In Italia, la mobilità dei dipendenti costituisce un fattore chiave per la crescita di moltissime aziende e, in un paese in cui il tessuto economico e commerciale è diffuso nella provincia, non sempre le trasferte di lavoro possono essere effettuate con l’ausilio dei mezzi pubblici. Per queste ragioni, l’utilizzo di un veicolo privato, se il datore di lavoro non può mettere a disposizione un mezzo aziendale, diventa inevitabile.
Avere una visione chiara di come funziona il calcolo dei rimborsi chilometrici è quindi fondamentale per rispettare le normative e non avere brutte sorprese in termini fiscali. Per saperne di più, leggete questo nostro articolo sull’argomento e scoprite quali sono i vantaggi che una soluzione di gestione delle note spese apporta alla vostra attività.
Il rimborso chilometrico
Nel caso in cui un dipendente debba utilizzare il proprio veicolo per lo svolgimento di un’attività professionale, la normativa italiana prevede che l’azienda conferisca un rimborso per coprire le spese di consumo e di manutenzione (comma 5 dell’art. 51 del TUIR). Affinché il montante di questa indennità rappresenti i costi effettivamente sostenuti, è stata adottata una metodologia di calcolo che si basa sul totale dei chilometri percorsi durante la trasferta.
Calcolo del rimborso chilometrico
Nel mese di novembre, l’Automobile Club Italia (ACI) aggiorna alcune apposite tabelle di calcolo, pubblicate poi dall’Agenzia delle Entrate entro il 31 dicembre e valide per tutta la durata dell’anno successivo. Le tabelle ACI per il rimborso chilometrico prendono in considerazione il tipo di veicolo, il modello, il costo del carburante e definiscono una base di rimborso per ogni chilometro percorso. Per l’anno 2021, ne sono state pubblicate 11, consultabili nella loro integralità sulla Gazzetta Ufficiale (numero 317, supplemento ordinario 42):
- Autoveicoli a benzina in produzione
- Autoveicoli a gasolio in produzione
- Autoveicoli a gpl e metano in produzione
- Autoveicoli ibridi (benzina e gasolio) in produzione
- Autoveicoli elettrici e plug-in in produzione
- Autoveicoli a benzina fuori produzione
- Autoveicoli a gasolio fuori produzione
- Autoveicoli a gpl e metano fuori produzione
- Autoveicoli ibridi (benzina e gasolio) fuori produzione
- Autoveicoli elettrici e plug-in fuori produzione
- Motoveicoli
A seconda delle tipologie di veicolo disponibili sul mercato, le tabelle possono cambiare nel corso del tempo: quest’anno, per esempio, gli autoveicoli ibridi sono stati separati per la prima volta da quelli elettrici e rappresentano una voce a parte.
Tabelle ACI: un esempio di calcolo chilometrico
Facciamo l’esempio di un dipendente che, per incontrare un cliente, si debba recare dalla sede dell’azienda nel centro di Bologna fino alla provincia di Parma, percorrendo 222 km tra andata e ritorno. Dal momento in cui non è dotato di un veicolo aziendale, utilizza la propria Fiat 500L (modello 1.3 MTJ, serie 95CV). Consultando la tabella sui veicoli a gasolio attualmente in produzione, risulta che a questo preciso modello corrisponde un rimborso equivalente a 0,3713 euro per chilometro: in totale, l’indennità percepita dal dipendente per questa specifica trasferta sarà quindi di 82,42 euro (0,3713 x 222).
Indennità scelte dall’azienda
Gli 82,42 euro dell’esempio precedente corrispondono in maniera piuttosto precisa ai costi effettivamente sostenuti dal dipendente. Tuttavia, se da un lato l’azienda ha sempre l’obbligo di conferire un’indennità in caso di trasferte effettuate con un veicolo personale, non per questo è obbligata ad utilizzare le tabelle ACI per calcolarla. Alcune strutture di grandi dimensioni, e con un personale mobile molto numeroso, potrebbero preferire accordarsi con i dipendenti sull’erogazione di un’indennità fissa, sollevando così gli uffici amministrativi da un compito che, effettuato su grande scala, può divenire molto dispendioso in termini di tempo ed energie.
Trattamento fiscale dei rimborsi chilometrici
La scelta di utilizzare un proprio sistema di calcolo, se da un lato permette di semplificare le procedure interne, dall’altro espone però l’azienda a potenziali costi addizionali che possono diventare anche molto elevati. Infatti, è importante sottolineare che i valori risultanti dalle tabelle ACI corrispondano alla somma massima deducibile riconosciuta dalle autorità fiscali.
Deducibilità per l’azienda
Inoltre, la legge stabilisce che la deducibilità fiscale sia valida esclusivamente per gli autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, oppure a 20 cavalli fiscali se dotati di motore diesel (comma 3 dell’art. 95 Tuir). Nel caso della Fiat 500L precedentemente considerata, trattandosi di un modello a 15 cavalli fiscali, tutta l’indennità conferita al dipendente per la sua trasferta di 222 km potrà essere dedotta dalle tasse, sempre nel limite degli 82,42 euro calcolati applicando le tabelle ACI.
Reddito del dipendente e indennità chilometriche
Riguardo il trattamento fiscale in capo al dipendente, va sottolineato che i rimborsi chilometrici non sono imponibili unicamente se il trasferimento avviene al di fuori dei confini del comune in cui ha sede l’azienda. Nel caso in cui il punto di partenza della trasferta sia invece la residenza del dipendente, si considera che il rimborso concorra a formare il reddito se la distanza tra la destinazione e la casa del dipendente è superiore alla distanza tra il luogo della trasferta e la sede dell’azienda: si tratta allora di un beneficio in natura che viene sottoposto a tassazione.
Infine, tutte le somme sostenute dal dipendente durante la trasferta (ristori, caselli autostradali, etc.) dovranno essere rimborsate dall’azienda seguendo uno dei metodi utilizzati per il rimborso delle note spese, nel rispetto delle norme fiscali di riferimento (leggete la nostra guida completa sulle gestione delle note spese per saperne di più).
Adottare un software di gestione delle note spese
È comprensibile che molte aziende si chiedano quale soluzione sia la migliore per gestire i rimborsi chilometrici dei propri dipendenti: utilizzare le tabelle ACI o piuttosto definire internamente degli indennizzi? Quale che sia la politica adottata, si tratta di questioni fiscali e di relazione con i dipendenti che meritano particolare considerazione e cura del dettaglio. Non solo, la vera questione dovrebbe piuttosto riguardare l’adeguatezza degli strumenti utilizzati per trattare questi processi. Se anche nella vostra azienda si utilizzano fogli Excel e calcoli manuali per gestire rimborsi e indennizzi, allora dovreste valutare l’adozione di una soluzione di gestione delle note spese che integri funzionalità specificatamente dedicate a queste attività, come N2F, il software che permette una gestione 100% paperless delle note spese.
Oltre a facilitare il processo di acquisizione, convalida e rimborso, ad integrarsi con le applicazioni di contabilità esistenti e ad avere numerose funzioni di controllo e analisi, N2F permette di applicare le tabelle ACI oppure un proprio tariffario personalizzato e, in appena qualche clic grazie all’interfaccia con Google Maps, calcolare direttamente la distanza percorsa e il corrispettivo indennizzo.
Se desiderate saperne di più su N2F e le sue funzionalità per il rimborso delle trasferte dei dipendenti con un veicolo personale, non esitate a contattare subito uno dei nostri consulenti.
