La gestion des notes de frais est une tâche chronophage qui ne plait en général à personne, pas même à votre comptable ! Au-delà du plaisir — ou du déplaisir — à traiter les notes de frais de vos salariés, l’enjeu est également de gagner en productivité et en efficacité sur ce poste. Or, si des solutions existent afin d’optimiser la gestion des notes de frais, certains dirigeants d’entreprise ont toujours de « bons » arguments pour refuser ces solutions.
Vous aussi vous pensez avoir l’argument imparable pour justifier le maintien des notes de frais sous format papier ? Vous pensez qu’il ne s’agit que de marketing sans valeur ajoutée pour votre entreprise ? Et si nous arrivons à vous convaincre qu’il s’agit d’idées reçues…
« Pas besoin d’automatiser les notes de frais »
Rares sont les dirigeants admettant que leur entreprise n’est pas au top du top sur sa gestion en interne.
Si votre gestion des notes de frais « à l’ancienne » a toujours fonctionné dans votre entreprise, vous vous demandez bien pourquoi en changer…
Nous vous l’accordons, dans certains cas les bonnes vieilles méthodes restent imparables. Mais il suffit d’une évolution au sein du marché du travail pour que l’organisation interne de votre entreprise en soit chamboulée.
Le télétravail par exemple a mis en exergue les manques d’adaptabilité de certaines entreprises. Les salariés en télétravail qui avaient pour habitude de déposer leurs notes de frais au service comptable de l’entreprise se sont vus pris au dépourvu.
Qu’on qu’en on dise, la digitalisation des notes de frais est devenue aujourd’hui un impératif pour réduire considérablement le temps de traitement et de remboursement des dépenses professionnelles des salariés. De plus, en digitalisant le traitement des notes de frais, vous pourrez constater une réduction des erreurs de saisie et des pertes de justificatifs. Vous aurez ainsi un meilleur contrôle sur les possibles abus.
« Pas de fraudes à la note de frais ici »
En parlant d’abus, vous êtes certain que vos salariés ne peuvent pas commettre d’erreurs — intentionnelles ou involontaires — concernant le remboursement de leurs frais professionnels ? Les justificatifs aident à débusquer les fraudeurs, mais le contrôle systématique du montant et de la nature de la dépense par votre service comptable est bien souvent fastidieuse.
Là encore, de nombreuses heures de travail sont perdues si vous restez sur une vérification manuelle des notes de frais, avec un risque toujours présent de fraude.
Pour limiter considérablement les fraudes à la note de frais sans vérifier un à un les justificatifs présentés par les salariés, digitalisez votre process. Le service comptable de votre entreprise pourra ainsi vérifier en quelques clics si le montant annoncé sur la note de frais est bien celui dépensé par le salarié. De plus, certaines alertes pourront être programmées selon votre politique de dépense, afin que vos salariés et votre service comptable aient connaissance des plafonds à ne pas dépasser.
« La politique de dépense est suffisante »
Une politique de dépense est effectivement indispensable au sein d’une entreprise pour encadrer les dépenses professionnelles pouvant faire l’objet d’une note de frais. Mais une politique de dépenses trop encadrée manque bien souvent de flexibilité en cas de situation exceptionnelle.
Ne serait-ce qu’avec le développement du télétravail, les salariés sont amenés à générer des dépenses professionnelles d’une autre nature. Les frais kilométriques se réduisent, mais le coût de la connexion internet chez le salarié pour télétravailler doit être pris en compte comme des frais professionnel.
Il est donc essentiel d’intégrer les dépenses exceptionnelles dans votre gestion de notes de frais. Pour éviter de traiter au cas par cas chaque demande exceptionnelle, pensez à digitaliser les échanges entre vos salariés et votre service comptable. Vous facilitez les worklows de validation en digital et éviter ainsi les accumulations de traitement en fin de mois.
« Une dépense supplémentaire inutile »
Un logiciel de gestion de notes de frais, vous y avez pensé ? Mais vous êtes persuadé qu’il s’agit d’une énième dépense inutile ? Pourtant, si vous interrogez votre service comptable et votre service RH, vous seriez surpris de recueillir leurs avis sur ce sujet.
En effet, de nombreuses tâches dans la gestion de notes de frais sont chronophages et demandent plusieurs heures de travail. La plupart de ces tâches peuvent être automatisées ou optimisées, en facilitant notamment les échanges entre vos salariés, les managers et le service comptable.
Pour mettre fin à ces idées reçues et permettre à vos équipes de se concentrer sur des actions à valeur ajoutée, optez pour l’application de gestion de notes de frais N2F. Vos salariés, votre service RH et votre service comptable pourront apprécier :
- le scan intelligent disponible directement sur l’application mobile N2F pour générer des notes de frais automatiquement en photographiant le reçu, la facture… ;
- un archivage des notes de frais à valeur probante pour être en conformité avec la loi et éviter l’archivage papier qui est coûteux et peu sécurisé ;
- un calcul automatique des frais kilométriques avec les barèmes actualisés et les données de Google Map ;
- les workflows de validation pour permettre une fluidité de traitement des notes de frais au fil du mois.
- etc.
Dites adieu à vos idées reçues sur la digitalisation des notes de frais et constatez dès à présent la différence en termes d’efficacité et de gain de temps ! Plus d’infos sur www.n2f.com.
