Dalle visite presso clienti ai viaggi d’affari internazionali, tutte le aziende hanno bisogno di gestire i viaggi professionali dei loro dipendenti. Quando i dipendenti partono per una missione, a volte devono fare una richiesta di pre-trip, o concordare un’autorizzazione di trasferta con il loro datore di lavoro. Ma qual è lo scopo di questa richiesta? Come si può ottimizzare il processo di rimborso che ne deriva? Scopri tutto quello che devi sapere su questo tema.

Cosa sono le richieste di viaggio (pre-trip)?

Le richieste di missione raccolgono tutte le informazioni relative alla missione: date, luogo, orari, ecc. I dipendenti usano questi documenti per assicurarsi il rimborso delle spese sostenute durante i loro viaggi di lavoro.

Prima di sostenere le spese, i dipendenti compilano un modulo, specificando le date del viaggio, la destinazione e l’importo previsto delle spese di trasporto e di alloggio. Poi chiedono al loro manager l’autorizzazione al viaggio, alla luce dei costi da sostenere.

Questo approccio serve a convalidare il viaggio: se sembra troppo costoso, il manager può decidere che non ne valga la pena, o può mandare due dipendenti invece di tre, per esempio. La richiesta di pre-trip permette quindi il controllo dei costi a monte delle richieste e delle prenotazioni di viaggio.

Generalmente, questo processo viene eseguito in forma cartacea o via e-mail. Ma i documenti cartacei a volte vanno persi, e gli scambi di e-mail richiedono tempo…

Gestione richieste di trasferta: una nuova funzionalità offerta dal software di gestione delle note spese N2F

La gestione delle richieste di trasferta è ora una delle funzionalità offerte da N2F. Gli utenti possono gestire le richieste di missione o quelli dei loro colleghi utilizzando un processo paperless, coerente con le loro note spese.

Quando si usa questa funzione?

Questa funzionalità “richiesta autorizzazione di trasferta” può essere implementata in diversi modi:

  • Richiesta di autorizzazione al viaggio: un dipendente deve partire per un viaggio di lavoro e chiede al suo manager l’autorizzazione al viaggio, fornendo alcuni dettagli del viaggio. Per esempio, “Vado alla fiera di Milano dal 22 al 25 febbraio. Avrò bisogno di un volo, 4 notti in un hotel, noleggio auto, X numero di pasti, ecc. Il manager può quindi accettare, rifiutare o modificare la richiesta.
  • Richiesta di prenotazione del viaggio: un dipendente deve partire per un viaggio di lavoro e, oltre alla richiesta di convalida inviata al suo manager, il dipendente deve fare una richiesta al servizio di prenotazione. In questo caso, il dipendente specifica semplicemente le informazioni chiave del viaggio: “Vado a Milano dal 22 al 25 febbraio, per favore organizzi il mio viaggio”. Una volta che il dipendente ha fatto la richiesta, il servizio prenotazioni si occupa di tutto dalla A alla Z. Il servizio organizza il viaggio secondo la policy di spesa dell’azienda, le tariffe e i trasporti e gli alloggi disponibili.
  • Richiesta di approvazione per l’acquisto di attrezzature: un dipendente potrebbe aver bisogno di acquistare attrezzature professionali, per esempio attrezzature da ufficio. Questo accade meno frequentemente delle spese di viaggio, ma può essere molto utile. Il dipendente richiederà quindi l’approvazione per l’acquisto dell’attrezzatura. In questo caso, il dipendente ha già fatto le sue ricerche e fornisce un preventivo per giustificare l’importo, insieme al motivo dell’acquisto dell’attrezzatura. Il dipendente può quindi ottenere l’approvazione del manager prima di acquistare l’attrezzatura in questione.

Oltre a queste diverse possibilità, N2F permette di richiedere unanticipo sulle spese che saranno sostenute. I dipendenti possono quindi chiedere al loro manager e al reparto contabilità di ricevere un anticipo prima di un viaggio costoso. Richiedono un importo specifico, basato sulle spese che pensano di dover pagare durante il viaggio, e presentano la loro richiesta. Il manager e il dipartimento contabile possono accettare o rifiutare la richiesta di anticipo, o possono ridurre l’importo se pensano che ci saranno meno spese. Il dipendente viene quindi informato che la richiesta di anticipo è stata accettata/rifiutata o che l’importo è stato modificato. Tutti questi cambiamenti e accordi sono tracciati nell’applicazione!

Funzionalità che si adatta alle vostre esigenze

Puoi configurare la richiesta di viaggio paperless per allinearla ai tuoi criteri e alla tua politica aziendale. Permette inoltre di impostare un sistema di controllo a monte: a seconda delle vostre impostazioni, non è possibile per i dipendenti presentare una richiesta di viaggio se alcune informazioni non sono state completate.

Puoi anche implementare dei massimali. Questa è una soluzione molto pratica perché puoi ricordare ai tuoi dipendenti la tua politica di spesa prima ancora che effettuino le loro spese. Questo vi aiuta a limitare qualsiasi abitudine di spesa eccessiva e ti evita di dover rimettere in riga i dipendenti.

Le impostazioni dei campi del modulo possono anche essere adattate alla vostra politica di spesa e alla cultura della tua azienda. Le note spese possono essere collegate con le richieste di trasferta che sono già state approvate. Questo fornisce al dipartimento di contabilità un’eccellente visibilità sulle spese sostenute. Li aiuta a capire perché le spese sono state sostenute e a controllare la coerenza globale delle spese.

Per aggiungere ulteriori controlli, è possibile configurare una nota spese in modo che possa essere presentata solo se collegata a una richiesta di trasferta convalidata. Per esempio, il dipendente può inserire una spesa di hotel nella nota spese solo se è collegata a una richiesta di spesa di hotel convalidata dal manager.

In breve, questa funzionalità:

  • Migliora il tuo controllo sulla tua politica di rimborso spese.
  • Risparmia tempo nelle fasi di approvazione e verifica.
  • Migliora la tua efficienza raccogliendo tutte le informazioni di cui hai bisogno in un unico modulo

Grandi e piccole aziende, evitate lunghi e ripetuti scambi interni e prendete il controllo delle vostre spese a monte! La soluzione N2F vi supporta in tutto il processo di rimborso spese. Quindi, se volete beneficiare di una soluzione semplice per voi e per i vostri dipendenti, contattateci!