Il controllo delle spese è una questione cruciale per le aziende, ora più che mai. La crisi del Covid-19 ha messo a dura prova la stabilità finanziaria di molte imprese. La necessità di riorganizzare il lavoro e i vari vincoli legati alla gestione della crisi hanno generato spese aggiuntive impreviste. La questione è come controllare meglio le spese aziendali e come risparmiare tempo sui compiti ripetitivi. Ecco quattro passi da fare per ridurre efficacemente i costi e affrontare le difficoltà economiche temporanee o permanenti

Ridurre le proprie spese aziendali

Hai controllato le tue bollette ultimamente? Telefono, internet, assicurazione, spese bancarie, forniture d’ufficio o spese di viaggio… Queste sono tutte strade che possono essere esplorate per ridurre le spese della tua azienda. Non esitare ad eliminare le spese inutili e ricordati di chiedere preventivi alla concorrenza per abbassare i costi.

Naturalmente, tutto questo richiede tempo. Se non avete tempo da perdere, potete chiamare un “cost-killer”. Cos’è esattamente? Gli “ammazzacosti” sono specializzati nella riduzione delle spese aziendali. Il loro lavoro consiste nell’esaminare i documenti dell’azienda per trovare potenziali opportunità di risparmio. Questo può essere molto redditizio per le aziende, soprattutto perché questi specialisti vengono pagati con una percentuale dei risparmi ottenuti. È una soluzione da non trascurare se non si hanno le risorse interne per fare questo lavoro.

Ottimizza la tua situazione fiscale

Anche l’ottimizzazione fiscale aziendale è una leva che può essere attivata per ridurre le spese. Tuttavia, richiede la consulenza di uno specialista. Poiché la legislazione fiscale viene regolarmente aggiornata, a volte è difficile stare al passo con gli ultimi sviluppi. Parlate con il vostro commercialista o con un esperto di ottimizzazione fiscale. Questa strategia potrebbe rapidamente rivelarsi redditizia.

Per esempio, se la tua azienda possiede beni immobili come i tuoi uffici, può essere una buona idea aggiornare le informazioni su questi uffici con le autorità fiscali. L’importo della tassa di proprietà è inizialmente basato sulle informazioni raccolte al momento della costruzione. Tuttavia, gli sviluppi successivi possono cambiare l’importo a vostro vantaggio. Non esitare a far aggiornare i calcoli della superficie per assicurarti che corrispondano agli importi che la tua azienda paga. Questo potrebbe farti risparmiare il 5-10% della tua tassa di proprietà totale.

Un esperto sarà anche in grado di darti consigli su come ridurre la tua tassa aziendale, in particolare in termini di gestione delle perdite. Inoltre, sarà in grado di informarti sui numerosi sistemi di assistenza aziendale come crediti d’imposta e riduzioni fiscali, esenzioni, deduzioni per spese correnti e finanziarie, ecc..

Controlla il tuo processo di convalida delle note spese

Le note spese sono tra le spese ricorrenti più complesse, e a volte le più costose, per un’azienda. È quindi essenziale prendersi del tempo per ripensare questo aspetto delle tue spese e prepararsi al periodo post-Covid. Questo può essere fatto in tre passi.

Controlla la tua politica sui rapporti di spesa

Come vengono rimborsate le spese aziendali? Hai una politica chiara e comprensiva? Hai una visione globale che ti permette di identificare le spese principali dei tuoi dipendenti? Se non l’hai ancora fatto, ti consigliamo di raggruppare le spese per tipo (alloggio, trasporti o viaggi regolari, viaggi all’estero, ecc.). Cerca di semplificare la categorizzazione ma assicurati di coprire tutte le spese che possono essere generate.

Fai attenzione al cosiddetto “bleisure”, un parola che combina “business” e “leisure”. Queste spese sorgono quando i dipendenti prolungano i viaggi di lavoro per motivi personali. Adottare una politica chiara su questa questione al fine di controllare la pratica e garantire una chiara separazione tra spese aziendali e personali..

Migliora la tua gestione dei rimborsi

Non c’è nessun mistero qui. Passare a un processo automatizzato e senza carta è un sicuro vantaggio. Perché? Perché un processo paperless evita un’archiviazione ingombrante. L’archiviazione cartacea rappresenta il 3% dei costi delle note spese e il 15% delle ricevute sono danneggiate o perse. In caso di controllo fiscale, è perfettamente accettabile presentare documenti digitali, purché rispettino un certo numero di regole.  Applicazioni per la gestione delle note spese come N2F permettono l’archiviazione digitale delle note spese in conformità con la legislazione. Se non sei convinto di avere delle note spese completamente paperless, considera di standardizzare le tue relazioni per migliorare l’efficienza e facilitare la verifica.

Identificare i costi che possono essere ridotti

Ottieni un quadro più chiaro delle spese dei tuoi dipendenti utilizzando i report statistici. Sarete in grado di identificare le spese che possono essere ridotte o ottimizzate, o le spese che devono essere più strettamente controllate, ecc..

Seguendo queste tre azioni, il costo delle tue note spese diminuirà significativamente, e renderai le cose più facili per i tuoi dipendenti (niente più ricevute perse e ritardi).

Strumenti digitali per aiutarti nella tua gestione

Anche se la loro implementazione può sembrare scoraggiante, gli strumenti paperless e di automazione dei compiti sono una fonte importante di molti risparmi. Risparmio di tempo, migliore controllo delle spese, migliore reattività, ecc. Ci sono molti argomenti per adottarli nella tua organizzazione.

La soluzione di N2F può, per esempio, essere molto interessante per le aziende che passano molto tempo ad elaborare le note spese o che trovano errori nella loro gestione.

Lo strumento aiuta a risparmiare tempo e ad essere più efficienti, grazie a varie caratteristiche come:

  • Rilevamento automatico dei giustificativi doppi;
  • Calcolo e scorporo automatico dell’IVA. La metà delle spese sono ammissibili per il recupero dell’IVA. Tuttavia, rispetto al tasso medio del 13%, le aziende recuperano solo una media del 7,6%;
  • Conteggio automatico del numero di buoni pasto da distribuire;
  • Circuito di convalida ridotto per le note spese;
  • Conservazione digitale paperless, che fornisce un’ archiviazione centralizzata, leggibile, tracciabile e sicura.

Questo investimento può ripagarsi nel medio termine, facendoti risparmiare tempo e denaro e migliorando la tua redditività.

Attuando queste quattro azioni, riuscirai a ridurre le tue spese a lungo termine e potrai adattarti più facilmente ai vincoli legati alla crisi.