Facturation électronique : comment gérer la fraude ?

La fraude à la facturation représente un manque à gagner considérable pour les entreprises et pour l’État, se chiffrant en milliards d’euros chaque année. Face à ce problème, la réforme de la facturation électronique apparaît comme une solution prometteuse. En permettant un meilleur contrôle des transactions et en facilitant le travail de l’administration fiscale, elle vise à réduire considérablement ces fraudes.

Néanmoins, la vigilance reste de mise ! Les entreprises doivent être conscientes des signaux d’alerte qui peuvent révéler une tentative de fraude ainsi que la mise en place de bonnes pratiques, comme la vérification systématique des factures et la sensibilisation des employés, par exemple.

Dans ce cadre, la réforme de la facturation électronique permet aux entreprises de renforcer leur sécurité et de lutter efficacement contre la fraude. En adoptant les bons réflexes, elles peuvent protéger leurs finances et contribuer à assainir l’ensemble du tissu économique.

Facturation électronique : quels sont les signaux d’alerte de la fraude ?

La facturation est un terrain propice aux fraudes, où les escrocs déploient des stratagèmes sophistiqués pour s’enrichir illégalement. Toutefois, les erreurs humaines représentent également une menace sérieuse pour les finances des entreprises, nécessitant une attention toute particulière.

Mais comment repérer ces tentatives malveillantes ?

Découvrez les principaux signaux d’alerte qui doivent éveiller vos soupçons :

• Factures fantômes :
  • Non autorisées : Vous recevez une facture pour un service ou un produit que vous n’avez pas commandé.
  • Fournisseurs inconnus : La facture provient d’une entreprise avec laquelle vous n’avez jamais travaillé, ou dont le nom semble suspect.
• Données falsifiées :
  • Informations incohérentes : Les coordonnées du fournisseur ne correspondent pas à vos enregistrements, ou l’adresse de facturation est différente de l’adresse habituelle.
  • Modifications suspectes : Des éléments de la facture ont été modifiés après son émission (montants, quantités, dates…).
  • Montants inhabituels : Le montant de la facture est anormalement élevé, ou présente des fractions de centimes inhabituelles.
  • Doublons de factures : Vous recevez deux fois la même facture, avec des numéros de facture identiques ou très proches.
• Détails manquants :
  • Factures incomplètes : Il manque des informations essentielles comme le numéro de TVA intracommunautaire, le détail des prestations ou les conditions de paiement.
  • Factures non détaillées : Le montant total est indiqué, mais sans ventilation par produit ou service.
• Urgences suspectes : Le fournisseur insiste pour un paiement rapide, voire immédiat, sans raison valable. Il peut utiliser des prétextes fallacieux comme une erreur comptable ou une offre promotionnelle à durée limitée.

Comment prévenir la fraude ?

La sophistication croissante des fraudes exige une réponse à la hauteur : un système de défense numérique performant pour sécuriser vos processus de facturation.

Sécurité renforcée des données

• Accès restreint : Limitez l’accès aux données sensibles de facturation aux seules personnes autorisées au sein de votre entreprise.
• Mots de passe forts : Utilisez des mots de passe complexes et uniques pour chaque utilisateur, et changez-les régulièrement.
• Sauvegardes régulières : Effectuez des sauvegardes régulières de vos données de facturation, et stockez-les dans un endroit sécurisé, idéalement hors site.
• Chiffrement des données : Chiffrez vos données sensibles pour les rendre illisibles en cas d’intrusion.

Logiciels anti-fraude : vos alliés pour une vigilance accrue

• Traçabilité des factures : Les solutions de facturation électronique comme celles proposées par N2F – Factures fournisseurs offrent une piste d’audit fiable, qui permet de retracer toutes les étapes du processus de facturation, de l’émission au paiement. Cette transparence est essentielle pour détecter d’éventuelles anomalies.
• Auto-complétion du SIRET : Cette fonctionnalité permet de vérifier automatiquement la validité du numéro SIRET du fournisseur, minimisant ainsi les risques d’erreur ou d’usurpation d’identité.
• Filtres anti-fraude : De nombreux logiciels tels que N2F – Factures fournisseurs intègrent des filtres anti-fraude qui analysent automatiquement les factures et alertent en cas de suspicion. Ces filtres peuvent détecter :
  • Doublons de factures
  • Anomalies dans les montants ou les dates
  • Non-respect des dates d’échéance
  • Erreurs de TVA

Les bonnes pratiques pour une défense à toute épreuve

#1 – Face à la fraude, réagir vite et bien : gestion des litiges

Dès l’apparition du moindre doute concernant une facture, il est impératif de ne pas ignorer les signaux d’alerte et de prendre le temps de vérifier son authenticité ainsi que les informations du fournisseur. En cas d’incohérence ou de suspicion de fraude, contactez directement le fournisseur pour obtenir des éclaircissements. Si vos doutes se confirment et que vous êtes victime d’une tentative de fraude, n’hésitez pas à signaler l’incident aux autorités compétentes (police, gendarmerie, DGCCRF). Enfin, en cas de doute sérieux, il est recommandé de suspendre le paiement de la facture jusqu’à ce que la situation soit totalement clarifiée.

#2 – Sensibiliser et former : le facteur humain, votre première ligne de défense

La sensibilisation et la formation continue de vos équipes aux risques de fraude sont primordiales. En les informant des signaux d’alerte à surveiller et en les encourageant à faire preuve de vigilance, vous renforcez votre première ligne de défense.

Les techniques de fraude évoluent constamment. Assurez-vous que vos équipes soient toujours informées et à jour des dernières menaces ainsi que des bonnes pratiques à adopter.

#3 – Workflow de validation : mettre en place un processus rigoureux

• Double contrôle : Instaurez un système de double contrôle des factures avant leur validation et leur paiement.
• Séparation des tâches : Séparez les fonctions d’émission, de réception et de validation des factures pour éviter les conflits d’intérêts.
• Traçabilité : Conservez une trace de toutes les étapes du processus de validation, afin de pouvoir justifier vos décisions en cas de litige.

La facturation électronique, un atout à sécuriser

La facturation électronique est certes une obligation légale, mais c’est aussi une opportunité pour les entreprises de gagner en efficacité et en compétitivité.

En vous dotant des outils adaptés et en formant vos équipes, vous faites de la facturation électronique un véritable atout pour votre entreprise et contribuez à la lutte contre la fraude. Profitez des avantages de la dématérialisation et réduisez le risque