La travel policy è abbastanza chiara per i direttori finanziari, ma è molto probabile che i dipendenti ne conoscano solo una parte!

Tuttavia, le note spese possono suscitare rapidamente delle tensioni, ad esempio quando i dipendenti desiderano essere rimborsati per delle spese effettuate, consapevolmente o meno, ma che non rientrano o oltrepassano i limiti fissati dalla policy aziendale.

Perché stabilire una policy di spesa?

Innanzitutto, per avere un quadro delle spese! Questo è il modo migliore per risparmiare denaro, ma anche per determinare le voci di spesa da monitorare e per assicurarsi che i dipendenti non vadano oltre i limiti previsti.

Inoltre, secondo uno studio interno di N2F, il costo delle frodi o degli errori di trattamento delle note spese ammonterebbe a 747€ annui per dipendente! E sapendo che i rischi in caso di controlli contabili e/o fiscali sono elevati, si capisce tutta l’importanza di comunicare con chiarezza la policy di spesa in modo che sia rispettata da tutti.

Cosa si intende per travel policy?

La travel policy è un documento che stabilisce le regole riguardanti le spese professionali (spese di viaggio, spese per pranzi con i clienti, ecc…) che devono essere rispettate dai dipendenti.

Qui sono definite:

• Le regole relative ai massimali (ristorante, notte in albergo, ecc.)

• I tipi di spese autorizzate

• Le tabelle dei rimborsi

• I documenti giustificativi da fornire

• I termini del rimborso.

Questo documento consente anche di aggiungere le specificità aziendali relative al contratto o ai contratti collettivi di lavoro.

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Cosa può essere incluso nella politica di spesa?

Nello specifico, nel documento di politica di spesa si potranno elencare, ad esempio, le seguenti regole:

• Pasto al ristorante limitato a € 15

• Utilizzo del veicolo personale per gli spostamenti se il viaggio ha una durata inferiore o uguale a due ore

• Viaggio in treno solamente in seconda classe

• Un tetto massimo di 50€ in provincia e 100€ in una grande città come Milano per le notti in hotel

• Eccetera.

La politica di spesa sarà ovviamente specifica per ogni azienda. Alcune potrebbero avere una griglia per città, con importi ben determinati, altre potranno avere delle particolarità, ad esempio, stabilire un tetto massimo per la ristorazione di 15 € all’ora di pranzo, di 20 € la sera e di 25 € nel fine settimana.

Le regole e i massimali possono differire anche a seconda della condizione del dipendente: tecnico, commerciale, dirigente o membro del Comitato Direttivo, questi ultimi due potrebbero perfino avere massimali più elevati, o addirittura nessun massimale.

💡 Ma la politica aziendale non riguarda solo le spese! In questo documento potrà essere indicato anche quando dovranno essere presentate le note spese (ad esempio entro l’8 del mese) e le loro modalità di rimborso.

Politica di spesa: creare un documento semplice e accessibile

Qualunque sia la dimensione della propria azienda, sia essa una PMI, una grande impresa o un grande gruppo industriale, è possibile che la politica di spesa sia già stata scritta. Ed è sicuramente un documento che si ha l’abitudine di condividere con ogni nuovo dipendente!

Però, molto spesso, accade che tale documento sia complesso, illeggibile o incomprensibile, anche perché potrebbe essere stato modificato o arricchito nel corso degli anni. Quindi, è inutile dire che la maggior parte dei dipendenti non si preoccupa di leggerlo o non lo ricorda! O meglio ricorderanno solo ciò che li riguarda più da vicino: massimali per le spese al ristorante, le spese per le notti in hotel, gli indennizzi chilometrici… Tutto ciò aumenta il rischio di errori in caso di spese insolite o non incluse nella politica aziendale.

Affinché queste informazioni vengano trasmesse ai dipendenti, è necessario assicurarsi che siano comprensibili e semplici.

In che modo informare i dipendenti sulla politica aziendale riguardante le spese?

È qui che bisognerebbe mettersi d’impegno! Prima di tutto, bisogna aggiornarla e in seguito presentarla ai dipendenti in una forma semplice e leggibile.

Se possibile, ripensa il tuo documento per presentarlo in veste grafica. In tal modo sarà più leggibile e i lavoratori potranno focalizzarsi direttamente sulle parti che li interessano.

💡 Il nostro consiglio: cercate di presentare rapidamente la politica di spesa ogni anno, ad esempio durante il seminario annuale. Può essere fatto anche utilizzando un breve video inviato a tutti i tuoi collaboratori in cui sono riepilogati i punti importanti e le modifiche!

E poiché la politica di spesa non rappresenta solo delle restrizioni, consigliamo anche di fornire dei consigli utili per rispettarla. Ad esempio, fornendo un elenco di hotel partner o di hotel e ristoranti con un buon rapporto qualità/prezzo.

Far applicare e rispettare la politica delle note spese senza stress

Per evitare incomprensioni e tensioni tra i differenti reparti durante l’approvazione o il rimborso di una nota spese, la cosa migliore è disporre di uno strumento per presentare la policy aziendale in modo intuitivo.

Una soluzione digitale per la gestione delle note spese come N2F, garantisce che le spese sostenute siano conformi alla politica di spesa. Per esempio, se un dipendente inserisce una spesa di 18 € per un pasto al ristorante, l’applicazione gli comunicherà che solo 15 € sono rimborsabili per questo tipo di spesa.

Ma, come abbiamo detto, la politica di spesa non riguarda solo le spese. Con un’applicazione di gestione delle note spese, i collaboratori riceveranno una notifica affinché inviino la loro nota spese in tempo e i manager riceveranno un avviso per approvarli prima di passare in contabilità.

Infine, il software di gestione delle note spese consentirà d’impostare delle regole automatiche per l’inserimento dati che permetteranno di avere tutte le informazioni necessarie senza doverle andare a cercare altrove. Tipo di veicolo, nome del cliente visitato, notti passate in hotel, ecc. Utilizzando un’applicazione per la gestione delle note spese come N2F, si potrà indicare l’obbligatorietà di queste informazioni e il dipendente potrà presentare la sua nota solo una volta completata.

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