En matière de notes de frais, il n’est pas rare de constater que des erreurs ont été commises. S’il s’agit parfois d’abus de la part des salariés, c’est souvent la méconnaissance des règles en la matière et une mauvaise gestion qui sont à l’origine de ces erreurs. Voici donc les erreurs à ne pas commettre et les solutions que le logiciel de gestion de notes de frais en ligne N2F vous propose.

Les erreurs en matière de note de frais

Lorsque les salariés réalisent des dépenses dans le cadre professionnel, il n’est pas rare que le service comptable s’aperçoive d’erreurs commises. Pourtant, il existe aujourd’hui des règles strictes en la matière et un non-respect de celles-ci peut avoir des conséquences sur le salarié et l’entreprise. Une étude réalisée par Wity, un cabinet d’expertise-comptable, démontre que les Français ne sont pas au fait de leurs droits et devoirs en matière de notes de frais. Voici les erreurs les plus souvent commises et quelques chiffres qui parlent d’eux-mêmes :

La perte de justificatif

Lorsqu’un salarié réalise une dépense personnelle dans le cadre d’un déplacement professionnel, il doit, pour se faire rembourser par son entreprise, apporter un justificatif. Or, il n’est pas rare, lorsque les dépenses sont fréquentes, qu’un employé perde son justificatif. Pourtant, sans facture, l’entreprise peut ne pas lui rembourser sa note de frais. Selon une étude Unit4, 600 millions d’euros de dépenses professionnelles ne sont pas réclamés par les employés français, notamment en raison de la perte du justificatif. Si l’entreprise décide malgré tout de le faire, elle ne pourra justifier cette dépense dans sa comptabilité et elle ne pourra récupérer la TVA. Une situation pénalisante à double titre pour l’entreprise.
Selon l’étude Wity, sans logiciel de fiche de frais 43 % des salariés perdent au moins un justificatif par mois.

Un justificatif incomplet

La méconnaissance des règles de la part des salariés engendre de nombreuses erreurs. Prenons l’exemple d’un repas au restaurant dont le montant excède 150 € HT. Au-delà de la facture, il faut fournir le motif de l’invitation, le nom, la raison sociale et l’adresse du client ainsi que le nombre de personnes invitées. Or, il est fréquent que des informations soient manquantes.

Le dépassement de la limite d’exonération de charges sociales

Autre erreur classique dans le cadre de la gestion de note de frais : le non-respect des plafonds d’exonération. Pour mémoire, les notes de frais sont exonérées de charges sociales. Afin que les entreprises n’abusent pas de cela, l’administration fiscale a fixé des plafonds. Toutefois, si la gestion des notes de frais n’est pas efficace, le salarié ne dispose pas nécessairement de cette information et continue à établir des notes de frais. Ce n’est que trop tardivement que le service comptabilité s’aperçoit de l’erreur commise.

Des dépenses non prises en charge par l’entreprise

Selon l’étude Wity réalisée auprès de 10 124 personnes, 12 % des personnes interrogées pensent que les frais de santé peuvent passer en notes de frais, 7 % pensent qu’elles peuvent également passer des frais d’habillement et 2 % des frais de notaire. Lorsqu’elles engagent de telles dépenses, elles ont la surprise de ne pas être remboursées par leur entreprise.

Un dépassement du budget de l’entreprise

Pour être pérenne, une entreprise a besoin d’avoir une gestion comptable exemplaire. En matière de notes de frais, elle doit se fixer des limites à ne pas dépasser. Or, il n’est pas rare que les employés, n’étant pas au courant de la politique de frais de l’entreprise, continuent à réaliser des dépenses d’hébergement, de restaurant qui dépassent leur budget par prestation ou leur budget mensuel.

Les conséquences d’une mauvaise gestion de vos notes de frais

Une mauvaise gestion des notes de frais peut être préjudiciable pour une entreprise. Naturellement, elle peut s’attirer les foudres de l’URSSAF en cas de non-respect des règles. Mais cela peut également la mettre en péril sur le plan financier. Imaginez que chaque employé dépasse tous les mois les budgets fixés ou demande des remboursements sans être à même de fournir des factures. De plus, une mauvaise gestion des notes de frais a un coût, le temps de traitement d’une note de frais étant de 20 minutes auxquelles il faut ajouter 18 minutes en cas d’erreur, ce qui arrive une fois sur cinq.

Nos solutions pour une gestion de note de frais en ligne efficace

Un logiciel de gestion de notes de frais en SaaS est la solution pour vous permettre de réaliser des économies, de maîtriser votre budget consacré à ces dépenses et éviter un redressement. Voici les solutions proposées par N2F.

Mise en place d’une politique de dépenses

Notre logiciel de gestion de note de frais SaaS permet d’appliquer des plafonds de dépenses qui peuvent être déterminés par mois, par projet, etc. De plus, des alertes vous permettent de savoir à quel moment un plafond est dépassé et par quel salarié. Cela permet de limiter des dépenses excessives et de respecter les plafonds déterminés par l’administration fiscale pour bénéficier de l’exonération de charges sociales sur les notes de frais.

Mise en place de forfaits journaliers

Si vous optez pour un remboursement forfaitaire des notes de frais, notre logiciel de gestion note de frais en ligne permet également de plafonner les indemnités journalières afin d’éviter tout dépassement.

Détection des doublons de dépenses

Parmi les erreurs fréquentes en matière de notes de frais, on retrouve les doublons. Une note enregistrée deux fois, sans alerte, ne pourra être détectée de suite. Avec le logiciel N2F, vous êtes alerté en temps réel si une dépense est enregistrée deux fois.

Détection des dépenses faites un jour férié ou un week-end

Pour éviter tous les abus et gagner un temps précieux, notre logiciel de gestion de notes de frais en ligne permet de détecter les anomalies. Si vos employés ne travaillent pas les week-ends et jours fériés, vous saurez de suite si une dépense a été enregistrée ce jour-là afin de ne pas la prendre en charge.

Détection des dépenses faites un jour de congés

Lorsque notre application de gestion de note de frais, N2F, est connectée au système de congés de votre entreprise, il est là encore, possible de détecter une dépense un jour où votre employé ne travaille pas, cela vous permettra de réaliser des économies et, une fois de plus, de gagner du temps dans la gestion des fiches de frais de vos collaborateurs.