Il vostro software di contabilità scarica automaticamente le vostre transazioni bancarie? Il vostro provider di posta elettronica elimina lo spam e le email spazzatura dalla vostra casella di posta? Entrambe queste situazioni sono esempi di l’automazione robotica dei processi.
Nonostante ciò che potreste credere, l’automazione robotica dei processi fa già parte della vostra vita quotidiana, dalla compilazione di moduli all’accesso alle applicazioni.
In questo articolo approfondiremo cos’è l’automazione robotica dei processi e come potete sfruttare appieno i suoi vantaggi nella vostra organizzazione.
Cos’è l’RPA?
L’automazione robotica dei processi, nota come RPA, è un tipo di tecnologia software che automatizza le attività ripetitive. Questi programmi utilizzano i robot per imitare le azioni umane, rendendo più efficienti e precise le attività quotidiane.
Ecco alcuni esempi di RPA:
- Elaborazione delle transazioni contabili
- Scraping di dati web
- Eliminazione delle email di spam dalla vostra casella di posta
- Registrazione delle transazioni bancarie nella contabilità generale
- Automatizzazione dei pagamenti delle spese
- Generazione di report
- Copiare e incollare dati
- Elaborazione fatture
- Aggiornamento dei conteggi dell’inventario
Molte di queste attività si svolgono quotidianamente nella vostra azienda, rendendo l’RPA una componente essenziale delle operazioni. L’RPA funziona utilizzando sequenze di tasti e script in un’applicazione software. I robot comprendono ed elaborano il contenuto dello schermo, estraggono dati e navigano nel sistema, lavorando virtualmente senza la necessità di uno schermo fisico.
I vantaggi dell’implementazione della RPA
L’RPA ha modernizzato le pratiche aziendali banali e obsolete, offrendo l’opportunità di semplificare le operazioni e assumere un maggiore controllo sulla salute finanziaria di un’organizzazione.
1 – Maggiore efficienza
L’RPA migliora l’efficienza automatizzando attività che normalmente richiederebbero input manuali, come l’immissione di dati. Il vostro team non avrà più bisogno di trascorrere ore a completare attività ripetitive. Possono invece concentrarsi su altre attività a valore aggiunto, come trovare nuovi clienti, nuove opportunità di crescita o promuovere l’innovazione.
2 – Risparmio sui costi
Uno dei principali vantaggi dell’RPA è la possibilità di risparmiare denaro. Invece di aver bisogno di un contabile a tempo pieno, potreste scegliere di investire in un software di contabilità e assumere una persona part-time per supervisionare tutto. Riducendo i costi, la vostra azienda migliora i profitti senza sacrificare l’integrità e l’accuratezza dei dati.
3 – Più di precisione
L’RPA riduce gli errori di elaborazione, come la trasposizione delle cifre o la mancata registrazione di una transazione. Questa maggiore accuratezza porta a report finanziari più precisi, aiutandovi a prendere decisioni informate sul futuro della vostra azienda.
La precisione è essenziale anche quando si tratta di report ai fini fiscali, come nel caso delle dichiarazioni dei redditi.
4 – Maggiore soddisfazione dei clienti e dei dipendenti
L’RPA può far felici i vostri clienti e i vostri collaboratori. Ad esempio, automatizzare l’elaborazione delle fatture con il software RPA migliora l’immagine del marchio perché i vostri clienti hanno un formato di fattura familiare e sanno cosa aspettarsi. Lo stesso vale per i dipendenti in fase di presentazione e ricezione dei rimborsi spese.
Le soluzioni RPA esistenti sul mercato
Esistono tre tipi principali di soluzioni RPA sul mercato: assistite, non assistite e ibride.
- Un programma RPA assistito generalmente svolge attività rivolte al cliente, come una chiamata di assistenza da parte di un cliente.
- Una soluzione RPA non assistita esegue attività in base a un trigger automatico o temporizzato, come l’accettazione di una transazione nel software di contabilità dopo che è stata registrata sul vostro conto bancario.
