Le note spese mal gestite possono diventare rapidamente ingombranti e dispendiose in termini di tempo. Come si può stabilire una politica di gestione più chiara che porti a rimborsi più rapidi? Scopri i consigli da seguire!

Quando i dipendenti sostengono spese con mezzi di pagamento personali nello svolgimento di missioni per conto dell’azienda, si aspettano di essere rimborsati rapidamente. Questo è particolarmente vero se gli importi in questione sono significativi. Un viaggio d’affari che include diverse notti in un hotel, pasti e biglietti ferroviari o aerei può mettere a dura prova il loro budget.

L’azienda ha anche un interesse personale a rimborsare le note spese il più rapidamente possibile. In caso contrario, la motivazione e la fiducia dei suoi dipendenti ne risentiranno inevitabilmente. Ritardi significativi potrebbero anche portare a controversie potenzialmente gravi.

Scopri i nostri quattro consigli per garantire che le note spese dei dipendenti siano rimborsate più velocemente e senza errori. Questo garantirà un clima di fiducia all’interno della tua azienda

1. Incoraggiare i dipendenti a presentare le note spese in tempo

Presi dalle loro agende, o semplicemente per distrazione, i dipendenti hanno la tendenza a presentare le loro note spese in ritardo. Ma prima li presentano, più velocemente saranno rimborsati. Assicuratevi di incoraggiare i vostri dipendenti a presentare le loro spese, per il loro stesso bene!

Per esempio, fissa una scadenza per la presentazione delle note spese per incoraggiare i tuoi dipendenti ad agire rapidamente. Se opti per questa soluzione, assicurati di comunicare i vantaggi. Spiegate perché questa scelta sarà benefica per tutti e come porterà a un rimborso più rapido delle spese sostenute. Agisci per gradi, con trasparenza e istruzione. I cambiamenti saranno meglio compresi e più facilmente accettati

2. Ripensare il tuo sistema di note spese

Se le note spese vengono rimborsate in ritardo, può anche essere perché sono semplicemente mal preparate. Questo accade spesso quando i dipendenti dimenticano di allegare le ricevute o perché le note spese contengono spesso errori.

Per far risparmiare tempo a tutti i tuoi dipendenti, e in particolare al tuo ufficio contabilità, esamina le tue note spese e determina come puoi migliorarle. Allo stesso tempo, stabilisci una politica di rimborso spese più chiara e trasparente. Per esempio, comincia ad elencare i diversi tipi di spese rimborsate dall’azienda, dal trasporto, all’alloggio, ai pasti, ad altre spese come l’acquisto di attrezzature. Per tutte queste voci, fissa un limite massimo di spesa per aiutare a mantenere il flusso di cassa. Per esempio, offri un’indennità per hotel o per pasto. Potresti anche collaborare con una compagnia di taxi o una catena di hotel per beneficiare di tariffe negoziate.

Un’altra buona idea è quella di optare per strumenti tecnici che semplificano i compiti dei vostri team, come l’applicazione di gestione delle note spese N2F

3. Usa l’automazione per generare risparmi di tempo per il tuo ufficio contabilità

Migliorare le note spese e rivedere il loro sistema di elaborazione può migliorare la gestione di questi documenti e dei relativi pagamenti. Tuttavia, è importante che questo non crei un collo di bottiglia nell’ufficio contabilità, che può diventare rapidamente sovraccarico.

N2F fornisce alle aziende risposte concrete per prevenire questi colli di bottiglia:

  • Automatizzazione del controllo. I dipendenti usano semplicemente il loro smartphone per scattare una foto della loro nota spese. Il documento viene poi trasmesso direttamente all’ufficio contabilità e ad altri uffici, se necessario. È possibile utilizzare la scansione intelligente dell’applicazione N2F per catturare istantaneamente tutti i dati necessari per registrare le spese, come gli importi, le valute, le date o anche le aliquote IVA.
  • Trasmissione in tempo reale dei documenti. Le note spese e gli elementi che contengono sono presentati in tempo reale. Il team di contabilità riceve queste informazioni progressivamente man mano che vengono presentate. In questo modo, non c’è nessun collo di bottiglia nel dipartimento di contabilità durante i periodi critici come la fine del mese.

4. Implementare processi di convalida efficaci

Il processo di convalida e approvazione di ogni nota spese dei dipendenti è un passo cruciale.

Per i team di contabilità, che molto spesso usano ancora  I file Excel, questo è un compito potenzialmente dispendioso in termini di tempo. Devono controllare ogni spesa, le potenziali omissioni, il rispetto dei budget, ecc. I rischi di errori e di perdita di documenti sono significativi.

Passare alla gestione paperless delle note spese può farti risparmiare tempo prezioso e dare alla tua azienda un vantaggio.

Se si utilizza un software di gestione delle note spese come N2F, i dati come gli importi, le valute e le date vengono recuperati automaticamente. Questi dati passano poi attraverso un processo di verifica operativa e amministrativa prima di essere convalidati.

Intuitivo e potente, l’APP e software di gestione N2F può essere utilizzato per personalizzare le varie fasi di approvazione e si adatta alle esigenze specifiche della tua organizzazione. Le note spese vengono inviate direttamente alle persone giuste. I file di registrazione contabile e i bonifici SEPA per rimborsare i dipendenti sono generati automaticamente. Il ciclo è chiuso!

Rimborsa le note spese dei tuoi team più rapidamente con l’applicazione N2F. Ergonomica e personalizzabile, la soluzione fornisce un processo completamente paperless per la gestione delle note spese dei dipendenti e offre una vasta gamma di funzioni. Fai risparmiare tempo ai tuoi dipendenti, ottimizza il tuo budget e concentrati sulle attività ad alto valore aggiunto!