La legge finanziaria 2008 ha introdotto in Italia la fatturazione elettronica (FE), ovvero un processo per emettere, inviare, tenere e conservare una fattura in formato digitale. Tale fattura deve rispettare determinati standard di forma (XML) e deve essere ricevuta e trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SDI) delle Agenzie delle Entrate.
Si distinguono tre principali tipi di fattura elettronica in base al soggetto destinatario:
- B2G (Business to Government): la fattura elettronica emessa verso le pubbliche amministrazioni, obbligatoria dal 31 marzo 2015;
- B2B (Business to Business): la fattura elettronica emessa da un’impresa verso un’altra impresa (ovvero tra titolari di partita IVA), obbligatoria dal 1°gennaio 2019;
- B2C (Business to Consumer): la fattura elettronica emessa verso il consumatore finale che può riceverla in formato PEC o stampato.
Perché aver introdotto la fatturazione elettronica ?
- Combattere le frodi e l’evasione fiscale: grazie alla fattura elettronica i controlli fiscali sono più rapidi ed efficienti. Infatti è possibile verificare in tempo reale se ci sono incongruità tra l’IVA dichiarata e l’IVA versata.
- Ridurre i costi di fatturazione e gestione: con le fatture elettroniche non solo si evita di stampare documenti cartacei, ma grazie all’automazione dei processi è possibile anche ridurre i costi di gestione e trattamento (no data entry manuale, nessuna duplicazione, nessun errore o perdita nelle registrazioni dei dati).
- Semplificare il trattamento fiscale: grazie a una maggiore quantità di dati a disposizione delle Agenzie delle Entrate è possibile ridurre gli adempimenti fiscali. In effetti:
1) per i titolari di partita Iva in regime di contabilità semplificata che emettono solo fatture viene meno l’obbligo di tenere i registri Iva (artt. 23 e 25 del Dpr n. 633/1972);
2) per i soggetti con partita Iva che emettono e ricevono solo fatture, ricevendo ed effettuando pagamenti in modalità tracciata sopra il valore di 500 euro, i termini di accertamento fiscale sono ridotti di 2 anni;
3) qualsiasi operatore, così come i consumatori finali, possono – in qualsiasi momento – consultare e acquisire copia delle proprie fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso un semplice e sicuro servizio online messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.
Chi ha l’obbligo della fattura elettronica e chi è esente?
In generale tutti i titolari di partita IVA hanno l’obbligo di fatturazione elettronica ma vi sono delle eccezioni.
Sono esenti (ma possono aderirvi di maniera volontaria):
- medici, farmacie, e tutti gli altri operatori sanitari;
- piccoli produttori agricoli;
- società sportive dilettantistiche;
- soggetti non residenti in Italia che effettuano o ricevono operazioni;
- i contribuenti in regime di vantaggio;
- i contribuenti in regime forfettario.
Come funziona la fatturazione elettronica ?
Prima di poter emettere una e-fattura, bisogna dotarsi di un software dedicato o sottoscrivere un abbonamento a un servizio di fatturazione online. In tal modo la fattura potrà essere emessa nel formato XML, il formato obbligatorio previsto dalla legge.
Oltre ai software e ai servizi privati, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione tre programmi gratuiti per predisporre le fatture elettroniche.
- via web, usando un sistema cui si accede dal portale Fatture e Corrispettivi del sito dell’Agenzia delle entrate;
- tramite un software da scaricare sul proprio computer;
- attraverso l’APP Fatturae utilizzabile da tablet e smartphone.
Ogni fattura deve specificare
- il destinatario: pubblica amministrazione o privato
- il tipo documento (fattura, nota di debito/credito…)
- data e numero (unico, progressive e in ordine cronologico senza interruzioni per periodo di imposta)
Una volta compilata, la fattura deve essere inviata tramite il Sistema di interscambio (Sdi), il sistema informatico delle Agenzie delle Entrate. Tale sistema controlla che
- tutti i dati obbligatori siano stati inseriti nella fattura;
- l’esistenza della partita IVA del fornitore e l’esistenza della partita IVA o del codice fiscale del cliente;
- l’inserimento dell’indirizzo PEC (posta elettronica certificata) del cliente.
Se la fattura è in regola, il Sistema invia la fattura al destinatario, nel caso contrario, il fornitore riceve una notifica per avvertirlo che la fattura non è valida.
Fatturazione elettronica e nota spese
Grazie alla fatturazione elettronica anche il trattamento delle note spese professionali nali diventa più semplice.
Infatti l’azienda può ricevere direttamente le fatture per le spese anticipate dal dipendente tramite SDi (la fattura ovviamente dovrà precisare il nome del collaboratore).
Perché è bene accertarsi che il fornitore possa emettere una e-fattura (e non semplicemente uno scontrino o una ricevuta fiscale)? Perché, nel caso in cui, non sia possibile una fatturazione elettronica, l’Iva non può essere detratta (anche per spese di piccola entità).
In seguito, per ottenere il rimborso, il dipendente deve precisare il numero della fattura elettronica nella sua nota spese o allegare una copia di cortesia.
Un caso particolare « Fattura Elettronica Rimborso Spese »
A volte capita che ad emettere la fattura sia la stessa persona che deve ricevere il rimborso spese. In questo caso specifico è possibile includere nella fattura le spese sostenute rispettando le indicazioni del fisco o del software/programma utilizzato in azienda.
Se si utilizza il Sistema delle Agenzie delle Entrate si può far rientrare le spese sotto due voci:
- Dati beni servizi indicando il tipo di spesa, l’importo e sostituendo l’aliquota IVA con la dicitura N1
- Altri dati gestionali. In questo caso sarà necessario ricordarsi di sommare il rimborso spese all’importo totale della fattura.
Per semplificare ulteriormente la gestione dei rimborsi spese, molte aziende si dotano di soluzioni per la digitalizzazione delle note spese integrandole al loro software di fatturazione elettronica. Cosi facendo si possono riconciliare le fatture elettroniche ai giustificativi di spese e conservare a norma questi documenti.
I vantaggi?
- Una raccolta dati più precisa e più veloce per l’amministrazione e la contabilità.
- Una maggior accessibilità dei documenti, soprattutto ai fini fiscali.
- Un maggior rispetto della policy di spesa e meno rischi di frodi
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