Wer ein Unternehmen leitet, in der IT oder in der Buchhaltung arbeitet, steht oft vor der Frage, wie Daten am besten gespeichert werden sollen. Lange Zeit hieß hier die Standardlösung oft On-Premise. Seit der großflächigen Verbreitung des Internets und gerade in Zeiten von immer mehr Home Office, freuen sich SaaS-Lösungen jedoch zunehmender Beliebtheit. Flexibles Arbeiten erfordert einen schnellen Zugang zu allen benötigten Daten – und das an egal welchem Ort Sie sich gerade aufhalten. Im folgenden Artikel möchten wir Ihnen gerne die Vorteile von SaaS im Verhältnis zu On-Premise aufzeigen.

On-Premise vs. SaaS – was ist der Unterschied?

Um die Vor- und Nachteile von On-Premise und SaaS zu verstehen, müssen Sie zunächst den Unterschied zwischen diesen beiden Lösungen verstehen.

Im Grunde liegt der Hauptunterschied im Hosting der Daten. Bei On-Premise werden die Daten beim Kunden selbst, d.h. in seiner eigenen IT-Umgebung gehostet. Bei SaaS (Software as a Service) wird, wie der Name schon ausdrückt, das Hosting vom Anbieter der SaaS-Software übernommen.

Für welche Lösung sich Unternehmen entscheiden, hängt häufig von deren Größe und ihrem Bedarf an Flexibilität ab. Der Trend geht dabei ganz klar in Richtung SaaS-Lösungen, wir wir im Folgenden erklären möchten.

Warum SaaS-Lösungen immer beliebter werden

Um die immer größere Beliebtheit von SaaS-Lösungen zu verstehen, lohnt sich ein Blick auf das ältere Modell des On-Premise. Dessen großer Vorteil liegt in der Kontrolle: Wenn Sie Ihre Daten selbst hosten, behalten Sie die volle Kontrolle über alles, was mit Ihren Daten passiert – zumindest in der Theorie. Wenn Sie die On-Premise Software in Ihr eigenes IT-System integrieren, können Sie zudem alle weitere genutzte Software mit dieser verknüpfen und haben so ein sehr individuelles und anpassbares System. In dieser Komplexität liegen aber auch die ganz offensichtlichen Nachteile: Sie brauchen in Ihrem Team Mitarbeiter mit den entsprechenden Kompetenzen und verwenden viel Zeit für die Wartung. Hinzu kommen die oft horrenden Kosten. Die größte Gefahr liegt allerdings in einem Ausfall des Servers – in diesem Fall haben Sie keinen Zugriff mehr auf Ihre Daten und das gesamte System ist lahmgelegt.

Die genannten Schwierigkeiten sind der Hauptgrund dafür, dass SaaS immer beliebter werden, denn Sie nehmen Unternehmen einige Sorgen und Arbeit ab. Datenschutz als einzigen Grund für den Einsatz von On-Premise-Lösungen zu nennen, ist heute ebenfalls kein valider Grund mehr, um SaaS kategorisch abzulehnen. Auch externe Lösungen bieten zuverlässigen Datenschutz.

Die klaren Vorteile von SaaS

Software as a Service ist im Gegensatz zu On-Premise eine Cloud-Lösung, die auf einem Abo-Modell beruht. Alle Ihre Daten befinden sich in der Cloud des Anbieters. Das erscheint zunächst beängstigend, weil Sie gefühlt die Hoheit über Ihre Daten verlieren. Sie brauchen sich jedoch keine Sorgen machen. Die meisten SaaS-Anbieter haben diese Ängste ihrer potenziellen Kunden erkannt und bieten Ihnen Top-Datenschutz.

Das Hosten Ihrer Daten in einer Cloud nimmt Ihnen die gesamte Vorarbeit ab, die Sie bei On-Premise-Lösungen haben. Sie können die Software direkt nutzen und benötigen weder teure Server noch neues Personal. Statt der oft sehr teuren Lizenz der On-Premise-Software zahlen Sie lediglich eine Abo-Gebühr. Da Sie Abos in der Regel auch schnell wieder beenden können, gehen Sie zugleich weniger Risiko ein, falls Sie mit der Lösung nicht voll zufrieden sein sollten.

