Aujourd’hui, grâce au Machine Learning et à l’Intelligence Artificielle, votre entreprise est en mesure de gagner en productivité et améliorer la qualité de vie au travail de vos employés. En effet, ces technologies sont capables d’automatiser des tâches chronophages à faible valeur ajoutée pour votre entreprise. Pourquoi ne pas leur déléguer les tâches les plus rébarbatives ?
Pourquoi intégrer l’IA et le Machine Learning aux processus de gestion des dépenses ?
Pour éviter de nombreux coûts qui se cumulent
La gestion des dépenses d’une entreprise consomme beaucoup de temps de travail et par conséquent, représente un coût non négligeable. De la saisie initiale au remboursement des frais, en passant par la validation d’un manager et la fraude aux notes de frais, le processus est souvent long et chronophage, ce qui a inévitablement un impact financier sur l’entreprise.
En outre, toutes ces procédures ont bien souvent un effet plutôt négatif sur votre productivité, puisque, lorsque vos employés sont en train de gérer leurs notes de frais, c’est du temps qu’ils ne consacrent pas à leur cœur de métier. Mais les coûts ne sont pas que financiers et peuvent aussi affecter le bien-être de vos employés. En effet, au-delà de l’inquiétude de ne pas perdre le justificatif, un stress est susceptible de se créer autour de l’incertitude de bénéficier de son remboursement ou de la lourdeur de la procédure à respecter.
Pour remplacer une procédure de gestion interne longue, fastidieuse et peu efficace
Le process de gestion des notes de frais est souvent assez long, compte tenu du nombre de personnes intervenant.
C’est le collaborateur qui initie le process en saisissant sa note de frais et en la transmettant à son manager pour validation. Ce dernier vérifie et traite la note de frais, probablement en même temps qu’un certain nombre d’autres et donne ou pas son approbation. C’est ensuite le service comptable qui intervient pour saisir la note de frais dans son logiciel comptable. Enfin, le directeur financier procède effectivement au remboursement de la note de frais.
Si chacun prend quelques jours avant de traiter les notes de frais, le délai de remboursement peut facilement atteindre une dizaine de jours, voire bien plus, ce qui manque cruellement d’efficacité et surtout, joue sur la productivité de l’entreprise.
Quelles solutions innovantes proposent l’IA et le Machine Learning
Grâce à l’IA et au Machine Learning, vous pouvez considérablement améliorer votre gestion des dépenses, car le logiciel se chargera alors d’automatiser la plupart des étapes du process. En utilisant une application de gestion des notes de frais telle que N2F, le temps que vous consacrez à les traiter peut être divisé par quatre. Un incroyable gain de temps !
Grâce au scan intelligent, vous n’aurez plus besoin de saisir la moindre information concernant votre note de frais. Avec une simple photo du ticket de caisse, le logiciel reconnaît automatiquement le type de dépenses, le montant de la TVA, les dates, le volume de carburant… Vous évitez ainsi les erreurs de saisie ou les inévitables pertes de tickets de caisse.
Une autre fonctionnalité intéressante apportée par l’IA est la possibilité de complètement automatiser votre processus de gestion des notes de frais. Vous avez la possibilité de paramétrer chaque aspect selon votre organisation. Ainsi, vous pouvez moduler selon vos souhaits les destinataires ciblés automatiquement en fonction de certains montants, des projets sur lesquels travaille le collaborateur, du client… Une fonctionnalité incroyablement intéressante pour rendre la gestion de vos notes de frais plus efficace.
L’application est aussi connectée à divers partenaires externes notamment avec les banques, les logiciels comptables mais aussi les agences de voyage. Ainsi, le logiciel peut facilement extraire ou envoyer les données nécessaires pour une efficacité toujours accrue. Les remboursements peuvent aussi se gérer directement sur l’application puisqu’elle est en mesure de générer automatiquement les virements par mandat SEPA. Des fonctionnalités qui permettent d’alléger le travail de vos services de comptabilité.
Dans cette même logique, si votre entreprise pratique les indemnités kilométriques, l’application peut se connecter à Google Maps pour calculer automatiquement le nombre de kilomètres à rembourser.
En outre, grâce aux nombreux tickets de caisse scannés chaque jour, le logiciel est aussi en mesure d’analyser et de reconnaître les dépenses contenant des erreurs et ainsi vous aider à lutter contre la fraude aux notes de frais et vous évitez des dépenses non justifiées.
Enfin, le logiciel aura aussi la capacité de générer des fichiers de reporting et d’analyse sous différents formats afin de vous permettre d’avoir une vision plus claire des dépenses engendrées par votre entreprise, sans passer du temps à sortir et classer vous-même les données.
Conclusion :
Le Machine Learning et l’IA peuvent vous apporter de nombreuses fonctionnalités intéressantes dans la gestion de vos notes de frais. Ces outils sont là pour simplifier ces démarches pour toutes les parties concernées, mais aussi de les rendre plus sereines.
Surtout, vous pourrez ainsi booster la productivité de votre entreprise en libérant le temps actuellement consacré aux notes de frais. Au final, vous y gagnerez la satisfaction de vos collaborateurs, des saisies beaucoup plus justes, des coûts de gestion amoindris et une meilleure visibilité sur ces dépenses.
Si vous aussi, vous souhaitez tirer profit de ces outils puissants et faire bénéficier votre entreprise d’une application de gestion de notes de frais, n’hésitez pas à prendre contact avec les équipes de N2F et profitez-en pour assister à une démo ou même faire un essai gratuit de notre application.
