Cosa vuol dire essere un’azienda digitale? Cosa s’intende per digitalizzazione e dematerializzazione dei processi? Due fenomeni diventati di grande attualità da quando, ormai quasi due anni fa, la crisi sanitaria causata dal SARS-CoV-2 si è imposta nel nostro quotidiano. L’emergenza legata alla diffusione del virus ha senza dubbio accelerato quel processo di dematerializzazione dei luoghi fisici del lavoro che pure era già iniziato precedentemente. Inoltre, dire addio ai vecchi riflessi di gestione e archiviazione dati porta con sé una nuova mentalità e nuove prospettive di sviluppo.
Tra obblighi sanitari e ottimizzazione della produttività, quali sono i vantaggi e le opportunità della trasformazione digitale aziendale? Scopriamolo insieme.
Sviluppo aziendale 4.0
Digitalizzazione e dematerializzazione, che spesso sono usati come sinonimi, hanno un significato diverso e rispondono a diversi obiettivi.
Cosa vuol dire digitalizzazione?
La digitalizzazione presuppone un cambiamento di prospettiva, un’evoluzione del trattamento dei processi di gestione aziendale che tocca tutti gli aspetti. E, dati alla mano, la digitalizzazione ha un impatto positivo sulla produttività aziendale. Già nel 2017, l’Osservatorio Industria 4.0 del Politecnico di Milano evidenziava che la digitalizzazione aveva permesso un aumento della produttività del 25%. L’analisi era stata condotta su un panel di aziende che avevano investito in tecnologie digitali tra il 2010 e il 2015. Da allora, il processo non si è più fermato. Nel 2018, secondo i dati analizzati dall’Osservatorio Imprese Lavoro INAZ, circa l’81% dei direttori delle risorse umane delle imprese italiane hanno constatato un aumento della produttività dei dipendenti grazie alle tecnologie digitali. Sempre più aziende, in Italia come in Europa, aderiscono a questo cambiamento di prospettiva. Le statistiche sperimentali Istat pubblicate nel marzo 2020 ci dicono che gli investimenti delle aziende in tecnologie dell’informazione e della comunicazione che hanno un impatto diretto sui processi di produzione e rappresentano un volano importante per la crescita e lo sviluppo aziendale. E infatti, nel rapporto Istat pubblicato nell’aprile 2021, l’Istituto di Statistica rileva che in Italia il 55,7% delle imprese ha svolto attività innovative nel triennio 2016-2018. E i risultati si vedono.
Cosa vuol dire dematerializzazione?
Possiamo poi affermare che il concetto di digitalizzazione contiene quello di dematerializzazione. Come? Dematerializzazione vuol dire lavoro agile, senza recarsi necessariamente in ufficio lavorando, invece, da remoto. Ma dematerializzare vuol dire anche convertire un documento cartaceo in formato elettronico. Concretamente: dire addio alla carta non solo in un’ottica di semplificazione dei processi, ma anche al fine di rispondere alle necessità di salvaguardia ambientale, sempre più stringenti. Benché semplice da un punto di vista puramente tecnico, il processo di dematerializzazione deve includere e prevedere la necessità e l’assoluta importanza di preservare il valore giuridico e legale dei documenti così conservati. È quindi fondamentale prevedere dei sistemi di salvaguardia dei dati che risponda, ad esempio, ai criteri della conservazione digitale a norma.
Digitalizzare per crescere
La trasformazione digitale di un’azienda significa innanzitutto l’accettazione di un cambiamento di prospettiva e di metodo. È necessario, infatti, accettare il rischio dell’investimento iniziale sapendo che questo porterà i suoi frutti e ridurrà i costi di gestione aziendali. Possiamo riassumere così i molteplici benefici della digitalizzazione per un’azienda, sia essa un grande gruppo o una PMI:
- Riduzione dei costi
- Espansione del mercato di riferimento
- Miglioramento del quotidiano di dipendenti e dirigenti
- Aumento della produttività
- Riconsiderazione del funzionamento globale dell’azienda
Una volta integrato, e condiviso, l’obiettivo della digitalizzazione va messo in pratica. Come? Ci sono diversi strumenti a disposizione per quelle aziende che decidono avviare il cambiamento:
- Software gestionali per l’automazione dei processi
- Sito internet e piattaforme di vendita online
- Cloud di gestione e conservazione dati
- Realizzazione di un piano per l’allineamento e la gestione delle prerogative GDPR (General data protection regulation), privacy e cyber sicurezza
- Strategie per l’adeguamento legale allo Smart Working
Tra le diverse proposte tecnologiche, l’azienda selezionerà naturalmente quelle più adatte al proprio business.
N2F, l’innovazione al servizio dell’efficienza
Tra i processi aziendali che traggono un beneficio diretto dalla digitalizzazione e dematerializzazione c’è senza dubbio la gestione delle note spese. Abbandonare scontrini e fatture cartacee a favore di una tecnologia di scansione automatica come quella dell’APP e software N2F permette un risparmio di tempo notevole nonché una maggiore affidabilità dei dati trasmessi. Il risparmio di tempo, che sia per i dipendenti che compilano la nota spese, per i manager che la verificano o per il comparto amministrativo che la processa, è un fattore determinante per la produttività aziendale.
Tutte le aziende, dai grandi gruppi alle PMI possono fare affidamento sul software N2F. Ma la soluzione è adatta anche alle società di consulenza oppure agli studi di commercialisti che molto spesso gestiscono la contabilità per conto delle imprese che scelgono di esternalizzare questo servizio. Meno tempo passato a riordinare e catalogare documenti cartacei vuol dire più tempo da dedicare alle attività a più alto valore aggiunto e ai propri obiettivi di produttività.
Le applicazioni Cloud proposte dalla soluzione N2F permettono inoltre la completa dematerializzazione dell’operazione grazie alla praticità di operare attraverso qualsiasi postazione informatica o dispositivo mobile.
Queste funzionalità evidenziano solo alcuni degli innumerevoli vantaggi offerti da una soluzione versatile ed evolutiva che, inoltre, è eleggibili al credito d’imposta. Vuoi saperne di più? Contatta subito i nostri esperti!
