3 peculiarità contabili da conoscere sulle note spese

Paese che vai, contabilità che trovi. Nonostante una crescente armonizzazione a livello europeo, con la possibilità ad esempio di dedurre l’IVA a livello intercomunitario, ogni paese ha delle peculiarità contabili che hanno un impatto diretto sulla gestione delle note spese. Abbiamo identificato per voi 3 peculiarità del sistema italiano che non potete ignorare. Scopriamole insieme.

Obbligo di fatturazione elettronica

Dal 2018, in Italia, tutte le fatture emesse da aziende private o da strutture pubbliche, devono obbligatoriamente transitare dalla piattaforma statale SdI : Sistema di Interscambio. Cos’è questo sistema e come cambia la gestione delle note spese ? Si tratta di una piattaforma gestita dall’Agenzia delle Entrate dalla quale transitano le fatture elettroniche che vengono generate direttamente nel formato digitale denominato FatturaPA. Questo sistema permette innanzitutto la dematerializzazione della fattura con relativo risparmio di costi di stampa e di archivio, ma permette soprattutto un miglior monitoraggio dei dati e della verifica di dichiarazione e pagamento dell’IVA.

Qualunque sia la fonte della fattura, pubblica o privata, il percorso che segue il documento digitale resta lo stesso:

• Compilazione tramite un software di fatturazione elettronica
• Firma digitale con la firma elettronica qualificata che garantisce l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati
• Trasmissione all’Amministrazione Finanziaria attraverso il SdI
• Controllo e revisione automatica da parte dello stesso SdI per verificare la correttezza e la completezza dei dati contenuti nella fattura previo invio al destinatario (Pubblica Amministrazione o azienda privata)

Il decreto legislativo 27 dicembre 2018, n.148 che ha introdotto l’obbligo per le Amministrazioni Centrali di ricevere ed elaborare fatture elettroniche, ed è stato emesso in attuazione della direttiva europea (UE) 2014/55, prevede anche l’istituzione presso l’Agenzia Digitale per l’Italia di un tavolo tecnico permanente per la fatturazione elettronica. Questo dispositivo risponde alle seguenti finalità:

• Aggiornamento delle regole tecniche e delle modalità applicative
• Monitoraggio della loro corretta applicazione
• Valutazione degli impatti per la pubblica amministrazione e di quelli per gli operatori economici
• Raccordo e coinvolgimento delle iniziative legislative ed applicative per fatturazione e appalti elettronici.

Con la dematerializzazione della fattura, il dipendente non ha più un giustificativo cartaceo da allegare alla propria nota spese. Se da un lato questa procedura semplifica il quotidiano dicendo addio a scontrini da conservare, dall’altro impone una nuova modalità di giustificazione delle spese sostenute dal dipendente. Per essere rimborsato dal suo datore di lavoro quindi, il dipendente dovrà indicare in nota spese il riferimento della fattura elettronica trasmessa o allegare la copia di cortesia rilasciata dall’emittente.

2 Conservazione digitale a norma

In Italia, i documenti contabili devono essere conservati per dieci anni. E i documenti digitali devono chiaramente rispettare lo stesso obbligo. La Conservazione digitale a Norma è dunque quel processo che permette di assicurare nel tempo la piena validità legale a un documento digitale conferendogli un’efficacia giuridica equivalente a quella dei documenti cartacei.

L’Agenzia per l’Italia Digitale definisce le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione:

• Natura e funzione del sistema
• Modelli organizzativi
• Ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti
• Descrizione del processo di conservazione
• Profili professionali dei responsabili impiegati nel processo di conservazione

Il sistema di conservazione, come previsto dall’art. 44 del CAD, garantisce quindi autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.

