Con il termine «trasferta di lavoro» si intende il temporaneo spostamento della sede lavorativa per un periodo che può andare da un giorno a diverse settimane.
La trasferta non va confusa con il trasferimento: infatti in quest’ultimo caso il cambiamento del luogo di lavoro è definitivo.
Le trasferte possono avvenire all’interno del comune nel quale si trova la sede lavorativa indicata nel contratto del dipendente o al di fuori, sia in Italia sia all’estero.
Per ogni viaggio d’affari, il dipendente può aver diritto ad un’indennità di trasferta o diaria, ovvero un compenso per ogni giorno lavorato fuori sede che si aggiunge al salario normalmente percepito e il cui ammontare è di solito stabilito dal CCNL di riferimento.
Oltre alla diaria, il lavoratore ha anche diritto a un’indennità chilometrica (se il dipendente utilizza la propria automobile per gli spostamenti) e al rimborso per le spese di viaggio, di trasporto, di vitto e alloggio (ma solamente per le trasferte oltre 10km dal luogo di lavoro abituale).
Per calcolare il rimborso spese esistono 3 metodi:
- Forfettario: il dipendente percepisce in busta paga un rimborso fisso indipendente dalle spese realmente effettuate;
- Analitico o a piè di lista: il dipendente compila una nota spese con il dettaglio di tutti i costi sostenuti durante la trasferta per ottenerne il rimborso;
- Misto: il dipendente percepisce un’indennità analitica e un’indennità forfettaria.
Trasferte nazionali e trasferte internazionali
Esistono delle differenze o dei fattori a cui prestare attenzione a seconda che la trasferta sia avvenuta in Italia o all’estero?
Importi e tassazione
Le due principale differenze risiedono negli importi delle indennità di trasferte e nel trattamento fiscale:
- Nel caso del rimborso forfettario, il limite per stabilire l’importo del rimborso fisso è diverso: 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia e 77,46 euro al giorno per le trasferte internazionali (oltre questi limiti il rimborso è considerate un reddito e quindi sarà imponibile);
- Alcune voci di spesa dette marginali (telefono, parcheggio, autostrada) non sono soggette all’IRPEF (non sono considerati come reddito) entro certi limiti : 15,49 euro al giorno per gli spostamenti in Italia e 25,82 euro al giorno per i viaggi d’affari in un paese estero.
- Quando si sceglie un rimborso misto, gli importi da non superare per evitare la tassazione IRPEF, sono: 30,99 euro al giorno per l’Italia e 51,65 euro al giorno per l’estero quando si offre vitto oppure alloggio, 15,49 euro al giorno per l’Italia e 25,82 euro al giorno per l’estero se si fornisce vitto e alloggio.
L’IVA
Nel caso di IVA intracomunitaria (spesa effettuata in un Paese membro dell’Unione Europea) l’aliquota di referenza è quella applicata nel Paese in cui è avvenuta la transazione e può essere deducibile.
Nel caso di IVA extracomunitaria (spesa effettuata in un Paese extraeuropeo), le regole e la normativa saranno diverse in funzione del Paese visitato. Molto spesso, in questa ultima ipotesi, può essere complicato ed oneroso avviare le pratiche per il recupero dell’IVA.
Valute e tassi di cambio
Se le trasferte avvengono al di fuori della zona euro, ovvero in quei paesi che non sono membri dell’Unione Europea e che non adottano l’euro come valuta ufficiale, si pone la questione di come gestire il rimborso per le spese effettuate in una valuta diversa e quindi di quale tasso di cambio bisogna applicare.
Inoltre, per gli spostamenti all’internazionale, alcuni giustificativi di pagamento possono essere illeggibili: per esempio una fattura emessa in un paese che utilizza un alfabeto non latino. In questo caso, alcuni trasfertisti potrebbero approfittarne per gonfiare l’importo della somma anticipata.
La gestione della note spese può quindi risultare difficile, soprattutto se: 1) in una stessa trasferta si visitano più paesi (e di conseguenza la nota spesa può essere multi-valuta); 2) se la propria azienda non è dotata di un software per la gestione digitale delle note spese; 3) se non è possibile fornire al dipendente una carta di credito o di debito aziendale.
I nostri consigli per semplificare e gestire al meglio le trasferte all’estero.
Anticipare le spese e ottimizzare le trasferte estere
É una buona regola prenotare e saldare in anticipo tutte le spese relative al trasporto (aereo, treno, noleggio auto) e all’alloggio via dei siti specializzati o delle agenzie viaggio. In questo modo, non solo si possono ottenere delle tariffe business vantaggiose ma si avrà anche una migliore visibilità sui costi imputabili alla trasferta.
Oltre a ciò, se nel corso dell’anno si prevedono di visitare più sedi e/o più clienti in uno stesso paese o in paesi vicini, cercate di condensare queste visite nel tempo. Questo permetterà di guadagnare in produttività e di rendere le trasferte più redditizie.
Una Travel Policy chiara e definita
Redigere e mettere a disposizione del personale una politica delle spese servirà a chiarire quali sono le spese rimborsabili dall’azienda per le trasferte nazionali e quelle internazionali.
Questo documento deve essere conciso, strutturato, dettagliato e personalizzato in base ai bisogni aziendali.
In genere, le informazioni indispensabili che deve contenere una Travel Policy sono:
- Rimborsi: quali spese sono rimborsate e come sono calcolate;
- Norme interne: limiti massimi di spesa in funzione della categoria (pasto, trasporto, …), se una funzione o/e un reparto specifico avranno diritto o meno a rimborsi più o meno elevati, ecc… ;
- Conservazione dei giustificativi di spesa: le regole e le procedure per la gestione delle note spesa e la conservazione dei giustificativi ;
- Trasferte all’estero: che tipo d’assicurazione è prevista e che moneta e tasso di cambio saranno utilizzati.
Un’APP per digitalizzare e semplificare il trattamento delle note spese
Implementare un software e una APP mobile per il trattamento digitale delle note spese può rivelarsi molto utile nel caso in cui si debbano contabilizzare e monitorare le spese associate alle trasferte internazionali.
Infatti, grazie alla soluzione N2F per l’elaborazione delle note spese digitali sarà possibile gestire automaticamente le diverse valute dato che il software è collegato direttamente alla Banca centrale, il che permette di avere i tassi di cambio in tempo reale. Inoltre sarà anche possibile calcolare l’IVA recuperabile laddove la legislazione fiscale lo permette.
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