La gestion des notes de frais est encadrée strictement par la loi. Découvrez à travers cet article les règles en vigueur et les erreurs à ne pas commettre si vous ne souhaitez pas vous attirer les foudres de l’URSSAF.
Note de frais : quelles sont les règles en vigueur ?
La gestion des notes de frais est tout à fait spécifique. Elle est régie par la loi et doit uniquement permettre de rembourser un salarié qui a réalisé une dépense dans le cadre de sa mission et dans l’intérêt de l’entreprise. De plus, il existe à ce jour deux manières de rembourser les notes de frais, au réel ou via un forfait. A travers cet article, nous allons vous expliquer la différence entre ces deux méthodes mais aussi vous éclairer sur les erreurs à ne pas commettre afin de ne pas être pénalisé par l’URSSAF.
Que sont les frais professionnels ?
Avant toute chose, il est important de revenir sur ces frais qui peuvent faire l’objet d’un remboursement. Ces frais professionnels doivent être justifiés par une facture et doivent impérativement être engagés dans le cadre d’une action menée pour l’entreprise. De manière générale, les frais professionnels correspondent aux repas, aux frais de déplacement (essence, péage, parking) et à l’hébergement. L’employé délivre alors une note de frais à son entreprise qui se charge de le rembourser. Celle-ci doit être accompagnée d’une facture justificative. S’il est aisé de trouver un exemple de note de frais sur internet, sachez qu’il n’existe pas de règle quant à sa présentation, c’est la facture qui sera déterminante. Vous pouvez également simplifier la gestion de vos notes de frais grâce à une application spécialisée telle que N2F.
Remboursement des frais réels
Nous vous l’expliquions en introduction, il est possible de choisir de rembourser les notes de frais au réel ou de manière forfaitaire. Abordons tout d’abord les frais réels. Cette solution est particulièrement simple puisqu’il s’agit de rembourser un salarié au regard des dépenses réellement effectuées. Prenons un exemple simple. S’il part en déplacement 4 jours avec sa voiture personnelle, il bénéficiera d’indemnités kilométriques. S’il dispose d’une voiture de fonction, s’il prend le train ou l’avion, il devra alors établir une note de frais. Il en va de même pour ses repas et son hébergement et toute dépense personnelle à caractère professionnel, une note concernant son hébergement et ses repas. Celle-ci devra détailler chaque dépense et sera accompagnée de toutes les factures mentionnant bien les émetteurs de celles-ci, la TVA, etc. Si le salarié a invité un client à déjeuner durant ce déplacement, il doit indiquer au dos du ticket le nom de celui-ci ainsi que celui de sa société afin de justifier que la note de frais est bien liée à son activité professionnelle.
Remboursement forfaitaire
Le remboursement forfaitaire des notes de frais est une alternative plus simple à gérer puisqu’elle répond à une règlementation stricte. En effet, le montant des frais professionnels est fixé chaque année par l’URSSAF. Si le salarié est sédentaire et qu’il est contraint de prendre son repas sur son lieu de travail, son employeur peut lui octroyer une indemnité forfaitaire exonérée de cotisations à hauteur de 6,50 euros en 2018. Si l’employé est en déplacement et se voit obligé de prendre son repas au restaurant, l’indemnité atteint cette fois 18,60 euros. Pour un déplacement sur un chantier, les frais de repas sont de 9,10 euros.
Le remboursement forfaitaire des notes de frais prend également en compte la mobilité de l’employé. Si celui-ci dispose d’un logement provisoire en raison de la localisation de son nouvel emploi, qu’il est éloigné de plus de 50 km de son ancien logement et que la distance entre ce dernier et son lieu de travail lui impose plus d’1h30 de trajet, il peut bénéficier d’une indemnité journalière de 73,90 euros et ce, durant 9 mois au maximum. Quant aux notes de frais kilométriques, elles tiennent compte de la puissance de la voiture et des kilomètres parcourus. Un barème des indemnités kilométriques est publié chaque année.
Note de frais : les erreurs à ne pas commettre
Si vous ne souhaitez pas devoir payer des pénalités, il est préférable de veiller à respecter à la lettre les règles fixées. Revenons de suite sur le remboursement des notes de frais de manière forfaitaire. Les montants évoqués précédemment sont exonérés de charges sociales. Si l’entreprise ne respecte pas les plafonds imposés par l’URSSAF, elle devra tout simplement payer des charges sociales tandis que le salarié sera contraint d’intégrer son indemnisation dans son revenu imposable. En effet, l’administration va alors considérer que cela fait l’objet d’un avantage en nature. Pour mémoire, le remboursement des notes de frais doit correspondre à des dépenses dans le cadre de la mission de l’employé, si elles sont justifiées par une facture et qu’elles ne sont pas déjà couvertes par la déduction forfaitaire de 10 %, n’est pas imposable pour figurer au bas du bulletin de paie.
Autre erreur à ne pas commettre afin d’éviter tout problème en cas de contrôle d’URSSAF pour les notes de frais : ne pas disposer des justificatifs nécessaires. Si la comptabilité ou le salarié perd une facture, la dépense peut malgré tout être remboursée. Toutefois, l’entreprise ne peut récupérer la TVA. Un problème qui va peu à peu s’effacer grâce à l’archivage à valeur probante des notes de frais. Avec une application telle que N2F, vous prenez de suite une photo de votre facture et pouvez ainsi la stocker dans votre espace sécurisé et dédié.
En matière de note de frais, il faut savoir être raisonnable. Par exemple, pour un cogérant qui occupe la fonction de commercial, il n’est pas possible d’inviter plus de 5 clients au restaurant chaque mois. Au-delà, l’URSSAF va considérer qu’il s’agit d’un avantage en nature. De même, si vous souhaitez rembourser des frais NTIC correspondant aux frais de mobile utilisé à titre professionnel, cela ne peut excéder 50 % de la facture si, selon l’URSSAF, “l’employeur ne peut justifier de la réalité des dépenses professionnelles”.
Enfin, pour le gérant d’une entreprise, le remboursement de note de frais ne peut se faire qu’au réel sur présentation des justificatifs.
La gestion des notes de frais ne peut laisser de place au hasard. Si vous souhaitez éviter qu’un contrôle d’URSSAF de vos notes de frais n’engendre un redressement, mieux vaut prendre connaissance dès le départ des règles en vigueur et de ne pas dépasser les plafonds imposés. Exonérés de charges sociales, les frais de déplacement ne doivent en aucun cas être considérés comme des avantages en nature. Enfin, pour gagner du temps et éviter de perdre vos factures, nous ne pouvons que vous conseiller d’utiliser une application de gestion de notes de frais à l’image de N2F.