- Una RPA ibrida combina le funzionalità del software RPA non assistita e assistita.
Esaminiamo alcuni dei diversi modi in cui potreste implementare le soluzioni RPA nella vostra organizzazione:
Gestione fatture e spese
La fatturazione e la gestione delle spese sono due modi in cui l’RPA può aiutare la vostra organizzazione a tenere sotto controllo la gestione del flusso di cassa e ad aumentare l’accuratezza dei pagamenti.
Ad esempio, il software N2F vi consente di scattare una foto di una ricevuta. Quindi, il software estrae i dati e carica le informazioni nei vostri report spese. Ciò consente di risparmiare tempo, garantisce di avere una corretta documentazione dei report spese e riduce gli errori.
Servizio clienti
L’RPA è comunemente utilizzata anche nel servizio clienti. Ad esempio, se un cliente contatta la vostra organizzazione dopo l’orario di ufficio, potrebbe ricevere un’e-mail automatica. Ciò consente ai clienti di sapere che avete ricevuto la loro richiesta, migliorando il servizio clienti.
Inoltre, l’RPA può essere utilizzata per filtrare le richieste. Se un cliente chiede informazioni sulla fatturazione, una soluzione RPA può spiegare le vostre politiche senza la necessità di un agente in carne e ossa.
IT e sicurezza
Proteggere le informazioni sensibili dei vostri clienti e dipendenti è fondamentale, soprattutto perché gli attacchi informatici continuano ad aumentare.
Le soluzioni RPA monitorano costantemente il vostro sistema IT e la sua sicurezza, avvisandovi di potenziali perdite di dati, attacchi informatici e vulnerabilità. Ciò vi consente di restare conformi alle leggi sulla privacy e proteggere le informazioni sensibili.
Decisioni e supervisione
Le decisioni aziendali vengono prese rapidamente. Di conseguenza, i vostri registri contabili e i vostri dati devono essere costantemente aggiornati.
Le soluzioni RPA vi danno la possibilità di estrarre report all’ultimo minuto, consentendovi di prendere decisioni supportate dai dati. Per non parlare del fatto che le soluzioni RPA monitorano la conformità e le scadenze fiscali a venire, tenendo la vostra azienda fuori dai guai.
Comunicazione e flusso di lavoro
I provider RPA automatizzano molte delle attività e dei promemoria giornalieri di cui il vostro team ha bisogno. Supponiamo che voi abbiate un progetto che deve passare attraverso diverse fasi. Una volta che il primo responsabile approva, la persona in carica della revisione riceverà una notifica.
Dopo che il responsabile della revisione ha terminato il suo lavoro, il supervisore responsabile verrà avvisato. Sfruttare le soluzioni RPA migliora il flusso di lavoro e la comunicazione tra i membri del team.
Selezione della giusta soluzione RPA
In molti casi, le aziende traggono vantaggio dall’avere più di una soluzione RPA. Combinare i poteri di diverse soluzioni RPA permette più agilità e chiarezza nella rendicontazione finanziaria nonché nella conformità e nella sicurezza dei flussi di lavoro.
Per cominciare, valutate le attuali inefficienze della vostra organizzazione.
- I dipendenti dedicano troppo tempo all’immissione dei dati?
- Il vostro processo di rimborso spese è obsoleto e complicato?
Individuare le carenze della vostra organizzazione è un ottimo punto di partenza per migliorare efficienza, produttività e precisione.
Quindi, valutate le diverse soluzioni sul mercato. Quali aziende eccellono nelle attività per cui avete bisogno di aiuto? Prendetevi il tempo necessario per completare una due diligence approfondita prima di investire in una soluzione RPA.
Riepilogo
N2F è al vostro fianco, per tutte le vostre esigenze di gestione delle note spese. Il nostro programma di richieste di rimborso spese utilizza l’RPA per semplificare il processo di invio, monitoraggio e rimborso delle spese.
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