Vi state chiedendo da tempo come poter semplificare e monitorare la gestione delle spese aziendali della società per la quale lavorate, sia essa una micro-impresa, una PMI o un’impresa di grandi dimensioni ?
Una delle opzioni a disposizione sono le cosiddette carte Business o Corporate, ovvero delle carte di pagamento, nominative o non, a destinazione dei professionisti e delle aziende e che permettono ai dipendenti di effettuare pagamenti (pagamento dei fornitori, trasferte, pranzi aziendali…) in nome e per conto della società senza dover anticipare la spesa.
Esistono diverse tipologie di carte aziendali:
- Carta di credito aziendale: una carta legata al conto corrente aziendale che permette di spendere più del saldo disponibile sul conto perché la banca di riferimento anticipa la spesa. Benché abbia numerosi vantaggi, questo tipo di carta a volte non consente di tenere d’occhio le entrate e le uscite di cassa in modo accurato e regolare;
- Carta di debito aziendale: una carta legata al conto corrente business che non permette di spendere più del saldo disponibile sul conto corrente stesso. Con questa carta risulta più facile controllare le spese aziendali e i movimenti del conto corrente perché i prelevamenti sono effettuati nell’immediato e non si rischiano scoperti;
- Carta aziendale prepagata: una carta non collegata direttamente al conto corrente della società ma che bisogna ricaricare ogni qualvolta sia necessario. Una carta pratica e sicura per effettuare pagamenti online ma che non consente di sorvegliare costantemente ed efficacemente le spese effettuate.
Per farsi un’idea più chiara, ecco un resoconto dei principali vantaggi legati alle carte aziendali.
La semplicità d’utilizzo e un controllo più efficace e veloce delle operazioni contabili.
Senza dubbio, l’utilizzo delle carte aziendali facilità le operazioni di pagamento perché consente di delegarle ai dipendenti con conseguenti risparmi di tempo. Inoltre, l’impresa avrà un maggior controllo sui movimenti di cassa, perché le spese saranno facilmente tracciabili, saranno centralizzate su un unico conto e potranno essere tenute sotto controllo in tempo reale.
Differenziare le spese professionali da quelle personali evitando gli anticipi di denaro per i dipendenti
Per i dipendenti o i liberi professionisti avere una carta aziendale è utile per distinguere le spese professionali da quelle personali, soprattutto nel caso di un controllo fiscale. Inoltre, gli impiegati non devono più anticipare somme di denaro perché tutti i dettagli sono indicati nell’estratto conto bancario.
L’accesso ai vantaggi e servizi associati agli istituti di credito o alle banche che emettono la carte aziendali
Gli istituti di credito che emettono strumenti di pagamento o le banche possono associare alle carte business numerosi e allettanti vantaggi.
Tra questi i più frequenti sono: l’addebito posticipato a uno o due mesi senza interessi o/e i pagamenti rateali per le carte di credito oppure alcune assicurazioni gratuite (assistenza 24 ore su 24, indennizzo per l’annullamento di un viaggio…) e servizi accessori (programmi fedeltà, business lounge…).
Tuttavia, visto che non è tutto oro quel che luccica, esistono anche degli svantaggi.
Uso improprio e fraudolento delle carte aziendali.
A volte capita che le carte di pagamento aziendali vengano utilizzate in modo improprio dai dipendenti (per esempio per pagare viaggi di famiglia o acquisti personali) con il rischio per l’impresa di registrare più spese di quelle effettivamente realizzate per lo svolgimento dell’attività lavorativa.
Per di più, se la carta non è nominativa, sarà difficile capire chi tra i dipendenti ha effettuato la spesa.
Il costo annuale e i limiti di spesa.
Prima di sottoscrivere una carta business, bisogna anche valutare se per l’azienda è vantaggioso sostenere i costi ad essa associati. Per esempio per le carte di credito revolving, ovvero quelle carte di credito che permettono di rateizzare i rimborsi, il TAEG (tasso annuo effettivo globale) può essere più o meno oneroso.
Un altro aspetto da prendere in considerazione è il limite di spesa che può essere imposto dalla banca.
N2F: un’applicazione per digitalizzare la nota spese
Se sottoscrivere delle carte aziendali non corrisponde esattamente alle necessità della propria azienda e alle abitudini dei propri dipendenti e/o se il costo, in termini monetari e di tempo, risulta eccessivo, un software di gestione delle note spese rappresenta un’ottima alternativa per semplificare la gestione dei rimborsi spese.
La soluzione proposta da N2F, è un’APP mobile di facile e rapida utilizzazione: basta infatti scaricarla sul proprio smartphone e scattare una foto del giustificativo di pagamento per poter estrarre tutti i dati necessari per la contabilità e l’amministrazione, evitando così errori e sprechi di tempo.
Inoltre, l’APP pe rla gestione delle note spese di N2F, non solo contribuisce alla tracciabilità delle spese, ma rispetta anche la normativa relativa alla dematerializzazione e la conservazione digitale a norma.
Un altro beneficio legato alla soluzione N2F, è la possibilità di calcolare automaticamente le indennità forfettarie: basterà infatti inserire via l’APP per le nota spese la durata della trasferta e i luoghi visitati (in Italia o all’estero).
Non esitate a contattarci per avere maggiori informazioni su N2F e sul suo software di gestione della nota spese numero o per una dimostrazione gratuita.
