Gestione delle note spese : la guida completa

Dalle piccole e medie imprese fino ai grandi gruppi multinazionali, non esiste azienda che non sia confrontata alla necessità di gestire le note spese, ovvero quel particolare tipo di documento che permette ai dipendenti di farsi rimborsare i costi sostenuti durante le trasferte professionali. In assenza di processi fluidi di convalida, trattamento e contabilizzazione, le note spese possono trasformarsi in un vero e proprio incubo amministrativo: in particolare, la loro gestione manuale, produce errori e ritardi piuttosto frequenti, diventando motivo di malcontento tra i dipendenti e fonte di costi aggiuntivi per l’azienda.

Per ovviare a queste problematiche esistono soluzioni digitali che eliminano l’utilizzo del cartaceo, snelliscono i flussi di lavoro e liberano tempo prezioso da dedicare ad attività con maggiore valore aggiunto. È il caso dell’APP e software di gestione delle note spese N2F, che consente di dematerializzare i documenti cartacei e definire processi di collaborazione più agili. Leggete la nostra guida completa sulle note spese e scoprite tutto ciò che c’è da sapere per essere a norma di legge e accelerare i vostri progetti di trasformazione digitale.

Nota spese: una definizione

La nota spese è quel documento redatto da un dipendente che riepiloga tutte le spese professionali sostenute durante un determinato periodo di trasferta di lavoro. Perché sia fiscalmente valida, la nota spesa deve necessariamente allegare tutti i giustificativi ricevuti al momento delle transazioni. Includendo, per esempio: fatture di cortesia, ricevute, scontrini o biglietti validi come prova di acquisto. Oltre a questi allegati, la nota spesa deve obbligatoriamente riportare anche le seguenti informazioni:

• i dati personali del lavoratore;
• la data e il luogo della spesa;
• la natura e l’entità della spesa.

L’azienda procede quindi al rimborso, a condizione che le spese siano inerenti l’attività professionale, che siano state autorizzate nel corso delle procedure interne di convalida e che siano esattamente corrispondenti alle prove di acquisto fornite. Quest’ultimo punto è molto importante, perché le note spese rientrano tra i costi sostenuti dall’azienda fiscalmente deducibili.

I diversi tipi di spese e il loro trattamento

Le note spese devono fare riferimento ai costi sostenuti durante un’attività effettuata nel quadro di una missione professionale e il dipendente potrà richiedere un rimborso esclusivamente nel caso in cui tale attività sia stata svolta al di fuori della sede dell’ufficio dove abitualmente lavora. Esistono però importanti differenze di trattamento fiscale a seconda che la trasferta sia avvenuta all’interno del territorio comunale della sede di lavoro o al di fuori di esso (nel caso dei collaboratori non dipendenti viene considerato il loro comune di residenza).

• Nel caso di trasferte all’interno del territorio comunale, le spese effettuate e successivamente rimborsate sono da considerarsi come parte del reddito percepito dal lavoratore. Fanno eccezione quelle relative ai trasporti, se sono doverosamente documentate da biglietti e ricevute.

• Nel caso di trasferte compiute al di fuori dal territorio comunale, le spese rimborsate non concorrono al reddito e sono perciò deducibili (sempre nel caso delle spese di trasporto, entro certi limiti nel caso di vitto e alloggio).

Il caso del rimborso chilometrico

Nel caso di spostamenti effettuati con la propria auto personale, il dipendente può richiedere quello che viene definito come il rimborso chilometrico: ovvero un’indennità che il datore di lavoro eroga sulla base dei chilometri percorsi, per coprire le spese di carburante, manutenzione…I limiti di deducibilità fiscale del rimborso chilometrico sono comunicati dall’ACI (Automobile Club Italia), tramite la pubblicazione di tabelle aggiornate due volte l’anno. Il datore di lavoro si può riferire a queste tabelle per calcolare in modo preciso le spese da rimborsare ma può anche scegliere di utilizzare altri sistemi di calcolo. È importante precisare che la parte di rimborso chilometrico che rientra nei limiti determinati dalle tabelle ACI è detraibile mentre non lo è quella in eccesso: le aziende che decidono di utilizzare un proprio sistema di calcolo dei rimborsi chilometrici si espongono, potenzialmente, a importanti costi aggiuntivi.

Rimborso delle spese: 3 diverse tipologie

Nel caso di una trasferta di lavoro, le aziende possono ricorrere a tre sistemi di rimborso, l’uno alternativo all’altro: il rimborso a piè di lista, il rimborso forfettario e il rimborso misto. Per ogni trasferta, però, può essere applicato esclusivamente un unico metodo. Ma allora, quale tipo di rimborso preferire? Ecco una spiegazione dettagliata di ciascuna tipologia, per meglio orientarsi nella scelta.

