Nelle aziende italiane, le note spese sono ancora generalmente gestite in Excel. Ma i fogli di calcolo non sono strumenti molto intuitivi e non sono realmente destinati al lavoro collaborativo. Questo porta spesso a ritardi, errori e omissioni. La soluzione? Passare a processi senza carta con un potente software di gestione delle spese! Ci concentriamo su cinque vantaggi principali della soluzione N2F per le aziende oggi
Un’APP con scansione intelligente per massimizzare il risparmio di tempo
L’applicazione di gestione delle note spese N2F è dotata di un sistema per catturare i dati automaticamente dal cartaceo (OCR). Quando si scatta una foto del giustificativo, i dettagli vengono estratti automaticamente. La data, gli importi, l’IVA, la tassa di soggiorno, la valuta, il consumo di carburante… tutte queste informazioni vengono immediatamente registrate e riconosciute. Le note spese vengono compilate automaticamente e possono poi essere elaborate dalla contabilità. Questa funzione di scansione intelligente è ancora più pratica perché l’agenzia delle entrate accetta le ricevute digitali.
I trasfertisti beneficiano di un’applicazione che li segue ovunque vadano. Dite addio ai noiosi inserimenti manuali in Excel ad ogni fine mese. Sono una grande fonte di errori e possono rivelarsi costosi! Attualmente si stima che circa una nota spese su cinque debba essere ricontrollata in dettaglio. Inoltre, gestire manualmente le spese costa alle aziende una media di 53 euro a spesa, più altri 48 euro se contengono errori.
L’applicazione N2F aiuta anche a massimizzare il risparmio di tempo. Se siete al ristorante, nella vostra camera d’albergo, o al terminal dell’aeroporto, basta scattare una foto della ricevuta utilizzando l’applicazione smartphone e questo è tutto! Questo processo di scansione fa risparmiare tempo prezioso a tutti i dipendenti dell’azienda. L’elaborazione di una nota spese, che di solito richiede al reparto contabilità circa 30 minuti, diventa istantanea. Il risultato sono rimborsi più veloci e regolari, con meno ritardi e meno potenziali controversie!
Le spese di viaggio sono calcolate più velocemente e in modo più affidabile
I viaggi d’affari comportano spesso viaggi in auto, generando rimborsi chilometrici per il carburante o l’usura del veicolo. Per coprire queste spese, l’ACI pubblica ogni anno le indennità chilometriche.
Il vantaggio dell’applicazione N2F è che può gestire questo tipo di rimborso molto facilmente. Le indennità chilometriche sono quindi calcolate automaticamente, in base ai cavalli fiscali del veicolo e alla distanza percorsa. E se l’azienda ha stabilito le propria tabellina, è sufficiente personalizzare l’applicazione N2F per tenerne conto. Puoi anche rendere le cose ancora più facili inserendo il chilometraggio tramite il modulo integrato di Google Maps. Calcola automaticamente la distanza percorsa. Non è necessario ricordarsi di leggere il contachilometri all’inizio e alla fine del viaggio!
Monitoraggio in tempo reale dell’elaborazione delle note spese
L’applicazione N2F rende la gestione delle note spese più fluida e trasparente. In corso, approvata, rimborsata… i team possono seguire lo stato delle loro note spese in tempo reale e sono informati immediatamente di ogni azione intrapresa dal reparto contabilità.
Lo strumento offre una vera autonomia ai dipendenti, che possono trasmettere e monitorare lo stato delle loro note spese rapidamente e quando vogliono. Non c’è bisogno di rincorrere costantemente l’ufficio contabilità per ottenere le informazioni di cui hanno bisogno.
Inoltre, l’applicazione genera report statistici personalizzati. Ogni spesa dei dipendenti può essere esaminata e potenzialmente ottimizzata, permettendo all’azienda di studiare e gestire la sua gestione delle spese.
Un processo paperless dalla A alla Z
La gestione delle note spese è completamente paperless con il software N2F. La scansione intelligente rileva i vari dettagli richiesti, come importi o valute, li trasmette, li registra e li archivia in tempo reale. Le tasse sono calcolate automaticamente e possono essere esportate in pochi click in qualsiasi gestionale di contabilità. Lo strumento genera anche file di rimborso e bonifici SEPA.
Questa soluzione intuitiva e completa elimina anche i problemi relativi alle ricevute perse, che spesso portano a ritardi nei pagamenti o addirittura al mancato rimborso delle spese
Un’applicazione che funziona anche offline
Quando sei in viaggio, all’estero o in Italia, la connessione non è sempre ottimale. Buone notizie, l’applicazione N2F funziona sia online che offline! Così, puoi scansionare le tue note spese mentre viaggi, senza preoccuparti della qualità della rete.
Anche in caso di interruzione, i tuoi dati vengono registrati e sincronizzati in seguito, non appena la rete viene recuperata.
L’applicazione N2F può essere installata su tutti i tipi di dispositivi, compresi smartphone, tablet e computer. Una risorsa pratica, dato che il lavoro a distanza è sempre più diffuso e i dipendenti utilizzano quotidianamente sia il materiale professionale che personale.
Vuoi ottimizzare i tuoi processi e migliorare l’elaborazione delle tue note spese? L’applicazione mobile N2F è disponibile su iOS e Android. N2F è attualmente utilizzato da più di 5.000 aziende in tutto il mondo per semplificare sia l’inserimento delle spese aziendali e la loro gestione da parte dei dipartimenti di contabilità. Scopri uno strumento semplice, intuitivo, potente e facile da usare!
