati e uno storico completo. Il sistema di gestione dei viaggi permette quindi di valutare in tempo reale il costo dei viaggi e, più in generale, la politica dei viaggi dell’azienda. Questo rende più facile per i travel manager identificare le aree di miglioramento e correggerle rapidamente.
Uno dei ruoli chiave dei travel manager è quello di ottimizzare i viaggi d’affari. Un sistema di gestione dei viaggi fornirà loro uno strumento decisionale indispensabile per aiutarli a svolgere il loro ruolo.