Il rimborso spese a piè di lista (o analitico)

Il rimborso spese a piè di lista viene anche chiamato analitico perché considera tutte le voci di spesa che sono state sostenute dal dipendente durante la trasferta. Tali voci dovranno essere elencate una ad una, con allegati i rispettivi giustificativi fiscali. Il rimborso spese a piè di lista riguarda i seguenti tipi di spese:

• Vitto e alloggio: in albergo, in un appartamento in affitto o in qualsiasi altra struttura di accoglienza.

• Viaggio e trasporti: rimborso delle spese sostenute per l’uso della propria auto (rimborso chilometrico) o di una noleggiata, dei pedaggi e per l’acquisto di biglietti per l’utilizzo dei mezzi di trasporto (bus, taxi, metro, etc.).

• Altro: il lavoratore può presentare documentazione inerente ad altre tipologie di spesa sostenute durante la trasferta. In alcuni casi, per esempio quello delle spese telefoniche, è difficile presentare una documentazione adeguata: farà quindi fede una semplice dichiarazione.

La normativa fiscale italiana non considera il rimborso delle spese di vitto, alloggio e trasporto come un contributo alla formazione del reddito, se queste sono state sostenute al fuori dal territorio comunale. Le eventuali spese di altro tipo, invece, sono deducibili solo nei limiti di 15,49 € al giorno per le trasferte in Italia e di 25,82 € per quelle all’estero. Le spese di trasporto costituiscono un’eccezione e anche se hanno luogo all’interno del comune possono essere rimborsate senza essere considerate una forma di retribuzione.

Il rimborso a piè di lista consente al dipendente e all’azienda di avere una visione precisa dei costi sostenuti in trasferta. Tra i suoi svantaggi figura senza dubbio la necessità di gestire manualmente un grande numero di ricevuti e scontrini, con il rischio elevato di errori e ritardi nell’erogazione del rimborso. Se viene adottato questo metodo, è fortemente consigliato adottare un software di gestione delle note spese.

Rimborso spese forfettario (o indennità di trasferta giornaliera)

Il rimborso spese forfettario prevede che l’azienda riconosca al dipendente un forfait giornaliero senza richiedere i giustificativi di spesa relativi alle spese sostenute per il vitto e per l’alloggio. L’indennità giornaliera erogata dall’azienda non viene considerata come una contribuzione al reddito del dipendente e perciò risulta deducibile: tale esenzione dal conteggio dell’imponibile IRPEF è valida fino a un massimo di 46,48 € per le trasferte effettuate in Italia e di 77,47 € per le trasferte che hanno luogo all’estero. Attenzione, tali limiti non valgono per le spese di viaggio e trasporto, che saranno sempre integralmente deducibili ma dovranno anche essere giustificate con l’apposita documentazione fiscale (come nel caso del rimborso analitico).

Come stabilire il montante dell’indennità di trasferta giornaliera? Il forfait può essere calcolato sulla base del reddito percepito dal collaboratore, può essere il frutto di una negoziazione tra azienda e dipendente o essere indicato dai contratti collettivi di lavoro (CCNL). In ogni caso dovrà essere corrisposto per ognuno dei giorni in cui il dipendente si trova a lavorare fuori sede.

I principali vantaggi del rimborso forfettario sono la riduzione dei documenti cartacei da trattare e un processo di convalida semplificato. E gli inconvenienti? In certi casi il dipendente potrebbe trovarsi a sostenere degli esborsi superiori all’indennità conferita, così come l’azienda potrebbe erogare una somma giornaliera superiore alle spese effettivamente effettuate.

Il rimborso spese misto

Il terzo tipo di rimborso spese è una sintesi tra il rimborso forfettario e il rimborso a piè di lista. Questo metodo viene usato quando si coprono alcune spese con la modalità a piè di lista e le altre in modo forfettario: per esempio, l’alloggio potrebbe essere coperto da un’indennità giornaliera ma il vitto essere calcolato in maniera analitica, o viceversa. Nel caso di questo metodo, la regola da tenere bene a mente è la seguente: se le spese a piè di lista rimborsate al dipendente riguardano solo il vitto, oppure solo l’alloggio, il forfait giornaliero che non concorre a formare reddito si riduce di un terzo; di due terzi nel caso in cui vengano rimborsate contemporaneamente le spese di vitto e alloggio. Le spese di viaggio e trasporto sono sempre deducibili.

L’utilizzo delle carte prepagate

Un modo per ovviare alle criticità poste dal sistema delle note spese, è l’uso di una carta prepagata fornita dalla società al dipendente durante la trasferta. In questi casi, un responsabile dell’azienda con ruolo di amministratore stabilisce gli importi massimi autorizzati per categoria di spesa e si assicura che rispettino i limiti di deducibilità fiscale definiti per legge.