Sie fragen sich, ob die Flexibilität von SaaS-Lösungen mit der von On-Premise mithalten kann? Ja, lautet hier die klare Antwort. SaaS-Lösungen sind inzwischen so konzipiert, dass sie sich problemlos in Ihr System einbinden lassen und Ihre restliche Software nicht behindern.

Für welche Lösung Sie sich entscheiden sollten

Sie haben nun einen kleinen Überblick über die Vor- und Nachteile von On-Premise und SaaS erhalten und erfahren, warum sich immer mehr Unternehmen Richtung SaaS orientieren. Für welche Lösung Sie sich letztlich entscheiden, ist eine sehr individuelle Entscheidung. Dennoch möchten wir Ihnen gerne ein paar Hinweise geben, die Ihnen die Entscheidung erleichtern könnten.

Als großer Konzern, der die volle Kontrolle behalten möchte und über entsprechende Ressourcen verfügt, sind Sie vielleicht noch nicht von SaaS überzeugt und bleiben lieber bei den altbekannten On-Premise-Lösungen.

Falls Sie eher in die Kategorie der kleinen und mittleren Unternehmen fallen, ist On-Premise für Sie eventuell gar nicht erschwinglich oder aber viel zu komplex. Hier lohnt es sich, auf SaaS zu setzen, um flexibel zu bleiben und die volle Kostenkontrolle zu behalten. Ein großer Vorteil liegt sicher darin, dass SaaS-Lösungen Ihnen die gesamte Hintergrund- und Vorarbeit abnehmen und Sie nicht erst einen IT-Experten im Team brauchen, um starten zu können. Außerdem sind viele Abo-Modelle so flexibel, dass Sie sie an Ihre Bedürfnisse genau anpassen können. Sollte der Bedarf wachsen, ist meist auch später noch ein Upgrade möglich.

Die SaaS-Lösung N2F

Nachdem Sie nun alles Wissenswerte über SaaS erfahren haben sowie deren Vorteile gegenüber On-Premise kennengelernt haben, möchten wir Ihnen gerne unsere SaaS-Lösung N2F als konkretes Beispiel vorstellen. So können Sie besser nachvollziehen, wie SaaS Ihnen von Nutzen sein kann.

N2F ist eine SaaS-Lösung, die für den Bereich der Reisekostenabrechnung konzipiert wurde. Falls Ihre Mitarbeiter regelmäßig auf Geschäftsreisen gehen, kennen Sie sicher die hohen Datenmengen, die in der Reisekostenabrechnung entstehen. Die Reisenden müssen zahlreiche Rechnungen sammeln und einreichen und die Buchhaltung hat mit Tages- und Kilometerpauschalen einiges an Rechenarbeit.

An diesem Punkt knüpft N2F an und versucht, Sie bei der Datenbewältigung durch ein neues Konzept zu unterstützen. Da wäre zunächst die intelligente Smartscan-Funktion, durch die Ihre Mitarbeiter ganz einfach ein Foto der bezahlten Rechnungen aufnehmen können, um diese so zu digitalisieren. Die Daten werden dabei ganz bequem direkt in Ihr Buchhaltungssystem übermittelt und Sie können der alten Zettelwirtschaft Lebewohl sagen.

Die Hilfe in Sachen Buchhaltung geht aber noch weit über die Scan-Funktion hinaus. N2F ermöglicht Ihnen beispielsweise durch direkte Anbindung an Ihre FiBu-Software, die erneute Eingabe der Daten zur Umsatzsteuerrückerstattung zu vermeiden und damit eine Menge Zeit zu sparen.

Als wahrer Rechtsexperte kennt N2F übrigens alle geltenden Gesetze und gesetzlichen Regelungen und hilft Ihnen dadurch, Fehler zu vermeiden. Sie sparen auf ganzer Linie Zeit und Nerven!

N2F ist wie Sie sehen das ideale Beispiel einer gelungenen SaaS-Lösung und könnte auch Ihnen helfen, Ihre Reisekostenabrechnung leichter zu bewältigen. Falls Sie N2F einfach mal ausprobieren möchte, kontaktieren Sie gerne unser Experten-Team für eine ausführliche Beratung.