Il costo reale della gestione delle spese è spesso sottovalutato. Le note spese su carta sono ancora ampiamente utilizzate da molte aziende. Gli errori di elaborazione possono accumularsi, per non parlare del rischio di perdere i giustificativi di spesa…

Una cattiva gestione delle spese può costare alle aziende migliaia di euro all’anno! Tuttavia, ora esistono soluzioni semplici ed efficienti per ottimizzare la gestione delle note spese. L’applicazione di gestione delle note spese N2F aiuta le aziende a ridurre significativamente il costo di elaborazione delle note spese dei dipendenti. Scopri come funziona…

Esattamente quanto costa processare una nota spese?

Le aziende spesso non si rendono conto del costo effettivo della cattiva gestione delle note spese dei loro dipendenti. In seguito alla pubblicazione di uno studio del 2015, molti business leader e CFO sono rimasti scioccati quando hanno visto le cifre della gestione delle spese.

Le seguenti cifre chiave di questo studio sono tuttora rilevanti per le aziende che non hanno ancora ottimizzato la loro gestione delle note spese:

  • Il costo di gestione di una nota spese è di circa €53;
  • Si verificano errori nell’elaborazione di una nota spese su cinque;
  • La correzione di un errore aumenta il costo di gestione di circa €48;
  • Ci vogliono circa 20 minuti per processare una nota spese.

Queste cifre mostrano che c’è ancora spazio di miglioramento per le aziende che non hanno ancora ottimizzato l’elaborazione delle note spese dei loro dipendenti.

Un altro risultato di questo studio è che le aziende statunitensi hanno capito rapidamente il valore della gestione ottimizzata delle loro spese utilizzando un software di gestione ad alte prestazioni. Nel 2015, l’81% delle ricevute in Europa veniva trasmesso in formato cartaceo. Nel 2021, la maggioranza delle aziende sarà passata alle note spese paperless?

Nell’era digitale, è possibile optare per una soluzione paperless che riduce considerevolmente sia il tempo di elaborazione che il rischio di errore nel rimborso delle note spese.

Soluzioni di ottimizzazione

Nelle aziende si possono utilizzare diversi meccanismi per ottimizzare la gestione delle note spese. I principali meccanismi che possono essere implementati rapidamente sono:

  • una politica chiara e dettagliata per le note spese per i dipendenti, che delinei le varie spese di lavoro che possono essere rimborsate e i limiti applicabili per il rimborso (ad esempio, l’importo massimo rimborsato per un pasto);
  • usare un software di gestione delle note spese che consenta una rapida  elaborazione paperless attraverso la scansione e l’invio delle ricevute direttamente all’amministrazione dell’azienda;
  • la distribuzione di massa di una nota informativa ai dipendenti sul processo da seguire per recuperare l’IVA sulle loro varie spese professionali al fine di evitare di perdere importi significativi di IVA recuperabile.

Perché scegliere il software N2F?

L’applicazione di gestione delle note spese di N2F offre diverse caratteristiche progettate per ottimizzare la gestione delle note spese, tra cui:

  • i dipendenti possono scansionare e inviare direttamente la ricevuta di una nota spese al settore contabile dell’azienda;
  • l’uso di uno strumento per inserire le spese chilometriche che integra Google Maps, che evita errori di calcolo sul numero di chilometri da rimborsare a spese dell’azienda;
  • il calcolo e lo scorporo dell’IVA di ogni spesa.

L’applicazione N2F è stata progettata appositamente per soddisfare le esigenze specifiche delle aziende nella gestione delle loro note spese, al fine di ridurre notevolmente sia i loro costi di gestione che i possibili errori nell’inserimento o nel rimborso di queste spese professionali.