Dans un grand groupe tel qu’une enseigne de grande distribution, les notes de frais peuvent rapidement devenir un sujet de souffrance.
En effet, c’est une tâche pénible, et les collaborateurs attendent souvent le dernier moment pour les déclarer. Côté comptabilité, les équipes doivent donc faire face à une surcharge de travail qui les empêche de réaliser leurs missions quotidiennes, retardant le remboursement des salariés.
Dans certaines enseignes, le sujet des notes de frais est si complexe que des salariés sont missionnés à temps plein dessus !
Les notes de frais dans les grands groupes : un point de tension
Actuellement, nombreuses sont les entreprises, même les grands groupes, qui fonctionnent encore « à l’ancienne ». Concrètement, les collaborateurs doivent conserver leurs justificatifs, souvent remplir un Excel récapitulatif, puis envoyer l’ensemble des justificatifs en comptabilité. De son côté, celle-ci compare les justificatifs aux tableurs, et doit souvent réaliser plusieurs saisies dans des documents annexes.
De fait, les grands groupes peuvent avoir plusieurs types d’axes comptables pour une même dépense (ex : formation). Pour la Direction Administrative et Financière, gérer les frais professionnels est un travail chronophage, à faible valeur ajoutée, et qui comporte de nombreux risques d’erreurs.
Sans oublier le fait que l’ensemble des justificatifs doive être conservé, afin de pouvoir justifier de toutes les dépenses professionnelles en cas de contrôle. Encore du temps que la comptabilité va perdre à classer et ranger ces documents !
Pour les collaborateurs, c’est une tâche lourde et sans valeur ajoutée, source de frustration car ils peuvent attendre plusieurs semaines avant de percevoir leurs remboursements.
Fraude et erreurs : le coût élevé d’une mauvaise gestion des notes de frais
Avec un tel système, qui suppose beaucoup de manipulations et d’interventions humaines, les risques d’erreurs et de fraude sont nombreux. Si certains salariés sont simplement désordonnés, d’autres n’hésitent pas à gonfler leurs factures ou à présenter plusieurs fois le même justificatif. D’ailleurs, 89% des cas de fraude en entreprise proviennent des notes de frais.
Bien sûr, il est difficile de savoir ce qui relève de l’erreur de la tentative de fraude. Dans tous les cas, lorsque le service comptabilité est submergé par des milliers de factures, il est normal que le risque de ne pas relever ces erreurs soit élevé.
Pourtant, la fraude a un coût non négligeable : 747€ par an et par salarié en moyenne ! Ce sont 5% des revenus annuels des entreprises qui sont dépensés dans ces coûts liés aux fraudes.
Les erreurs sont coûteuses elles-aussi ! On estime à 20% le nombre de salarié qui soumettent des dépenses non conformes. Alors que le coût d’une note de frais est évalué à 53€, chaque erreur coûte 48€ supplémentaire. Sans parler de la perte des justificatifs, qui oblige la société à choisir entre ne pas rembourser les salariés ou les rembourser mais ne pas récupérer la TVA.
💡 En moyenne, on estime que la mauvaise gestion des frais professionnels coûte 300€ à l’entreprise chaque mois. Lorsqu’on y ajoute les 747€ de fraude par an et par salarié, et qu’il s’agit de grands groupes qui doivent gérer les notes de frais de milliers de collaborateurs, on comprend à quel point repérer les erreurs est essentiel pour maîtriser le budget !
Comment gérer au mieux les milliers de notes de frais chaque mois ?
Pour gagner du temps, faire des économies et avoir une meilleure traçabilité des dépenses des collaborateurs et des remboursements, nous vous conseillons d’opter pour un logiciel de notes de frais.
Entièrement dématérialisé, le processus est largement facilité. Depuis l’ouverture de la dépense via une simple photo du justificatif jusqu’au paiement, en passant par la validation du manager et de la comptabilité, la traçabilité est complète.
Sachez que selon une étude menée par N2F, choisir une solution de gestion de notes de frais vous permet de diviser leur temps de traitement par 4 ! Comment ?
- En automatisant les tâches chronophages
- En évitant les ressaisies
- En simplifiant le process de validation
- En permettant un export comptable en un clic.