Si tratta di un metodo ancora molto utilizzato dalle aziende italiane e il mercato delle carte prepagate propone numerose soluzioni appositamente pensate per svolgere questa funzione. Nonostante gli indubbi vantaggi, l’uso della carta prepagata dimostra però i suoi limiti nel caso di aziende di grandi dimensioni: gestire un grande numero di carte può infatti diventare problematico da un punto di vista dell’organizzazione amministrativa e dei relativi costi. Inoltre, la diffusione dei software di gestione delle note spese sta rendendo sempre più obsoleto questo genere di soluzione.

La dematerializzazione delle note spese

La dematerializzazione dei documenti amministrativi costituisce un’importante tappa nel processo di trasformazione digitale delle aziende. Dematerializzare, infatti, vuol dire semplificare i processi, ridurre i costi e risparmiare tempo prezioso: tutti vantaggi essenziali per essere più produttivi e competitivi. Risulta quindi normale che anche le note spese, che costituiscono una delle voci più voluminose in termini di documenti cartacei, siano un elemento chiave nella transizione verso l’ufficio paperless.

L’archiviazione digitale a norma

Le note spese, assieme ai loro allegati, costituiscono dei documenti fiscali a tutti gli effetti (da cui deriva la deducibilità a vantaggio di dipendenti e aziende) e come tali devono rispettare le norme che ne regolano la conservazione. Queste ultime stabiliscono che tutti i documenti contabili, inclusi i sostitutivi dematerializzati, debbano essere obbligatoriamente conservati per un periodo di almeno dieci anni. Ma come produrre documenti digitali con valore probatorio? La legge prevede che debbano soddisfare i seguenti principi di conservazione sostitutiva:

• Autenticità: credibilità rispetto all’autore del documento.
• Integrità: conservazione non manipolata né contraffatta del documento.
• Affidabilità: rappresentazione di fatti verificabili.
• Leggibilità: il documento deve essere, e rimanere, fruibile nel tempo.
• Reperibilità: il documento deve essere accessibile.

L’Agenzia delle Entrate ha anche precisato che, una volta rispettati questi principi, la copia originale possa essere distrutta, a condizione che venga rispettato uno specifico processo di archiviazione composto da:

1. Acquisizione del giustificativo in digitale, tramite riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).
2. Formazione, approvazione e controllo della nota spese.
3. Archiviazione dei giustificativi di spesa,seguendo i principi di conservazione sopra citati.
4. Conservazione sostitutiva da parte di un responsabile della conservazione.
5. Distruzione dei giustificativi analogici.

Grazie alle applicazioni di gestione delle note spese, come quella proposta N2F, diventa possibile creare una nota spese in pochi secondi e trasmetterla alla propria amministrazione con un semplice click. Le attività di controllo, verifica e contabilizzazione sono ulteriormente semplificati, mentre le tempistiche di rimborso sono ridotte e i rischi di frode evitati.

Fatturazione elettronica

Un discorso a parte lo meritano invece le fatture elettroniche: dal 2018 divenute obbligatorie per le transazioni commerciali tra soggetti privati. Può infatti capitare che il dipendente in trasferta, invece di una ricevuta, richieda l’emissione di una fattura intestata all’azienda da inviare in formato elettronico. Poiché dal punto di vista contabile le fatture elettroniche necessitano di un trattamento a parte, è importante sottolineare che, se l’azienda ha scelto un software di gestione delle note spese, questo preveda di potere inserire le fatture elettroniche, al fine di rimborsare i collaboratori, e di escluderle dagli export contabili.

I vantaggi di un software di gestione delle note spese

La complessità della materia, rende l’idea di quanto sia utile oggi per le aziende investire in un software per la gestione delle note spese. Grazie a questo tipo di soluzione digitale, per il dipendente in trasferta sarà sufficiente fotografare la ricevuta, utilizzando una specifica applicazione, e verrà rimborsato in tempi molto più rapidi rispetto alla classica procedura di compilazione manuale dei documenti cartacei. Ridurrà inoltre il rischio di perdere ricevute e scontrini, rischiando quindi di non poter recuperare una parte dei soldi spesi per conto dell’azienda. l manager potranno verificare e convalidare le spese in tempo reale ed i dirigenti saranno in grado di definire la giusta policy e potranno facilmente customizzare i livelli di controllo. Infine, l’amministrazione avrà uno strumento facilmente integrabile con il gestionale contabile e vedrà notevolmente facilitato il proprio lavoro.

N2F è un gestionale per le note spese che ottimizza i processi semplificando la vita di aziende, dipendenti e commercialisti a prezzi decisamente vantaggiosi. Oltre ad includere tutte le funzioni di base che un buon gestionale di note spese dovrebbe avere, N2F propone interessanti funzionalità avanzate: la possibilità di collegarsi alle agenzie di viaggi, la gestione dei rimborsi chilometrici implementata da una partnership con Google Maps, una compatibilità totale con i gestionali di contabilità (SAGE, SAP, Zucchetti…) e molto altro ancora. Contattate subito uno dei nostri consulenti e richiedete una demo.