La fraude aux notes de frais est une réalité bien connue des entreprises. Il s’agit parfois de quelques euros grapillés par ci par là qui, cumulés par le nombre de collaborateurs, peuvent vite faire grimper l’addition ! En 2021, on estimait les pertes financières pour fraude aux notes de frais à environ 15 360 euros par an pour une société de 250 salariés. Dans un contexte de crise économique où chaque dépense compte, les entreprises ont tout intérêt à éviter la fraude. Mais quelles solutions s’offrent à elles pour y parvenir ? Nos réponses dans cet article.
Quels types de fraude aux notes de frais rencontrent les entreprises ?
La fraude aux notes de frais revêt différents aspects. En règle générale, les cas les plus courants consistent à falsifier ou créer un faux reçu de dépenses, de fournir une facture sans détail après un déjeuner dans un restaurant, d’inviter à déjeuner des personnes sans enjeu professionnel (famille, amis) tout en faisant passer la dépense pour un repas d’affaires, de gonfler le kilométrage parcouru avec sa voiture personnelle ou encore de faire le plein d’essence en le faisant passer pour une dépense liée à l’activité professionnelle.
D’ailleurs, 50 % des employés français avouent qu’il est acceptable pour eux de « modifier » une note de frais pour récupérer un peu plus d’argent que prévu. Pour beaucoup, ces agissements sont justifiés par le fait qu’ils ne sont qu’une contrepartie des heures de travail supplémentaires non payées, des dépenses privées engagées pour le télétravail ou encore du temps passé en déplacement professionnel (dont les temps d’attente à la gare ou à l’aéroport).
Pourtant, les employés qui se font prendre en flagrant délit de fraude ont toutes les raisons de craindre pour leur poste. La jurisprudence se montre souvent stricte à leur encontre, notamment envers les récidivistes. En illustre un arrêt de la Cour d’appel de Versailles du 10 avril 2019 qui a qualifié de faute grave justifiant un licenciement, le fait pour un collaborateur d’avoir déclaré avoir convié des collègues à déjeuner alors qu’ils n’étaient pas présents, afin de faire gonfler la note. Parmi les autres exemples de faits considérés comme justifiant un licenciement pour faute grave, on retrouve celui de se faire rembourser un trajet sans rapport avec le travail et celui de majorer le nombre de kilométriques parcourus. Une affaire relayée médiatiquement avait également mis en lumière les abus de l’ancienne patronne de l’INA qui avait déclaré pour 38 000 euros de dépenses de taxi et avait été poussée à la démission. Dans tous les cas, l’entreprise pourra recourir aux tribunaux si les montants de la fraude sont conséquents, récurrents et ont fait perdre plusieurs milliers d’euros.
Vous l’aurez compris : il n’existe pas un type de fraudes mais bien plusieurs. Néanmoins, tous ont pour conséquence de faire perdre de l’argent à l’entreprise et de mobiliser des services pour les détecter. Par ailleurs, en cas de contrôle Urssaf, l’entreprise peut être redressée si elle n’a pas été suffisamment vigilante. Plus généralement, la fraude ferait perdre jusqu’à 5 % de revenus annuels à la société, soit 730 euros par employé et par an.
Auditer les notes de frais au sein de son entreprise pour en finir avec la fraude
L’audit de notes de frais est un moyen efficace d’identifier la fraude et les erreurs de traitement plus globalement. La procédure peut survenir à tout moment : avant ou après validation par le supérieur, ou après le paiement. Les contrôleurs seront tentés de réaliser l’audit le plus tôt possible pour éviter tout risque de rejet de la note de frais. Ils vérifieront rapidement si les justificatifs ont bien été joints et s’ils sont cohérents avec la dépense engagée. L’audit peut également se concentrer sur une catégorie particulière de collaborateurs, généralement les plus susceptibles de générer d’importante notes de frais – mais aussi de frauder –, comme les collaborateurs souvent en déplacement professionnel ou encore les jeunes collaborateurs ne maîtrisant pas la politique de notes de frais.
L’avantage de l’audit réside dans sa capacité à mettre en avant des schémas de comportements frauduleux et interroger sur la pertinence de la politique interne en matière de notes de frais.
Lire aussi : Pourquoi auditer les notes de frais ?
S’équiper d’une solution digitale pour automatiser la gestion des notes de frais et limiter la fraude
En France, toujours d’après l’étude SAP, les services financiers et les responsables déplacements passeraient en moyenne 20,1 heures par semaine pour lutter contre la fraude. Est remise en cause la lenteur des process internes pour vérifier et prévenir les risques. Beaucoup de services privilégient encore l’emploi du papier, créant encore davantage d’erreurs possibles. Sans outils digitaux, il apparaît difficile pour ces équipes d’identifier des schémas de fraude.
C’est pourquoi, chez N2F, nous avons mis au point une solution pour rendre la triche et la fraude sur les notes de frais impossible.
Grâce à l’application mobile N2F et au module intégré Google Maps, vous pourrez mieux gérer les frais kilométriques. Les collaborateurs n’auront qu’à entrer le point de départ et le point d’arrivée, rendant ainsi automatique le calcul de la distance et par conséquence, le calcul des frais à rembourser. Il sera alors plus difficile pour le collaborateur de gonfler le kilométrage ! Un autre avantage de s’équiper d’une solution comme N2F est la possibilité de scanner les factures dès l’achat. Les collaborateurs n’auront plus de raison de perdre les justificatifs. Il est également possible de définir des plafonds de dépenses pour certains collaborateurs. En cas de dépassement, une notification est adressée au responsable du traitement des notes de frais. Ce système d’alerte, grâce à un filtre anti-fraude, se déclenche également lorsqu’une dépense semble inappropriée (si elle a été saisie en dehors des jours de travail par exemple).
Avec l’audit, la mise en place d’une politique de notes de frais précise et l’utilisation d’une solution digitale pour les traiter, votre entreprise devrait limiter voire réduire drastiquement les risques de fraude.
En automatisant une partie des processus de gestion des notes de frais, la solution N2F vous permet par ailleurs de vous concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.
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