Quels que soient votre secteur d’activité et la taille de votre entreprise, bien gérer vos dépenses et celles de vos collaborateurs est essentiel.
On classe typiquement les dépenses d’entreprises selon deux catégories :
- Les dépenses fixes : rémunération des collaborateurs, loyer, frais d’entretien des locaux, impôts et taxes, etc.
- Les dépenses variables : rémunération des stagiaires et intérimaires, prestataires et fournisseurs, achat de stock, de solutions et logiciels, notes de frais des collaborateurs.
Evidemment, plus vos équipes grandissent, et plus ces besoins sont importants ! Or, pour la Direction Administrative et Financière, connaître ces dépenses est essentiel pour avoir une vision à long terme et piloter au mieux l’entreprise.
Maîtriser ses coûts pour assurer sa rentabilité
Quels que soient votre secteur d’activité et la taille de votre entreprise, bien gérer vos dépenses et celles de vos collaborateurs est essentiel pour assurer votre rentabilité et votre croissance.
Le premier poste de dépenses d’une entreprise est évidemment lié aux ressources humaines : en moyenne, la rémunération des collaborateurs représente 80% des dépenses d’une entreprise.
Le reste des dépenses est lié aux différents achats nécessaires à votre activité : fournisseurs, prestataires, matériel, matières premières, solutions, logiciels, sans oublier les frais engagés par les collaborateurs dans le cadre de leurs missions.
Pour la Direction Administrative et Financière, il est essentiel de mettre en place un processus de gestion des dépenses. C’est la meilleure façon de les budgétiser, et ainsi d’avoir une vision à long terme qui permettra de piloter au mieux l’entreprise !
Ainsi, il va s’agir d’avoir une vision sur les coûts tels que :
- Coûts liés à la masse salariale : rémunération, augmentations, primes et promotions, formation, notes de frais.
- Coûts liés aux locaux, à l’achat de matériel, de stock, de solutions et de logiciels.
- Impôts et taxes.
Comment réduire ses coûts en entreprise ?
Pour pouvoir faire la chasse aux coûts inutiles et ainsi faire des économies, vous allez d’abord devoir faire un état des lieux budgétaire en analysant les dépenses de l’entreprise. Vous aurez ainsi une vision globale, et une vue précise des points sur lesquels agir.
Voici quelques pistes pour économiser sur certains postes de dépenses et vous assurer que vos finances soient bien contrôlées.
Réduire la surface des locaux
La crise sanitaire a marqué l’avènement du télétravail ou de l’hybridation présentiel / distanciel. Selon les besoins et le fonctionnement de votre entreprise, il peut être intéressant de déterminer si toute la surface de vos locaux est nécessaire.
Il peut par exemple s’agir de passer l’ensemble des effectifs en télétravail, ou encore d’organiser un roulement du personnel dans les locaux.
Vous pourrez ainsi réduire la surface de vos locaux, ou en louer une partie, et économiserez ainsi sur votre budget d’eau et d’électricité.
S’assurer que ce qui est acheté est bien utilisé
Pressé par un besoin, il arrive que l’on fasse un achat devant faciliter la vie d’un service spécifique. Faute de formation adéquate ou de temps à y allouer, celui-ci n’est pas utilisé, laissé à l’abandon, occasionnant des frais qui auraient pu être évités.
Qu’il s’agisse de matériel spécifique, de solutions ou de logiciels, nous vous recommandons de faire un récapitulatif et de vérifier auprès de vos équipes s’ils sont vraiment nécessaires et utilisés.
🔎 Vous doutez ? Nous avons connu le cas d’une société qui payait chaque année 14 000€ pour une solution que personne n’utilisait…
Préciser la politique de frais
La politique de frais est une charte listant toutes les règles à respecter en matière de dépenses professionnelles :
- Plafonds : repas au restaurant, nuit d’hôtel, etc.
- Frais de déplacements et indemnités kilométriques
- Types de dépenses autorisées
- Barèmes
- Justificatifs attendus
- Modalités de remboursement.
Bien sûr, cette politique de frais doit être respectée par les collaborateurs. Mais avouons que l’accumulation de règles complexifie la tâche, et qu’il peut arriver qu’ils les dépassent, volontairement ou non ! Justement, une solution de notes de frais vous assure que les dépenses restent dans le cadre autorisé, puisque vous allez pouvoir la paramétrer en fonction de vos spécificités.
Ainsi, lorsque l’utilisateur saisit une note dépassant le plafond, il est notifié sur le fait qu’une partie de sa note ne sera pas remboursable.
Mais ce n’est pas tout ! Une solution de notes de frais vous permet également d’avoir une vision globale des postes de dépenses des collaborateurs, et ainsi de mieux comprendre où agir pour faire des économies. Par exemple, vous pourrez conseiller des restaurants avec un bon rapport qualité / prix, ou encore mettre en place des partenariats avec certains hôtels.
💡 A lire aussi : DAF : comment faire appliquer la politique de frais de votre entreprise ?
Eliminer le papier
On n’y pense pas toujours comme le premier poste de dépense à réduire, mais le papier coûte cher à votre entreprise ! Le coût des impressions (papier, encre, matériel) seul peut représenter entre 1% et 3% du CA d’une entreprise (source : International Data Corporation).
A ces coûts viennent s’ajouter ceux de l’archivage et du temps humain alloué au tri, au stockage, à la recherche, etc. Sans oublier l’aspect peu pratique : archiver ses documents, c’est bien, mais quel temps perdu et quel stress en cas de contrôle, quand il faut retrouver un papier spécifique !
Enfin, les processus basés sur le papier représentent un risque d’erreur élevé, car ils impliquent davantage de contingence.
Pour faire des économies et adopter une posture plus écologique, passez au 0 papier ! De nombreux logiciels vous permettent de dématérialiser vos processus. C’est le cas de notre solution de gestion de note de frais : vous limitez le risque d’erreur grâce à l’automatisation, et l’archivage à valeur probante vous assure d’avoir accès aux documents pendant 10 ans.
Réaliser un suivi continu des dépenses
Suivre vos dépenses de façon régulière (mensuelle, hebdomadaire ou quotidienne) est idéal pour vous assurer que vos coûts sont bien maîtrisés.
Ce suivi vous permettra aussi de réaliser plus sereinement la clôture des comptes comptables en fin d’année, mais aussi de mieux calculer votre rentabilité.
En cela, vous doter d’une solution pour gérer vos coûts vous permettra d’avoir une meilleure maîtrise de vos dépenses, mais surtout d’avoir une vision à long terme ! Avec la donnée que récoltée de façon régulière, les prévisions sont de plus en plus précises, et vous pourrez prendre les meilleures décisions pour piloter au mieux votre entreprise.
Envie d’en savoir plus sur les solutions qui peuvent vous aider à mieux piloter les finances de votre entreprise ? On vous donne toutes nos astuces pour choisir au mieux votre logiciel de gestion des notes de frais ! 👇