Vous évitez aussi les risques d’erreurs et de fraude, puisque tout est automatisé.
Grand groupe : les 5 fonctionnalités indispensables d’une solution de note de frais
#1 – Une application et un scan intelligent
Votre solution de notes de frais doit éliminer au maximum les interventions humaines. Pour cela, elle doit se décliner en application, afin que les collaborateurs puissent tout gérer facilement depuis leur smartphone.
Idéalement, cette application de note de frais doit compter un scan intelligent. Ainsi, il suffit au collaborateur de prendre son justificatif en photo : c’est le scan intelligent qui extraie automatiquement les informations et les enregistre (date, montant, TVA, taxe de séjour, devise, etc.).
Grâce à l’application et au scan intelligent, tout devient plus simple ! Alors qu’auparavant, votre collaborateur conservait pendant des semaines le justificatif de la dépense dans sa poche avant de le transmettre en compta, il peut maintenant le prendre en photo au moment du paiement. En quelques secondes, la dépense est créée : nom (du restaurant, par exemple), montant, TVA récupérable, TVA multiples, etc. Le traitement est instantané !
Pour faciliter davantage le process, nous vous conseillons d’opter pour une app de note de frais qui fonctionne aussi hors connexion. Pas de perte de temps : le collaborateur prend son justificatif en photo, et les informations sont extraites dès qu’il retrouve un accès au réseau !
#2 – Une conversion automatique des devises
Devoir vérifier les taux de changes et les règlementations est très chronophage et est une source de stress. C’est pourquoi votre solution de note de frais doit pouvoir convertir automatiquement les devises, avec une mise à jour en temps réel des taux de change.
C’est le meilleur moyen de gagner en sérénité et de fluidifier la gestion des notes de frais spécifiques.
#3 – L’archivage à valeur probante
L’archivage numérique des notes de frais est légal depuis le 1er juillet 2019, tant qu’il garantit la pérennité et la sécurité des données.
Choisissez un logiciel de notes de frais qui propose cet archivage à valeur légale afin de pouvoir enregistrer, stocker et restituer des documents (comme des justificatifs) tout en garantissant leur intégrité.
Plus besoin de compiler tous les justificatifs à un endroit, de tout bien ranger dans des boîtes et des classeurs : tout est centralisé, et vous pouvez y avoir accès facilement à tout moment.
D’ailleurs, c’est aussi un gain de temps puisqu’en cas de contrôle, vous allez pouvoir sortir immédiatement les documents demandés. Il va même vous être très simple de ne sortir qu’une catégorie de dépenses sur une période donnée (ex : toutes les dépenses de repas ou de déplacement entre 2015 et 2018). Quand on a des milliers de dépenses chaque mois, c’est une fonction essentielle !
#4 – Des alertes en cas d’erreur ou tentative de fraude
Une solution de note de frais peut vous alerter en cas de dépense suspecte :
- Doublon
- Dépense réalisée sur un jour non travaillé
- Plafond dépassé
- Etc.
Ceci a deux avantages : vous repérez immédiatement les tentatives de fraudes ou les erreurs, et vous assurez que les notes restent dans le cadre de la politique de frais. Il ne vous restera qu’à vérifier si la dépense est correcte, de la valider si c’est le cas ou de la renvoyer au collaborateur si nécessaire.
Arrêtons-nous un instant sur les plafonds : vous allez pouvoir paramétrer votre solution pour que les salariés soient informés dès qu’ils dépassent le plafond. Ainsi, si votre collaborateur réalise une dépense qui dépasse le plafond de cette catégorie (ex : repas), il recevra une alerte l’avertissant qu’il ne sera remboursé que dans la limite du plafond. Le service comptabilité sera aussi notifié pour une meilleure visibilité.
#5 – Les mises à jour automatiques
Pour gagner du temps et éviter les erreurs, votre outil de notes de frais doit s’actualiser automatiquement et de manière régulière pour prendre en compte les changements :
- Dans l’actualisation des devises
- Dans les mises à jour des taux de TVA
- Dans les barèmes d’indemnisation kilométrique.
Vous limitez ainsi les risques d’erreurs liés à la gestion manuelle, mais aussi le temps passé en vérification par le service comptabilité.
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