Un ristorante, un’agenzia di viaggi, un albergo possono avere un denominatore comune. Quale? Sono tutti fornitori occasionali di un dipendente, amministratore o collaboratore aziendale che esercita le proprie funzioni nell’ambito di una trasferta. Il professionista che si trova ad affrontare delle spese specifiche legate allo svolgimento delle proprie mansioni ha diritto al rimborso delle spese stesse. Per ottenerlo, deve presentare una nota spese dettagliata, completa di giustificativi. Cosa succede da quando la fatturazione elettronica ha sostituito gli scontrini fiscali? E cosa cambia nella gestione dell’IVA sugli acquisti? Ecco il nostro approfondimento.
L’era della fatturazione elettronica
All’interno di un’azienda, sono diversi i profili che possono effettuare trasferte e, quindi, beneficiare del rimborso spese. Nel dettaglio:
- I soci lavoratori di società di persone
- Gli amministratori di società di capitali
- I collaboratori
- I lavoratori dipendenti
- I tirocinanti e borsisti
- I collaboratori autonomi occasionali
Ognuna di queste figure professionali può quindi chiedere un rimborso per le spese sostenute durante lo svolgimento della propria missione per conto dell’azienda che li impiega. Ognuno di loro è tenuto a presentare una nota spese cui si allegano tutti i documenti contabili necessari alla validazione della richiesta e all’autorizzazione del pagamento.
Dal 2018, in applicazione del decreto legislativo 27 dicembre 2018, n. 148, le amministrazioni centrali italiane hanno l’obbligo di ricevere ed elaborare fatture elettroniche. Tutte le fatture dei diversi fornitori, tra cui fornitori occasionali come un ristorante o un albergo in caso di trasferte aziendali, devono quindi essere prodotte in formato elettronico e transitare dal Sistema d’Interscambio (SdI), la piattaforma statale dedicata al trattamento e alla verifica delle fatture elettroniche.
Oltre a eliminare i documenti cartacei, questo procedimento migliora il monitoraggio dei dati, nonché semplifica la dichiarazione e il pagamento dell’IVA. Allo stesso modo, la detrazione dell’IVA sugli acquisti si adatta alla nuova era della fatturazione elettronica.
La detrazione dell’IVA consiste infatti in una somma legalmente deducibile per ridurre il totale di un’imposta. Imprenditori, aziende e liberi professionisti possono beneficiarne.
Come? Il diritto di detrazione dell’IVA nasce nello stesso momento in cui si evidenzia l’esigibilità dell’IVA, vale a dire il dovere del pagamento della stessa, ma può essere applicato solo dopo la ricezione del documento.
Quando il calcolo dell’IVA da recuperare diventa automatico
A partire dal momento in cui la fatturazione elettronica è entrata a far parte del quotidiano dell’azienda, anche il recupero e la deduzione dell’IVA si adattano al nuovo sistema elettronico. Per beneficiarne, è innanzitutto necessario che:
- l’operazione sia stata effettuata. Nel caso di cessione di beni va dimostrata la consegna o la spedizione del bene stesso, mentre nel caso di prestazione di servizi va dimostrato il pagamento dello stesso
- la fattura d’acquisto sia stata ricevuta sul proprio indirizzo PEC o altro recapito telematico
Il DL n. 119/2018 stabilisce, infatti, che è possibile detrarre l’IVA sugli acquisti nel periodo in cui si considera l’operazione effettuata se le relative fatture sono state registrate entro il 15 del mese successivo. Concretamente, se l’operazione è stata realizzata a gennaio, e la data corrisponde a quella della fattura, è possibile portare a detrazione l’IVA nello stesso mese di gennaio. Questo funzionamento non si applica invece alle fatture relative all’anno precedente. Ad esempio, se una fattura con data gennaio 2019 fa riferimento ad un’operazione conclusa nel 2018, allora sarà possibile portare in detrazione l’IVA solo a gennaio 2019.
Con la circolare n.1/E/2018 del 17 gennaio 2018, l’Agenzia delle Entrate ha specificato che il diritto alla detrazione deve essere esercitato nel periodo d’imposta durante il quale si verificano contemporaneamente i requisiti che seguono:
- sostanziale, vale a dire il momento dell’esigibilità dell’imposta che di norma coincide con il momento dell’effettuazione dell’operazione
- formale, vale a dire la data di ricezione della fattura
Di conseguenza, l’IVA sugli acquisti può essere recuperata entro la data di presentazione della dichiarazione relativa all’anno in cui si sono verificati i due presupposti sopracitati, con riferimento al medesimo anno.
La tempistica è quindi fondamentale. Potrebbe capitare che, nonostante corretta emissione e invio da parte del fornitore al Sistema d’Interscambio, la fattura non sia stata ricevuta. Le fatture elettroniche non recapitate sono però disponibili nell’area riservata, sezione “Fatture e corrispettivi”. In questo caso, e a fini della tempistica per la dichiarazione fiscale, la data di ricezione della fattura è rappresentata dalla data di presa visione della stessa sul sito dell’Agenzia delle Entrate. A partire dalla presa visione, è possibile detrarre l’IVA sugli acquisti.
N2F, la soluzione che si adatta al mondo che cambia
Il software di gestione di note spese N2F offre diverse funzionalità che si adattano alle evoluzioni tecnologiche e amministrative cui sono soggette le aziende. N2F permette infatti di gestire le fatture elettroniche attraverso una categoria specifica da selezionare nel momento in cui si registra la spesa effettuata. Con il sistema della fatturazione elettronica, il dipendente richiede al fornitore, sia esso un ristorante, un albergo oppure una stazione di servizio, una fattura intestata direttamente all’azienda e che transiterà sull’SdI.
Inoltre, grazie alla scansione intelligente e istantanea con tecnologia OCR, l’app N2F consente non solo di risparmiare tempo e aumentare la precisione nella trasmissione dei dati, ma anche di rilevare più aliquote IVA. Il software N2F calcola automaticamente l’IVA recuperabile. Sono 4 le funzionalità messe a disposizione:
- L’IVA è parametrabile e adattabile ad ogni categoria di spesa
- Il software calcola automaticamente l’IVA recuperabile secondo le disposizioni di legge
- Il software gestisce le norme specifiche per il carburante
- Possibile anticipazione di una variazione delle aliquote
L’azienda che punta all’efficienza sfruttando al meglio i benefici della digitalizzazione, non può fare a meno di cercare i migliori strumenti al servizio dei propri obiettivi. I nostri esperti sono a tua disposizione per approfondire tutte le funzionalità del software N2F, contattaci!
