En tant que professionnel au sein d’une Direction Financière, vous recevez un email d’un fournisseur signalant un changement de RIB et vous priant d’utiliser ses nouvelles coordonnées pour régler vos prochaines factures. Vous suivez la procédure et effectuez les virements.

Quelques jours plus tard, votre interlocuteur vous contacte, surpris de ne pas avoir reçu son paiement et affirme n’avoir jamais modifié ses données bancaires. Vous prenez alors conscience que vous êtes tombé dans le piège de la fraude au faux fournisseur.

Cette mésaventure est loin d’être un cas isolé puisqu’en 2023, 37% des entreprises ont été ciblées par ce type d’escroquerie.

Qu’est-ce que la fraude au faux fournisseur ?

La fraude au faux fournisseur repose sur l’usurpation d’identité : un cybercriminel se fait passer pour l’un de vos partenaires habituels, en fournissant un faux RIB ou en invoquant un changement de coordonnées bancaires. L’objectif reste toujours le même : détourner des fonds qui, en temps normal, auraient dû être versés au véritable fournisseur. Cette arnaque cible tout type d’entreprise, quel que soit son secteur d’activité, et gagne chaque année en ampleur.

En plus des conséquences financières directes (pertes de montants parfois très élevés), la fraude au faux fournisseur peut provoquer des différends avec le prestataire concerné et nuire à la relation de confiance établie. D’où l’importance de reconnaître rapidement les signaux d’alerte et de mettre en place des mesures préventives.

Fraude au faux fournisseur : comment ça marche ?

  1. Première facture légitime : l’entreprise reçoit une facture d’un fournisseur réel, avec lequel elle travaille habituellement.
  2. Envoi d’un faux RIB : un cybercriminel profite de l’occasion pour envoyer un email frauduleux se présentant comme émanant du fournisseur, accompagné de nouvelles coordonnées bancaires.
  3. Paiement vers le mauvais compte : les équipes financières, croyant traiter une demande authentique, procèdent au règlement sur ce RIB frauduleux.

Avec l’essor des techniques de phishing (récolte d’informations via des sites ou des emails factices) et la création de fausses plateformes de paiement, les pirates affinent constamment leurs méthodes. Leurs emails imitent souvent à la perfection l’identité visuelle et la signature du fournisseur, ce qui rend la fraude d’autant plus difficile à détecter.

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Les conséquences de la fraude au faux fournisseur

Conséquences financières

En premier lieu, cette fraude se traduit par la perte de sommes parfois très importantes, pouvant plomber la trésorerie et compromettre le règlement d’autres dépenses essentielles (salaires, fournisseurs stratégiques, etc.). Le temps consacré à identifier, comprendre puis résoudre le problème peut également générer des coûts cachés : mobilisation des équipes financières, recours à des experts juridiques ou informatiques.

Conséquences légales

Sur le plan légal, l’entreprise victime d’une fraude au faux fournisseur peut se retrouver responsable si elle est considérée comme ayant fait preuve de négligence. Par exemple, l’absence de procédure de vérification ou de dispositif interne de contrôle peut être retenue contre elle, notamment lorsque les montants détournés s’avèrent élevés. Par ailleurs, en cas de litige avec le fournisseur réel ou les autorités, les frais judiciaires et les poursuites éventuelles alourdissent davantage la facture.

Conséquences réputationnelles

Enfin, l’image de marque de l’entreprise peut en souffrir. Les clients, partenaires et fournisseurs légitimes perdent parfois confiance lorsqu’ils apprennent qu’un tel incident a pu se produire. Au-delà de la simple gêne, cette situation soulève des doutes quant à la fiabilité de votre organisation en termes de facturation et de paiement et peut entacher vos relations commerciales.

Comment lutter contre la fraude au faux fournisseur ?

Mettre en place des processus de vérification internes

Demandez systématiquement une double signature ou une autorisation supplémentaire dès qu’un changement de RIB est signalé. De même, tout paiement important doit être validé par au moins deux personnes de la Direction Financière.

