Alors que les entreprises se digitalisent massivement depuis des années, force est de constater qu’un service semble toujours le grand oublié : la Direction Administrative et Financière.
D’ailleurs, la crise sanitaire et les bouleversements induits dans l’organisation du travail ont mis en lumière les difficultés rencontrées par ces fonctions support. En distanciel, nombreux sont ceux qui ont été freinés par un fonctionnement trop ancien, mal pensé, ou qui n’ont pas pu accéder aux outils nécessaires à leurs tâches.
Les chiffres sont sans appel ! Selon une étude menée par le cabinet FSN auprès de professionnels du secteur comptable et financier :
- 46% d’entre eux ont été dans l’impossibilité de mener des tâches effectuées habituellement de façon manuelle au bureau ;
- 41% ont rencontré des difficultés à partager des documents papier ;
- 36% se sont trouvés limités dans l’accès à distance de solutions réservées au lieu de travail.
La digitalisation des fonctions finances, une nécessité
Alors que beaucoup de services se digitalisent, avec la dématérialisation et l’automatisation des processus, les fonctions finances continuent souvent à travailler avec les mêmes logiciels et outils. Ainsi, les tableurs et processus manuels font toujours partie de leur quotidien.
Or, en plus d’être terriblement chronophage, ce fonctionnement est aussi source d’erreurs, et peut peser lourd sur le moral de vos collaborateurs ! Avouez que même lorsqu’on aime les chiffres, passer 7h sur un tableau Excel n’est pas exactement ce qui nous fait frémir…
Pour les services financiers de la grande distribution (GMS, GSS ou GSB), il devient alors crucial de s’équiper d’outils permettant :
- D’automatiser les processus manuels et répétitifs
- De limiter les activités les plus chronophages (comme les doubles manipulations)
- De réduire drastiquement les risques d’erreurs.
Mais surtout, un logiciel de comptabilité vous permettra d’unifier l’ensemble des données de l’entreprise. Evidemment, il y a un aspect pratique à cela : tout est au même endroit. Mais surtout, ces outils vous fourniront de l’information en temps réel, et seront une aide essentielle pour la prise de décision stratégique. C’est ce qu’on appelle la Business Intelligence (BI) !
Vous avez encore des doutes ! On vous donne 5 raisons pour lesquelles vous devriez digitaliser vos fonctions comptables !
#1 – Pour optimiser le traitement des notes de frais
Selon une étude, le coût moyen d’une note de frais est de 53€. La durée moyenne de traitement est de 30 jours, depuis la génération de la note de frais jusqu’au remboursement, en passant par le contrôle du manager et la validation comptable.
Dans la grande distribution ou les grands groupes, c’est d’autant plus vrai lorsque des milliers de collaborateurs susceptibles de faire des notes de frais les envoient en même temps, surchargeant la comptabilité !
Pour l’entreprise, c’est autant de temps que les collaborateurs impliqués ne passent pas sur leurs missions principales !
Et justement, une application de note de frais permet d’alléger ce processus, et de réduire le temps de traitement par 4. C’est simple : l’utilisateur prend en photo son justificatif via son application de note de frais. C’est la reconnaissance intelligente (OCR, ou scan intelligent) qui va extraire toutes les informations essentielles ! La note de frais est ensuite soumise pour approbation, puis validée et extraite en comptabilité.
Côté administration, une solution de notes de frais permet également de suivre précisément les dépenses des collaborateurs, de s’assurer que la politique de frais est respectée et d’avoir une vue par poste de dépense.
Afin de s’ajuster au mieux aux besoins et aux spécificités de votre entreprise, le logiciel de note de frais que vous allez choisir devra être souple et adaptable. Ainsi, vous devrez notamment pouvoir mettre en place le workflow de validation qui convient à votre entreprise.
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#2 – Pour réduire le temps de paiement des fournisseurs
Saviez-vous qu’en 2020, le retard de paiement moyen chez les grands groupes était de 8,1 jours ? (Source : Arc/Ifop). En cause, pour 22% des entreprises interrogées, un processus de validation trop long !
Evidemment, il est facile de deviner que si l’ensemble du processus de facturation se fait encore au format papier, avec des envois par la Poste, il a forcément été mis à mal pendant les confinements successifs.
Vous comprenez que digitaliser le processus de paiement des factures fournisseurs fera évidemment gagner un temps précieux à la comptabilité, et encore plus dans la grande distribution. Les avantages d’un tel projet sont notamment :
- Automatisation des saisies et des rapprochements
- Informations certifiées par les algorithmes de recoupement
- Simplification du paiement (prélèvement, virement ou CB).
En plus du temps gagné, la digitalisation du process des fournisseurs vous permettra d’avoir une meilleure visibilité sur les paiements (passés et futurs).
#3 – Pour un recouvrement des factures simplifié
Pour votre service comptabilité, devoir relancer les clients pour le règlement d’une facture est extrêmement chronophage. Pourtant, c’est essentiel, et encore plus lorsqu’on sait que 30% des factures non payées dans les 90 jours après échéance ne sont pas soldées (source : Atradius) !
L’enjeu sur le recouvrement est donc particulièrement fort ! Selon les solutions choisies, elles pourront générer simplement des listes de clients à relancer, voire des envois d’emails automatiques.
Mais surtout, votre équipe pourra accéder en temps réel à tous les indicateurs de trésorerie !
#4 – Pour pouvoir faciliter la prise de décision grâce aux données comptables en temps réel
Libérer du temps et automatiser les tâches répétitives ne sont pas les seuls avantages de la digitalisation !
En vous équipant de logiciels de comptabilité ou de gestion des notes de frais performants, vous unifiez aussi vos données. Centralisées, visibles en un seul coup d’œil, elles seront des éléments déterminants dans la prise de décision.
En effet, les logiciels comptables vous donnent un accès aux données en temps réel, voire aux données prédictives. Vous l’avez compris, ces données sont essentielles pour optimiser la gestion quotidienne et pour piloter l’entreprise en prenant des décisions éclairées. C’est la gouvernance de l’information !
Et justement, selon une étude, 75% des entreprises considèrent que les prévisions de trésorerie sont un enjeu crucial dans le pilotage de l’entreprise (source : cabinet Mazars). Il est donc plus que temps de s’appuyer sur des outils de digitalisation pour appuyer la stratégie de votre enseigne de grande distribution (GMS, GSS ou GSB) !
#5 – Pour faire des économies et faire grandir vos collaborateurs
Vous le savez, votre service comptabilité est pollué par des tâches répétitives et chronophages, comme dupliquer des données d’un tableau à l’autre, ou vérifier les correspondances entre deux documents différents.
En digitalisant les fonctions comptables, vous allez pouvoir éliminer les tâches à faible valeur ajoutée. In fine, vous réalisez des économies, puisque l’automatisation et la vérification des algorithmes réduisent drastiquement le risque d’erreurs et vous font gagner un temps précieux.
Mais surtout, en déchargeant vos collaborateurs des tâches répétitives et chronophages, vous les placez dans une position de contrôle, et non de production ! Ils peuvent ainsi se centrer réellement sur leurs missions à forte valeur ajoutée.
Vous l’avez compris, digitaliser ses fonctions comptables est essentiel pour gagner du temps et faire des économies, mais surtout pour faciliter le travail des collaborateurs et prendre des décisions éclairées.
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