Anche nel 2025, per molte aziende, le trasferte di lavoro rimangono indispensabili. Per effettuare i suoi spostamenti il lavoratore può usare i mezzi di trasporto pubblici. Ma quando non è possibile viaggiare con questi mezzi e l’azienda non possiede veicoli propri, il dipendente usa la propria auto per spostarsi e ha quindi diritto a un rimborso dei costi sostenuti sotto forma di rimborso chilometrico. Un modo di rimborso complesso che chiariremo per voi in questo articolo!
Quali sono i requisiti necessari per richiedere un rimborso chilometrico
Ogni trasferta implica necessariamente il pagamento dei costi relativi ai mezzi di trasporto. Quando vengono usati i mezzi di trasporto pubblici (treno, aereo, metro, autobus) la modalità di rimborso è semplice. Per calcolare l’importo da restituire, il dipendente deve solo fornire i giustificativi delle sue spese, come gli scontrini o le ricevute dei biglietti, insieme alla nota spese debitamente compilata.
Nel caso di trasferte realizzate dal dipendente con la sua auto personale il processo per calcolare e procedere al rimborso è più complicato. Quando il luogo della trasferta non è raggiungibile con i mezzi di trasporto pubblici e l’azienda non dispone di veicoli, il dipendente usa una vettura di sua proprietà. In questo caso il lavoratore dipendente ha diritto ad un rimborso chilometrico. Diverso dal rimborso analitico (a piè di lista) o forfettario, questa modalità di rimborsi implica numerose condizioni e regole.
Quali documenti sono necessari?
Il rimborso chilometrico è un indennizzo concesso ad un lavoratore dipendente che utilizza un proprio veicolo per effettuare una trasferta lavorativa. Il datore di lavoro non deve fornire alcuna autorizzazione preventiva sia in caso di una trasferta all’interno del territorio comunale che al di fuori di quest’ultimo. Il dipendente deve conservare tutti i documenti necessari per dimostrare i costi sostenuti e calcolare l’importo da rimborsare. Senza questa documentazione non sarà infatti possibile richiedere il rimborso chilometrico.
Calcolo del rimborso chilometrico: come avviene?
Una volta soddisfatti i requisiti per poter richiedere il rimborso chilometrico, è necessario conoscere una serie di informazioni sul veicolo per poter calcolare l’importo da rimborsare.
Devono essere presi in considerazione i seguenti aspetti:
- La tipologia del veicolo (valore, usura, anno, assicurazione)
- Il tipo di carburante usato
- la normativa
- la tassazione e la deducibilità
- i chilometri percorsi
- il comune nel quale è avvenuta la trasferta
Esistono due tipologie di spese che rientrano nel calcolo del rimborso chilometrico:
- Le spese proporzionali che aumentano insieme al tempo di utilizzo del mezzo di trasporto, sono la benzina o il gasolio.
- Le spese non proporzionali che hanno una tariffa fissa, sono i pedaggi autostradali.
Il ruolo delle tabelle ACI 2025 per il calcolo del rimborso chilometrico delle spese carburante
Con tanti criteri e documentazioni da valutare, può essere complicato per l’azienda calcolare l’importo esatto del rimborso chilometrico. Questo calcolo è semplificato grazie alle tabelle ACI, un servizio tramite il quale calcolare in modo semplice ed efficiente i costi necessari alla realizzazione di una trasferta lavorativa con un veicolo di proprietà del dipendente. Queste tabelle sono quindi una buona soluzione per capire l’importo da restituire sotto forma di rimborso chilometrico e fringe benefit ai propri dipendenti.
I dati riportati su queste tabelle vengono aggiornati due volte l’anno e sono calcolati dall’ACI tenendo conto delle diverse tipologie di veicoli e delle tariffe del carburante (benzina, gasolio e metano) comunicate dal Ministero dello Sviluppo Economico. Si possono consultare le ultime tabelle ACI nella Gazzetta Ufficiale pubblicata dall’Agenzia delle Entrate. Il datore di lavoro può così scegliere se calcolare personalmente l’importo dovuto al lavoratore dipendente o se usare il software messo a disposizione, registrandosi al sito dell’ACI.
