La gestion des frais professionnels représente une problématique de taille pour les grands groupes. L’existence de plusieurs entités ou une ouverture sur l’international, par exemple, peut complexifier l’exercice, et nécessite de structurer au mieux sa politique interne de notes de frais. Malgré tout, le résultat est souvent une surcharge de travail pour le service comptabilité.
C’est pourquoi s’équiper d’une solution de gestion de notes de frais est impératif pour un grand groupe qui veut optimiser sa comptabilité. L’objectif étant de centraliser le traitement des notes de frais. Permettant ainsi au service comptabilité de gagner du temps et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Alors comment choisir une solution de gestion de notes de frais, et sur quels critères s’appuyer pour s’assurer que celle-ci réponde aux besoins d’une filiale ? Quelles fonctionnalités doit-elle proposer ? Nos réponses.
Solution de gestion de notes de frais : que doit exiger un grand groupe ?
Un grand groupe employant au minimum 5000 collaborateurs, il est essentiel pour l’entreprise d’établir des règles internes claires. À plus forte raison en ce qui concerne le traitement des notes de frais. Structurer sa politique interne facilitera la tâche des salariés amenés à se déplacer pour rencontrer des clients ou à l’occasion de séminaires, qui n’auront qu’à suivre un processus… Et surtout, allègera la charge de travail des services de comptabilité.
Il n’est cependant plus question de compter sur une gestion des frais professionnels « à la main ». Le risque d’erreur (et de fraude) est trop grand. Le défi consiste à ce stade à trouver le logiciel de gestion de notes de frais adapté à la structure d’entreprise. Et pour s’y retrouver dans un marché étendu, il faut commencer par s’assurer qu’elle réponde à certaines exigences de base.
Une messagerie instantanée
La solution retenue doit proposer une messagerie instantanée. L’idée : permettre une communication fluide entre les différents acteurs impliqués dans la gestion des dépenses professionnelles. Les doutes seront soulevés plus rapidementen cas d’ambiguïté ou d’information manquante. Diminuer les allers-retours et les risques d’incompréhension représente un gain de temps et d’énergie pour tout le monde.
La gestion multi-filiales à l’international
Il est courant pour un grand groupe de gérer des filiales dans plusieurs pays… et/ou d’envoyer ses collaborateurs à l’étranger. Cette organisation complique la gestion de notes de frais sur deux points clés :
- Les frais en devises étrangères, qui peuvent générer d’importants frais bancaires ; il faudra rembourser le collaborateur sur le taux utilisé pour le change.
- La récupération de la TVA, dont les règles varient entre un État membre de l’Union Européenne et un pays hors de l’Union Européenne.
Une solution de notes de frais adaptée devra donc intégrer les particularités liées aux déplacements internationaux.
La gestion des flux variables
Les avances des collaborateurs peuvent varier d’un mois à l’autre. Afin de pouvoir les anticiper au mieux, on recherchera un logiciel de gestion des dépenses professionnelles capable de s’adapter à des flux aléatoires. Ce qui, au passage, permettra d’optimiser la gestion de la trésorerie.
La connexion bancaire
Une connexion bancaire facilite la collecte des données financières des collaborateurs. Ces derniers auront ainsi la possibilité de transférer certaines dépenses professionnelles sur la solution de gestion de notes de frais. De cette manière, l’exactitude des données fournies est assurée. Pour les collaborateurs, les remboursements de frais de déplacement professionnel sont aussi gérés par l’application, avec un mandat SEPA. Cela accélère aussi le traitement des remboursements.
Un workflow de validation simplifié
Dans les conditions d’un fonctionnement multi-filiale, un processus de validation des dépenses simplifié est indispensable. Un manager doit pouvoir suivre à tout moment l’état d’avancement des dépenses de ses équipes, même s’ils ne sont pas sur le même site. De même que la traçabilité de la note de frais doit être complète, de sa création à son remboursement.
La détection des erreurs et de la fraude
Les risques d’erreurs et de tentatives de fraude sont élevés dans les grands groupes. On estime en effet à 89 % la part des cas de fraude en entreprise provenant des notes de frais. D’après l’Institut français de la prévention de la fraude, le montant moyen de ces abus de confiance représente 747 € par salarié et par an. Dans ces conditions, il serait plus qu’intéressant de se doter d’un outil capable de répondre à ces enjeux de détection des fraudes…
5 critères incontournables pour choisir une application de notes de frais
Une fois toutes les cases des critères essentiels cochées, il est temps de se pencher sur les fonctionnalités qui viendront simplifier la vie du service comptabilité. Parce que ces fonctionnalités feront toute la différence, mieux vaut éviter d’aller trop vite sur cette étape. Voici une sélection des fonctionnalités qu’un bon logiciel de gestion des dépenses professionnelles doit proposer.
Une intégration fluide au système d’information existant
Les systèmes d’information constituent la colonne vertébrale d’un grand groupe. Un logiciel de gestion de notes de frais doit s’intégrer au système d’information existant sans créer de conflit, sans quoi c’est tout l’écosystème qui s’en retrouverait pénalisé – et fragilisé. La fluidité dans le changement d’outil est aussi importante, et pratique. À titre d’exemple, il est intéressant de disposer de passerelles entre son outil de gestion et son logiciel de supervision de flotte automobile.
La mobilité des données
Qui dit indemnités, dit déplacements. Aujourd’hui, la mobilité est un critère déterminant dans le choix d’un outil de gestion. L’optimisation des flux de l’entreprise dépend de la mobilité des données. A fortiori pour la gestion des notes de frais. Une solution connectée et mobile permet aux collaborateurs de toujours l’avoir en poche et de renseigner la dépense en temps réel. La note de frais est aussitôt transmise à la comptabilité, mettant fin aux oublis et aux délais dans les remboursements.
Une fonction de numérisation intelligente
La fonction de scan intelligent constitue également un atout indéniable. Avec une simple numérisation du justificatif, l’importation des données est automatisée. Ce système évite les erreurs et fait gagner du temps aux équipes. La simplicité de l’opération favorise son utilisation immédiate par le collaborateur, dès son justificatif en main. Le logiciel reconnaît « en un flash » les données suivantes :
- La date
- Le fournisseur
- Le coût total
- Le montant de la TVA
- Le lieu.
La conversion des devises
La présence à l’international d’une entreprise implique une gestion de frais professionnels en plusieurs devises. Il est donc confortable que le logiciel propose un système de conversion. Les taux de change fluctuant quotidiennement, celui-ci est tenu de s’actualiser en permanence. Le résultat, c’est tout simplement la garantie d’une somme exacte, convertie au moment de la transaction.
L’archivage à valeur probante
L’archivage numériquese révèle être le meilleur allié d’un grand groupe. Il consiste à sauvegarder l’ensemble des données liées aux dépenses engagées. Par cet enregistrement dématérialisé, on renforce la fiabilité, la transparence ainsi que la praticité du dispositif. Qui plus est, le filtrage possible des données offre l’occasion de trier les notes de frais selon la personne, la période ou le type de dépense. Rien de plus pratique lors d’un contrôle de l’URSSAF pour le suivi des frais.
L’application N2F au service des grands groupes
Chez N2F, nous sommes conscients de la complexité que peut représenter la gestion des frais engagés pour un grand groupe. C’est pour alléger la charge de travail des équipes chargées de la comptabilité, et leur permettre de ne pas perdre de temps sur un processus autrement chronophage, que nous avons mis au point une solution de gestion des notes de frais complète, proposant toutes les fonctionnalités essentielles. Vous souhaitez en savoir plus ? Autant de pas perdre de temps : testez la solution N2F gratuitement !