Favorisez également une culture de la méfiance en encourageant vos équipes (comptables, DAF, etc.) à vérifier l’authenticité de chaque demande inhabituelle. Des formations régulières sur les menaces liées à la fraude au faux fournisseur contribuent à maintenir ce niveau de vigilance.

Automatiser la gestion des factures grâce à un outil dédié

Pour optimiser la sécurité et gagner en efficacité, il est judicieux d’investir dans un logiciel de facturation fournisseurs :

  • Contrôle automatique : l’outil détecte toute anomalie dans les informations clés (RIB, coordonnées du fournisseur).
  • Alertes en temps réel : la moindre modification suspecte du RIB déclenche une notification, ce qui limite le risque de paiement vers un compte frauduleux.

Zoom sur la solution N2F – Factures fournisseurs :

  • Remplissage initial du RIB : lors de la première facture, l’utilisateur renseigne les coordonnées bancaires officielles du fournisseur.
  • Comparaison automatisée : aux factures suivantes, le logiciel vérifie que le RIB coïncide avec les données précédemment enregistrées.
  • Alerte immédiate : en cas de divergence, l’outil notifie l’équipe concernée, ce qui empêche la fraude de se concrétiser.

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Mettre en place un annuaire fournisseurs sécurisé

Un annuaire fournisseurs centralise et historise l’ensemble des informations essentielles, telles que le RIB, les numéros de SIRET ou encore les coordonnées de contact. Ce dispositif offre une vision globale de vos partenaires et une traçabilité des mises à jour. Grâce à une validation continue, vous réduisez donc les risques d’erreurs et de fraudes, puisqu’un changement suspect peut être détecté plus rapidement.

Former et sensibiliser régulièrement les équipes

Aucune stratégie de prévention ne vaut sans l’adhésion et la vigilance de vos collaborateurs. Nous vous recommandons de :

  • Organiser des formations : des séminaires ou des ateliers dédiés à la fraude au faux fournisseur permettent de présenter les menaces et les bonnes pratiques pour s’en protéger.
  • Effectuer des tests périodiques : simuler des tentatives de fraude internes ou externes pour vérifier l’efficacité de vos procédures et corriger d’éventuelles failles.
[A lire aussi] Dématérialisation des factures : quelle gestion des litiges ?

Que faire en cas de tentative de fraude sur une facture fournisseur ?

  • Prévenez le véritable fournisseur : son identité a peut-être été usurpée, et d’autres entreprises peuvent aussi être visées.
  • Signalez l’escroquerie : vous pouvez la déclarer sur la plateforme officielle internet-signalement.gouv.fr ou contacter Info Escroqueries au 0 805 805 817 (service gratuit).
  • Portez plainte : rendez-vous auprès de la Police ou de la Gendarmerie la plus proche. Plus vous agissez rapidement, plus vous avez de chances de limiter les dégâts.
  • Tirer des enseignements : analysez les failles qui ont permis cette fraude et mettez à jour vos procédures internes (processus de validation, formation des équipes, etc.) pour éviter que l’incident ne se reproduise.

Si le paiement frauduleux est déjà parti :

  • Identifiez les virements et mandats de paiement concernés, puis bloquez sans attendre le RIB suspect dans votre système de gestion.
  • Si la transaction n’a pas encore été entièrement traitée, tentez de la suspendre ou de la bloquer auprès de votre banque pour éviter l’envoi définitif des fonds.
  • Déposez également une plainte dans les plus brefs délais : la réactivité est souvent décisive pour récupérer tout ou partie des sommes détournées.

Le dernier rempart, c’est la vigilance

La fraude au faux fournisseur est une menace croissante qui profite du moindre relâchement. Heureusement, en adoptant de bonnes pratiques, en sensibilisant vos équipes et en vous dotant d’outils adaptés, vous pouvez réduire les risques. L’anticipation et la réactivité sont vos meilleures alliées pour déjouer les arnaques et sécuriser vos flux financiers.

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