Al fine di poter utilizzare questo servizio è indispensabile inserire correttamente tutti i dati relativi alle spese di viaggio. E’ quindi necessario che il lavoratore dipendente conservi i documenti in base ai quali ha compilato il modulo di rimborso (ricevute, scontrini, fatture) per poter fornire una documentazione completa.
Quali sono i cambiamenti per l’anno 2025
Le Tabelle ACI 2025 forniscono i costi chilometrici di esercizio per autovetture e motocicli, utilizzati principalmente per determinare il valore del fringe benefit derivante dall’uso promiscuo di veicoli aziendali da parte di dipendenti o amministratori. Le tabelle Aci 2025 sono state pubblicate il 30 dicembre 2024 nella Gazzetta Ufficiale numero 304 e sono attualmente 16:
Modifiche nel calcolo del fringe benefit dal 2025:
Le Tabelle ACI 2025 presentano una modifica significativa rispetto a quelle del 2024 nel calcolo del fringe benefit per i veicoli concessi in uso promiscuo ai dipendenti. Mentre nel 2024 il fringe benefit era determinato in base alle emissioni di CO2 del veicolo, a partire dal 1° gennaio 2025 il calcolo si basa sulla tipologia di alimentazione del veicolo.
Differenze principali tra il 2024 e il 2025:
Anno 2024: Il fringe benefit era calcolato considerando le emissioni di CO2 del veicolo. Percentuali diverse venivano applicate in base alle fasce di emissione.
Anno 2025: Il calcolo del fringe benefit si basa sulla tipologia di alimentazione del veicolo.
- Veicoli elettrici: 10% del costo chilometrico annuo.
- Veicoli ibridi plug-in: 20% del costo chilometrico annuo.
- Altre tipologie di veicoli (benzina, diesel, ibride non plug-in, GPL, metano): 50% del costo chilometrico annuo.
Queste nuove percentuali si applicano ai veicoli di nuova immatricolazione concessi in uso promiscuo dal 1° gennaio 2025. Per i veicoli immatricolati prima di questa data, continua ad applicarsi il metodo di calcolo basato sulle emissioni di CO2.
Questa modifica normativa mira a incentivare l’adozione di veicoli a basso impatto ambientale, favorendo l’utilizzo di veicoli elettrici e ibridi plug-in attraverso una tassazione agevolata del fringe benefit.
Il funzionamento fiscale del rimborso chilometrico: tassazione e deducibilità
Per calcolare l’importo del rimborso chilometrico, il datore di lavoro deve vPer calcolare l’importo del rimborso chilometrico, il datore di lavoro deve valutare la natura fiscale del rimborso. Se è in capo al lavoratore dipendente, deve valutare se il rimborso deve essere tassato. Se invece è in capo all’azienda, deve valutare se sono costi deducibili.
Il luogo della trasferta è un dato indispensabile per capire se l’importo del rimborso chilometrico è oggetto di tassazione. Sono tre i casi che determinano il regime fiscale del rimborso chilometrico:
- La trasferta lavorativa si svolge all’interno del comune in cui si trova la sede dell’azienda: in questo caso il rimborso chilometrico concorre a formare il reddito del lavoratore. Non è quindi deducibile ma, al contrario, deve essere tassato.
- La trasferta lavorativa avviene al di fuori del comune in cui si trova la sede dell’azienda: in questo caso il rimborso chilometrico è deducibile, quindi esente da tassazione.
- Il punto di partenza del lavoratore per raggiungere in luogo della trasferta non è la sede dell’azienda ma la propria residenza: in questo caso, se la distanza tra la destinazione e la casa del dipendente è superiore alla distanza tra il luogo della trasferta e la sede dell’azienda, il rimborso concorre a formare il reddito ed è quindi tassato.
In più, perché il rimborso chilometrico sia deducibile, il dipendente si deve assicurare che la propria vettura non superi 17 cavalli fiscali per un’auto a benzina e 20 cavalli fiscali per un auto diesel. Inoltre, per le aziende, i costi relativi ai veicoli concessi in uso promiscuo ai dipendenti sono deducibili nella misura del 70%, senza limiti sul costo di acquisizione del veicolo.
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