Gestire e sorvegliare periodicamente la contabilità aziendale è fondamentale per conoscere lo stato di salute del proprio business.
Contabilizzare i ricavi realizzati e le spese e i costi sostenuti affinché si possano avere informazioni sulle perdite e/o sui profitti sembra semplice ma a volte tale operazione è resa complicata dalla presenza di altre voci contabili che non possiamo ignorare: ammortamenti, debiti, pagamenti in contanti…
Come fare quindi per tenere correttamente la propria contabilità, senza commettere errori e perdere del tempo prezioso ?
Controllare almeno mensilmente le spese
Per tenere correttamente la contabilità aziendale è importante:
1) Prendere in considerazione tutte le voci di costo, anche quelle più piccole. A volte infatti capita che alcune spese passino inosservate: spese per trasferte, pagamenti in contanti…;
2) Definire una periodicità per la registrazione e il controllo delle spese. Anche se in Italia non esiste una regola prestabilita, in genere le aziende possono scegliere di tenere la contabilità ogni mese, ogni tre o sei mesi oppure in maniera constante se si ha la possibilità di digitalizzarla tramite l’implementazione di un software per la gestione contabile.
Se non si hanno le possibilità di sostenere i costi di un programma di gestione integrato, il controllo mensile dei costi rappresenta un’ottima soluzione per assicurarsi che le spese siano registrate correttamente. Inoltre si può far coincidere la chiusura contabile mensile con il momento della consegna delle note spese.
Tenere un registro Prima Nota
La Prima Nota Contabile è un documento non obbligatorio per registrare tutte le operazioni e i movimenti finanziari di un’azienda. Essa serve a preparare, analizzare e verificare le scritture contabili più complesse che verranno inserite nel Libro Giornale. Non ha una forma determinata ma ci sono alcune regole da rispettare:
- Inserire le transazioni in ordine di data;
- Indicare l’importo (singolo e totale) e il documento di riferimento (fattura o ricevuta);
- Includere una breve descrizione sulla natura del movimento.
Questo documento può essere redatto su un semplice foglio Excel oppure si possono utilizzare dei programmi gratuiti o a pagamento più completi che permettono di:
- Essere più precisi nella registrazione dei dati;
- Automatizzare i calcoli;
- Fare delle analisi comparative;
- Integrarsi con altri programmi di contabilità.
Di seguito, una lista delle soluzioni digitali per compilare facilmente la Prima Nota:
- Prima Nota Semplice: un software immediato ed efficiente per avere sempre sotto controllo i flussi giornalieri, sia in entrata che in uscita, senza necessità di avere nozioni di contabilità.
- Prima Nota Cloud: un’applicazione mobile disponibile su App Store e Google Play per la gestione della contabilità personale o aziendale;
- Logiko Prima Nota e Fatturazione: un software per la contabilità aziendale semplice e funzionale nato per gestire l’amministrazione delle piccole e medie realtà commerciali, che non tengono la contabilità in azienda perché la affidano al commercialista, ma si limitano a gestire scadenzari attivi e passivi, prima nota, DDT, fatture e note di credito;
- Fatture in Cloud: un programma molto pratico perché i movimenti in prima nota si creano in automatico non appena si registrano le fatture in entrata e in uscita.
Archiviare tutti i giustificativi
Fatture, ricevute, scontrini e ogni altro tipo di giustificativo contabile emessi o ricevuti devono essere sempre registrati e ben archiviati per alcuni anni ai fini fiscali per consentire la deduzione di costi o la detrazione dell’IVA.
Grazie all’entrata in vigore della fatturazione elettronica, l’archiviazione e la conservazione sostitutiva sono diventate pratiche abbastanza semplici. Per tutti gli altri documenti si può ricorrere a delle soluzioni di archiviazione online, come Google Drive o Dropbox, o in generale, se si utilizzano dei software per la contabilità, la funzione di archiviazione è inclusa nel programma.
Un’APP per la dematerializzazione delle note spesa
Tra le spese che occorre monitorare e registrare costantemente, vi sono i rimborsi spese ai dipendenti che hanno anticipato dei costi in nome e per conto dell’azienda.
Per semplificare e velocizzare la rendicontazione di questa tipologia di costi, sempre più imprese ricorrono a delle soluzioni per la gestione dematerializzata della nota spesa.
N2F è un’APP mobile per la gestione digitale delle note spese facile da usare e intuitiva. Grazie alla scansione intelligente, basta scattare una foto del giustificativo con il proprio smartphone per estrarre e registrare automaticamente tutti i dati importanti (data della spesa, importo, valuta, chilometri percorsi…).
Grazie all’applicazione N2F è inoltre possibile:
- Conservare digitalmente a norma i giustificativi cartacei per 10 anni;
- Approvare la nota spesa o le note spese di cui siete responsabili in base a un workflow configurabile;
- Risparmiare tempo usando un pannello di controllo sintetico delle spese professionali;
- Visualizzare il superamento dei massimali autorizzati o altri messaggi di allerta (spese nei fine settimana…);
- Generare il tracciato dati di scritture contabili da inserire nel gestionale aziendale;
- Procedere rapidamente al rimborso dei dipendenti;
- Monitorare in tempo reale il budget per le trasferte.
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