Le temps passé par les collaborateurs à remplir leurs notes de frais, les erreurs de saisie manuelle, la fraude régulière… autant de coûts cachés et pour autant élevés, une charge que l’entreprise peut pourtant endiguer à moindres efforts. Zoom sur les coûts cachés d’une gestion inefficace des notes de frais, et présentation des solutions à mettre en place sans tarder.
Une perte de temps pour les collaborateurs, un manque à gagner considérable en termes de productivité
Du côté des déclarants
Tâche fastidieuse et chronophage, l’élaboration d’une note de frais représente a minima une heure de temps par mois et par salarié. Multiplié par le nombre de salariés de votre entreprise, ce temps non employé à des tâches à réelle valeur ajoutée est un manque à gagner considérable. Le temps est investi sur une formalité administrative automatisable, les compétences individuelles ne sont pas valorisées.
Réinvestir ces heures perdues sur des actions productives – vente de vos solutions, produits et services – apparaît comme une évidence…
Du côté du manager
Même constat côté manager. La validation individuelle et manuelle de chaque dépense de chaque note de frais, la vérification des justificatifs et la transmission physique des notes de frais au valideur N + 1 nécessite un temps considérable. Sans compter que le manager perd d’autant plus de temps en gestion de notes de frais lorsque le montant de la dépense excède un seuil spécifique, impliquant un process d’approbation distinct.
Les heures travaillées du manager sont loin d’être optimisées…
Du côté du service administratif/comptable
Vérifier la cohérence des dépenses TTC, HT et TVA, retrouver dans la pile des justificatifs agrafés celui qui correspond à la dépense en cours, vérifier le respect de la politique de frais… les tâches sont indispensables pour la bonne gestion des notes de frais. Pour autant, leur accomplissement manuel au cas par cas représente de longues heures de travail pour le service administratif/comptable.
Un coût caché supplémentaire à comptabiliser…
Du côté du service finance
Encore une fois, le temps employé à la gestion des notes de frais est considérable. A ce niveau, il s’agit de saisir chaque dépense dans l’outil informatique, d’appliquer les centres de coût concernés, de demander la génération du fichier SEPA… sans oublier d’archiver correctement les justificatifs pour les retrouver rapidement en cas de contrôle fiscal et URSSAF, après avoir effectué une copie de certains tickets imprimés dont on sait pertinemment que dans 6 mois toutes les données seront effacées.
Toutes ces heures perdues, incontestablement, seraient plus utiles si elles étaient employées dans un objectif métier.
Note de frais : des « négligences » qui peuvent coûter cher
Les entreprises sont confrontées à 2 types de négligences :
- Les oublis – non-présentation des justificatifs de dépenses – les erreurs volontaires ou involontaires au moment de la saisie.
- Les fraudes intentionnelles : demande de remboursement de dépenses engagées le week-end ou pendant une absence, dépassement de plafond de frais autorisé, multi-utilisation d’un ticket unique…
Dans tous les cas, la fraude aux notes de frais coûte cher : 747 euros en moyenne par salarié et par an.
Coûts visibles vs approche globale
Naturellement, l’entreprise se focalise sur les coûts visibles – prix des billets de train ou d’avion, facture d’hôtel… En réalité, c’est l’optimisation globale du processus de gestion de notes de frais qui permet de réaliser des économies.
Adopter une approche globale implique dans un premier temps d’analyser avec pertinence l’utilisation des dépenses. Cette étape permet en effet de mettre en exergue les excès et abus, les dépenses futiles ou non appropriées. L’analyse permet également d’identifier les fournisseurs récurrents de l’entreprise, avec lesquels envisager une négociation sur les prix pour réduire les coûts. Procéder ainsi de manière analytique nécessite de se doter d’un outil performant doté de l’IA, pour des résultats rapides et fiables.
Le logiciel de gestion de notes de frais, la solution pour en finir avec les coûts cachés
Perte de temps, risque de fraude, défaut d’approche globale : dans le cadre d’une gestion de notes de frais manuelle, les coûts cachés pèsent lourd sur les finances de l’entreprise. Un manque à gagner d’autant plus dommageable qu’une solution simple et rentable permet d’en finir.
Logiciel de gestion de notes de frais, N2F est une solution innovante conçue pour faire gagner un temps précieux à tous les collaborateurs, à toutes les étapes du traitement des notes de frais. A la clé : 75 % de temps gagné aux niveaux administratifs, entre 10 et 60 minutes économisées par déclarant et par note de frais. L’ensemble de vos collaborateurs se remobilise sur des missions à forte valeur ajoutée pour l’entreprise. Automatisation des tâches de gestion de notes de frais à faible valeur ajoutée, réduction à néant du risque d’erreur de saisie, accélération et sécurisation des process grâce à des fonctionnalités exclusives… vous gagnez sur tous les plans. Une solution à envisager sans tarder, d’autant plus eu égard au ROI constaté inférieur à 1 an – 6 mois chez de nombreux clients. En adoptant N2F, vous vous inscrivez en outre dans une démarche écoresponsable, en misant sur le zéro papier.
