Gestire le note spese può rivelarsi un vero calvario! Ma è essenziale per il buon funzionamento di ogni azienda. Nessuno può permettersi di ignorarlo. Ti ritrovi in questa situazione e vorresti trovare un modo per migliorarla? Niente panico, esistono delle soluzioni a questo problema!
N2F, un’applicazione per la gestione delle note spese, ha 5 consigli per aiutarti e rendere la tua vita più facile. Vediamo come.
1. Definisci una politica per le spese di viaggio
La revisione delle tue spese e il confronto con le medie del tuo settore ti aiuterà ad individuare possibili incongruenze e definire una politica di rimborso adeguata.
Ad esempio, puoi decidere di fissare un tetto alle spese per i pasti e per le indennità chilometriche per incoraggiare i tuoi dipendenti a tenere conto delle loro spese quando viaggiano. È meglio se le tue politiche fungono da deterrente piuttosto che da reprimenda per dare a ciascun dipendente un naturale senso di responsabilità.
2. Non superare i 2 livelli di convalida
Per evitare di creare un sistema complesso, limitati a due livelli di approvazione in modo da non perdere molto tempo.
Ad esempio, nomina un manager responsabile di assicurare che la spesa sia in linea con la mansione e un “verificatore” nel reparto amministrativo/contabilità. Il verificatore si assicurerà che la spesa in questione sia conforme alla politica di rimborso e che siano stati forniti tutti i documenti giustificativi necessari.
3. Esegui dei controlli a campione
Nessun contabile che si rispetti rivelerebbe che le richieste di rimborso spese non sono sempre controllate nel modo più rigoroso. Infatti, quasi 4 note spese su 10 non sono soggette a controlli approfonditi.
Avere una politica sulle spese chiaramente definita rende più facile identificare le spese che non rispettano le regole. Ed è ancora più facile con l’aiuto di uno strumento adattato come N2F!
Analizzando e confrontando i dati, cerca anche di identificare e avvisare i dipendenti che hanno la tendenza ad abusare del sistema. Non esitare a monitorare più da vicino i nuovi assunti e ad informarli sulle procedure interne dell’azienda.
Duplicati, documenti mancanti, spese dichiarate in un giorno di riposo… La gestione manuale rimane soggetta a troppi errori, intenzionali o meno. La soluzione migliore è quella di affidarsi ad un sistema di rilevamento automatico delle frodi, che si trova in un software di gestione delle note spese.
4. Di addio alle ricevute cartacee
L’utilizzo di uno strumento digitale per la gestione delle note spese aiuta ad evitare molti errori e costa meno dell’archiviazione cartacea. Un sistema paperless ti consente di ottimizzare la tracciabilità e la leggibilità e di conservare i documenti più a lungo. La legge ora permette l’archiviazione digitale, perché farne a meno?
5. Automatizzare il recupero dell’IVA
Il rispetto delle norme fiscali potrebbe consentire alle aziende di ridurre da solo il costo delle spese di circa il 2,5%! Una spesa su due comporta il recupero dell’IVA ad un tasso medio del 7%, mentre sarebbe possibile recuperare il 13%. Risultato: il 40% dell’IVA relativa alla spesa è lasciata allo Stato.
Il caso dei pasti è il più clamoroso: il 6% del prezzo viene recuperato sotto forma di IVA; il resto è tassato al 10%. E’ giunto il momento di fare in modo che l’IVA sia recuperata su tutte le spese e non solo su quelle più importanti!
Per applicare facilmente questi diversi consigli, l’opzione migliore è senza dubbio l’utilizzo di un software per le note spese. Con un investimento mensile di pochi euro per il singolo utilizzatore si può risparmiare ogni giorno tempo prezioso, evitare errori e frodi, semplificare la raccolta di informazioni grazie alla scansione in tempo reale e tenere traccia delle spese. In breve, è possibile ridurre del 75% il costo della gestione delle note spese! Allora, sei interessato?
