La politica aziendale sulle note spese fornisce un quadro di riferimento per il rimborso delle spese professionali… a patto che sia attentamente controllata e monitorata! La posta in gioco: rendere più fluidi i processi, risparmiare denaro e garantire la soddisfazione dei dipendenti. Come potete gestire le vostre note spese nel modo più efficiente e veloce possibile? Scoprite questi cinque consigli per ottimizzare l’attuazione della vostra politica sulle note spese!
1. Mettete regolarmente in discussione la vostra politica sulle note spese
Per controllare e monitorare la vostra politica di rendicontazione delle spese, essa deve essere stabilita a monte in modo chiaro, conciso e coerente. La politica deve stabilire le regole per il rimborso delle spese: ciò aiuta i dipendenti quando devono sostenere una spesa aziendale ed è di aiuto al reparto contabilità quando si devono rimborsare tali spese.
Vero e proprio insieme di regole interne per il rimborso delle spese aziendali, la politica di rimborso spese deve essere non solo attentamente studiata, ma anche aggiornata nel tempo.
- Stabilire una politica sulle note spese chiara, concisa e coerente: regole più semplici saranno meglio comprese e applicate all’interno dell’azienda. Deve essere breve, ma accurata, per tenere adeguatamente sotto controllo le spese. In questo modo sarà molto più facile gestire le vostre note spese.
- Riesaminate e aggiornate la vostra politica sulle note spese: lo sviluppo della vostra attività genera nuove spese? Avete notato che una regola è fraintesa o inappropriata? Le regole attuali stanno cambiando? Aggiornate regolarmente la vostra politica di rendicontazione delle spese per assicurarvi che rimanga efficace.
I processi di gestione si basano direttamente sulla vostra politica di rendicontazione delle spese:
- Quando viene presentata una nota spese, il manager verificherà che il dipendente abbia rispettato la scadenza, il limite di spesa e le condizioni di ammissibilità per il rimborso – pasti o spese di viaggio autorizzate, ricevute valide, ecc.
- Dopo l’approvazione, l’ufficio contabilità rimborserà la spesa in conformità con i termini e le condizioni stabilite nella nota spese – termine di rimborso, notifica ai dipendenti, ecc.
Una politica adeguatamente sviluppata e rivista regolarmente faciliterà la gestione delle vostre note spese. Risparmierete tempo e ridurrete i vincoli!
2. Approfittate di soluzioni automatizzate e paperless
I processi di gestione delle note spese sono numerosi e richiedono molto tempo. Per controllare e monitorare meglio la vostra politica di gestione delle note spese, dotatevi di una soluzione automatizzata e paperless. I vantaggi diretti:
- Risparmio di tempo: I processi automatizzati richiederanno solo pochi clic, in conformità con la vostra politica di spesa. Con l’applicazione N2F per la gestione delle note spese potete configurare i processi in base alla vostra politica, per un’implementazione rapida e personalizzata. Esempio: cosa succede se un utente cerca di aggiungere una spesa non rimborsabile? L’applicazione, in funzione delle vostre impostazioni, bloccherà automaticamente la spesa o vi avviserà immediatamente.
- Migliore affidabilità: limitando l’intervento umano, si evitano gli interventi ripetitivi e fastidiosi dell’elaborazione manuale, che possono essere soggetti a costosi errori. Inoltre, l’applicazione N2F apre le porte alla conservazione digitale a norma: le vostre note spese paperless eliminano il rischio di perdere o danneggiare i documenti e riducono i costi.
- Miglioramento della soddisfazione dei dipendenti: intuitiva e coinvolgente, la soluzione N2F per la gestione delle note spese è facile e piacevole da usare. I vostri dipendenti non sprecheranno il loro tempo per inserire le spese e la loro soddisfazione sarà immediata.
Il controllo e il monitoraggio della vostra politica sulle note spese sarà notevolmente facilitata da una soluzione automatizzata e paperless.
3. Un pugno di ferro contro il “bleisure”!
Combinazione di “business” e “leisure” (tempo libero), il termine bleisure nasce quando un dipendente prolunga un viaggio di lavoro per il proprio vantaggio personale. Un dipendente può prolungare il suo viaggio di lavoro all’estero includendo il fine settimana, ad esempio, per andare a visitare la città. Evitate le spese in eccesso!
Per controllare il modo in cui vengono rimborsate le spese aziendali, fate attenzione al bleisure nella vostra politica di rimborso spese:
- Decidete se accettare o meno le spese.
- Fornite una guida pratica, che chiarisca la separazione tra le spese aziendali e quelle personali.
4. Non dimenticate l’IVA
Il recupero dell’IVA può essere una fonte sostanziale di risparmio per l’azienda. Includete le regole sull’IVA nella vostra politica sulle note spese per tenere i vostri dipendenti ben informati e per recuperare l’intero importo a voi dovuto!
Ancora una volta, una soluzione di gestione automatizzata e paperless vi aiuterà a ottimizzare il recupero dell’IVA, in conformità con le regole stabilite nella vostra politica sulle note spese:
- I dipendenti possono inserire le informazioni in modo più semplice e veloce.
- Le ricevute vengono scansionate e sono immediatamente disponibili per la verifica.
- I documenti sono conservati in modo sicuro e paperless.
Nota: l’applicazione N2F supporta dati multi-valuta che consentono di gestire le note spese all’estero.
5. Identificate gli errori… e le frodi
Una politica sulle note spese ben controllata è una politica che viene rispettata da tutti i dipendenti dell’azienda. A parte gli errori, le frodi sulle spese aziendali sono frequenti… Come si può ridurre il fenomeno? L’ufficio contabilità deve prestare particolare attenzione nella convalida delle note spese. Una soluzione digitale è una risorsa significativa: l’applicazione gestionale identifica automaticamente i duplicati e segnala le voci che contravvengono alla politica sulle note spese. È essenziale che le aziende controllino e monitorino le loro politiche sulle note spese per garantire di disporre di pratiche corrette. Se l’ufficio contabilità viene direttamente coinvolto nel processo di spesa, una soluzione efficiente per la gestione delle note spese si rivelerà un supporto fondamentale: per risparmiare tempo, evitare errori e migliorare la soddisfazione dei dipendenti.
