Dire addio alla carta stampata non è mai stato così semplice ed efficace come per la fatturazione elettronica. Qualunque sia l’ente di emissione della fattura, sia esso pubblico o privato, quest’ultimo deve necessariamente trasmettere le proprie fatture in formato digitale. Obiettivo: un migliore controllo da parte dell’Agenzia delle Entrate sulla dichiarazione e il pagamento dell’IVA nonché un migliore monitoraggio dei dati. Ma come funziona questo sistema? Quali sono i passaggi fondamentali per produrre, inviare e conservare, una fattura elettronica? E quali i vantaggi per la compilazione delle note spese? Ecco tutto quello che c’è da sapere!
Fatturazione elettronica: cos’è e come funziona?
La fatturazione elettronica non è altro che la versione digitale della fatturazione cartacea con in più i vantaggi legati al risparmio di costi di stampa e di archivio. Ma non solo. La digitalizzazione della produzione e dell’invio della fattura elettronica permette anche un miglior monitoraggio dei dati e della verifica di dichiarazione e pagamento dell’IVA.
A partire dal 2018, a seguito del decreto legislativo 27 dicembre 2018, n.148, emesso in attuazione della direttiva europea (UE) 2014/55, anche in Italia è arrivato l’obbligo per le Amministrazioni Centrali di ricevere ed elaborare fatture elettroniche. Come? Attraverso il Sistema di Interscambio. Si tratta di una piattaforma gestita dall’Agenzia delle Entrate dalla quale transitano le fatture elettroniche, generate direttamente nel formato digitale denominato FatturaPA. Questo formato contiene essenzialmente tutti i dati di una fattura cartacea scritti però con linguaggio informatico XML.
Che siano emesse da un ente pubblico o privato, le fatture digitali devono seguire le medesime 4 tappe:
- Compilazione tramite un software di fatturazione elettronica: come per la versione cartacea, bisogna inserire nel software tutti i dati della fattura ma poi, al posto di stamparla o inviarla via mail in formato PDF, è necessario generarla nel formato elettronico XML FatturaPA
- Firma digitale con la firma elettronica qualificata che garantisce l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati: una volta prodotto il file XML della nostra fattura, bisogna firmarlo con firma elettronica qualificata
- Trasmissione all’Amministrazione Finanziaria attraverso il SdI. Una volta trasmessa, o ricevuta, è possibile importare e registrare la fattura nel proprio software di fatturazione elettronica. Per i nostalgici del cartaceo, il sistema prevede una versione stampabile
- Controllo e revisione automatica da parte dello stesso SdI per verificare la correttezza e la completezza dei dati contenuti nella fattura previo invio al destinatario (Pubblica Amministrazione o azienda privata)
La fatturazione elettronica nel 2021: le novità da conoscere
Da circa due anni, la fatturazione elettronica è entrata a far parte della vita dei professionisti del settore pubblico come del privato.
Con il provvedimento del 28 febbraio 2020, e l’Agenzia dell’Entrate ha introdotto ulteriori specifiche tecniche nella fatturazione elettronica, in vigore dal 1° gennaio 2021. A decorrere da questa data, infatti, il Sistema di Interscambio accetta esclusivamente fatture elettroniche e note di variazione predisposte con il nuovo schema.
Molto è legato all’armonizzazione della fatturazione elettronica a livello europeo, ma ci sono anche modifiche più pratiche di immediata utilità per gli utenti.
Tra gli 11 nuovi codici di spesa, ad esempio, c’è l’introduzione di nuovi campi legati al codice delle operazioni per permettere ai contribuenti di dettagliare meglio i costi. Sono stati inseriti, ad esempio, i codici dei contributi INPS (RT03), dei contributi Enasarco (RT04) e il contributo ENPAM (RT05).
Novità anche sul fronte della marca da bollo. Dal 2021 è possibile cliccare su una casella per generare una marca da bollo digitale del valore di 2 euro. Per il conteggio della spesa, basterà indicare la dicitura “Dati Bollo” ed il costo sarà conteggiato automaticamente.
N2F e la fatturazione elettronica: una strategia vincente
I documenti elettronici garantiscono un notevole risparmio di tempo e una maggior efficacia nel trattamento dei dati contabili. N2F lo sa ed è per questo che il software di gestione delle note spese ha da subito puntato sulla dematerializzazione.
Nel sistema N2F esiste un una categoria “fatturazione elettronica” che può essere selezionata quando si genera una spesa. Obiettivo?Alla fine del mese è possibile identificare tutte le fatture elettroniche e rimborsare facilmente il dipendente che ha pagato di tasca sua quelle spese. Bisogna saper infatti che quando il dipendente affronta una spesa nell’ambito di una trasferta, a fronte di una fattura elettronica potrebbe non avere un giustificativo di spesa da fornire al suo datore di lavoro. Con la categoria “fatturazione elettronica”, invece, questo problema è risolto! Il software N2F è in grado di raggruppare tutte le spese identificate nella categoria indicata. Se si pensa che il 15% dei giustificativi di note spese viene perso o danneggiato, con relativo danno sia per l’azienda che per il dipendente, la categoria “fatturazione elettronica” si rivela di grande utilità.
Tra le funzionalità rivelatesi indispensabili c’è poi la Conservazione digitale a Norma. L’obbligo di archiviazione e conservazione si applica a tutti i documenti aziendali, fiscali e no. In applicazione dell’art. 39 Dpr n. 633/1972, quindi, anche le fatture elettroniche trasmesse attraverso il SdI devono ottemperare all’obbligo di archiviazione. E la fattura elettronica non fa eccezione. Questo documento deve essere infatti conservato, sia dal mittente che dal ricevente, per un periodo di 10 anni. La dematerializzazione degli archivi garantisce, oltre alla riduzione dei costi diretti (toner, carta, spazi per la conservazione fisica), garantisce l’accessibilità, l’utilizzabilità, l’autenticità e la reperibilità dei documenti in formato elettronico.
N2F garantisce alle aziende un’unica interfaccia di riferimento per l’archiviazione sicura e affidabile di tutti i documenti contabili legati alla gestione delle note spese.
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