3 Il commercialista

Chi non ha mai sentito, o detto, la frase: “devo parlarne al mio commercialista?” Questa figura professionale ha un ruolo centrale nella vita delle piccole e medie imprese italiane. Spesso, infatti, la gestione della contabilità e quindi anche delle note spese è esternalizzata e gli studi di commercialisti sono molto presenti al fianco delle aziende per gestirne la contabilità ma anche per verificarne i bilanci. Quali sono le loro competenze e quali le figure professionali specifiche? Una prima differenza va fatta tra il dottore commercialista e gli esperti contabili. Innanzitutto, c’è una differenza in termini di formazione. Il primo ha necessariamente una laurea specialistica (5 anni di studi universitari), mentre l’esperto contabile detiene una laurea triennale.

Il dottore commercialista è un profondo conoscitore in materia fiscale, tributaria e giuridica e può svolgere le seguenti funzioni:

• Tenuta della contabilità
• Perizie e consulenze tecniche in materia fiscale e tributaria
• Dichiarazione dei redditi
• Attività analoghe a quelle del revisore contabile
• Può rappresentare le aziende di fronte agli organi di giurisdizione tributaria
• Effettua liquidazioni di aziende, patrimoni o singoli beni

Il raggio d’azione dell’esperto contabile è più ristretto, infatti il suo compito principale è la tenuta contabile sia di persone fisiche che di persone giuridiche. Può fare consulenza in materia fiscale e ha il compito di valutare la corretta redazione del bilancio e della contabilità aziendale. Si occupa anche di preparare i documenti di fine esercizio. Di solito questa figura professionale si adatta di più alle esigenze di piccole strutture.

A completare il panel di opzioni per l’esternalizzazione della propria contabilità, c’è il revisore legale che analizza i conti e i bilanci di una società o ente. L’intervento di un revisore garantisce che non ci siano errori o mancanze gravi nelle dichiarazioni e nei pagamenti di tasse, imposte e contributi. L’imprenditore è così accompagnato e rassicurato nell’espletamento dei suoi obblighi fiscali. La professione di revisore legale è regolamentata da requisiti e criteri stringenti e i revisori legali riconosciuti sono unicamente quelli iscritti al registro del Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF).

N2F, un partner polivalente per gestire le peculiarità del mercato

N2F risponde alle obbligazioni contabili del mercato italiano grazie a un sistema flessibile e adattabile alle esigenze dell’azienda.

Fatturazione elettronica

Quando il dipendente paga del carburante, una cena, un pernottamento, richiede una fattura. Quest’ultima viene emesse a nome dell’azienda, ma pagata dal dipendente, e inviata direttamente in formato elettronico attraverso il SdI. Il dipendente non ha quindi alcun giustificativo di pagamento, tranne lo scontrino della carta di credito quando usa questo mezzo di pagamento. Come fare allora per giustificare la spesa e richiedere il relativo rimborso ? Nel sistema N2F esiste un una categoria “fatturazione elettronica” che può essere selezionata quando si genera una spesa in modo che alla fine del mese sia possibile identificare tutte le fatture elettroniche e poter rimborsare facilmente il dipendente che ha pagato di tasca sua quelle spese.

Conservazione digitale a norma

Il concetto di Conservazione digitale a Norma è spesso collegato alla fatturazione elettronica ed effettivamente l’obbligo si applica alle fatture elettroniche, ma non solo. Tutti i documenti aziendali, fiscali e non, possono, e in alcuni casi devono, essere conservati.

N2F, che accompagna dipendenti e datori di lavoro nella gestione delle note spese, propone alle aziende un sistema di archiviazione conforme ai dettami della legislazione fiscale italiana,  sicuro ed affidabile di tutti i documenti contabili legati alla gestione delle note spese, garantendo così una sola interfaccia di riferimento.

Il commercialista

Visto il ruolo preponderante che gli studi di commercialisti hanno nella vita fiscale e contabile delle piccole e medie imprese italiane, molto spesso anche la gestione delle note spese viene loro affidata. N2F tende loro la mano. Grazie al suo sistema di scansione dei documenti fiscali, nonché all’indicizzazione delle fatture elettroniche e a tutti gli elementi di gestione delle note spese sviluppati da N2F, il commercialista ottiene un immediato risparmio di tempo per una migliore efficienza nella gestione della contabilità dell’azienda. La complementarità è l’arma vincente !

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