Per garantire la sua competitività, un’azienda deve avere una visione chiara delle spese e controllarle rigorosamente. Ma per essere efficaci occorre dotarsi degli strumenti adatti! Dovete scegliere quelli che vi permetteranno di avere una visione globale dei vostri flussi e prendere le giuste decisioni strategiche per il vostro business.
Perché è fondamentale controllare le spese aziendali?
In un contesto economico in continua evoluzione, le aziende devono avere una visione chiara dei propri flussi di cassa. Questo consentirà loro di prendere decisioni a lungo termine, ma anche di poter anticipare meglio le fluttuazioni del mercato.
Come può aiutarvi una soluzione per la gestione delle note spese?
È probabile che quando si parli di controllo delle spese non venga subito in mente una soluzione per la gestione delle note spese. Eppure, sappiate che potrebbe diventare una vera alleata per migliorare i vostri processi interni!
Infatti vi offrirà una visibilità globale sulle spese e delle analisi approfondite, ma anche una visione degli insoluti, permettendovi di gestire al meglio il flusso di cassa aziendale.
#1 – Trasmissione immediata delle spese
I vostri dipendenti possono inviare immediatamente le spese effettuate tramite un’applicazione per le note spese. Tutto quello che devono fare è scattare una foto della ricevuta e il software estrae tutte le informazioni per completare la nota spese: data, importo, fornitore, P. IVA, ecc.
Tutto quello che devono fare è cliccare su un pulsante e la nota spese verrà inviata! Raccogliendo le spese istantaneamente, risparmierete tempo e vi assicurerete che tutte le informazioni siano fornite in tempo. Niente più rischi di perdere i giustificativi, e non ci sarà più bisogno di andirivieni tra contabile, manager e dipendente per correggere gli errori sulla nota!
Inoltre, un’applicazione come N2F dà la possibilità di inviare automaticamente le note spese correnti in una determinata data. Potrete, ad esempio, decidere che tutte le note spese aperte vengano inviate automaticamente in validazione il 20 del mese: così avrete una miglior visione delle spese correnti e potrete anticipare in tutta tranquillità i rimborsi ai dipendenti.
#2 – Convalida automatica delle spese
Una soluzione per la digitalizzazione delle note spese deve essere completamente configurabile per adattarsi alla politica di spesa di ogni azienda. Niente più sorprese, i rimborsi saranno effettuati solo per le spese che rientrano nella vostra policy!
Ad esempio, se avete fissato un limite di 25€ per pasto e per ospite, il software di nota spese sarà in grado di rilevare le spese eccessive e avvisare il dipendente che verranno rimborsati solo 25€.
Come potete vedere, una soluzione per le note spese è un ottimo modo per individuare immediatamente le spese non conformi, ma anche per controllare e limitare le spese dei dipendenti in viaggio d’affari.
#3 – Analisi del budget e controllo dei costi
Per aiutarvi a prendere decisioni strategiche per la vostra azienda, avete bisogno di informazioni in tempo reale.
Grazie ai moduli statistici forniti dal software di rendicontazione, potrete visualizzare l’andamento dei flussi di cassa dell’azienda. L’ideale per l’analisi del budget e il controllo dei costi.
É così possibile estrarre i dati legati ad un progetto, ad un cliente o ad un centro di costo:
- Spese classificate per categoria (pasti, viaggi, pernottamenti, ecc.)
- Spese per dipendente o dipartimento
- Spese per progetto
- Consumo di carburante
- Periodo di rimborso
- …
Ad esempio, potrai generare un report mensile sulle spese per i viaggi di lavoro e confrontarlo con il budget assegnato. Se il limite è superato, sarà più facile intraprendere azioni correttive o adeguare il budget per i prossimi mesi.
💡 Grazie ai moduli statistici, potrai facilmente estrarre i costi sostenuti per conto di un cliente per poterglieli rifatturare.
#4 – Contabilizzazione dei costi
La contabilizzazione delle note spese verrà ad aggiungersi all’analisi finanziaria del vostro gestionale contabile.
Potrai così valutare la redditività di un cantiere o di un progetto in maniera globale, includendo nell’analisi le note spese e le entrate associate.
Un’applicazione per la digitalizzazione delle note spese come N2F vi offrirà analitiche personalizzate:
- Centri di costo
- Commesse e Progetti
- Clienti
- Altre specifiche ad ogni cliente…
#5 – Analisi dei Dati
Parliamo di business intelligence per definire i processi decisionali sulla base di dati aziendali. Questo tipo di governance è essenziale per reagire rapidamente ai cambiamenti, anticiparli al meglio e ottimizzare le spese.
Non solo i vostri dati contabili sono preziosi per aiutarvi a determinare le aree di sviluppo o di crescita per gli anni a venire, ma anche i punti su cui bisogna essere vigilanti. Prendendo le vostre decisioni sulla base dei fatti e non su supposizioni, garantite la sostenibilità della vostra attività!
Forse non lo credevi possibile, ma una soluzione per le note spese fornisce dati precisi e aggiornati sulla situazione contabile dell’azienda. Caricando le spese dei dipendenti sugli assi contabili, potrete avere una panoramica generale. Inoltre, i diversi assi analitici vi offriranno una visione a 360° di tutte le informazioni disponibili.
Una soluzione di note spese collegata al vostro gestionale contabile vi offre una migliore visione e un migliore controllo delle spese in tempo reale. Tra incasso istantaneo delle spese, validazione automatica, dashboard e analisi dei dati, potrete gestire le vostre spese aziendali in modo più efficace.
In questa maniera potrete prendere decisioni strategiche basate su informazioni accurate e ridurre i rischi di spese eccessive (comprese le anomalie o errori).
Ottimizzate subito la gestione delle spese e migliorate la redditività della vostra attività passando a un’applicazione per le note spese!
