La gestion de note de frais est encore mal maîtrisée par de nombreuses entreprises en France. Le manque d’outils, la fraude et les erreurs ont un coût pour ces entreprises qui doivent trouver des solutions pour maîtriser leur budget et gagner en efficacité.
Note de frais : le coût de la fraude
Aujourd’hui, les entreprises françaises dépensent 11 milliards d’euros en notes de frais. Une somme colossale qui n’est pas toujours justifiée. En effet, il apparaît que 5 % des revenus annuels des entreprises sont perdus à cause de la fraude. Cela représente environ 730 € par employé et par an. Selon l’Institut Français de Prévention de la Fraude, 89 % des cas de fraude en entreprise sont liés aux notes de frais. Mais s’agit-il réellement d’une fraude ou d’une erreur liée à la méconnaissance des règles en matière de gestion de note de frais ?
Fraude ou erreur de la part du salarié ?
Telle est la question que nous pouvons nous poser. Naturellement, la fraude existe, ne nous voilons pas la face, c’est le cas dans tous les domaines d’activités. Pour autant, nous avons pu constater auprès de nos clients que les salariés n’ont toujours pas une connaissance exacte de leurs droits et devoirs en matière de note de frais. Par exemple, 20 % des salariés soumettent des factures non conformes. Or, le coût de traitement d’une note de frais est évalué à 53 €, et le coût d’une erreur à 48 € supplémentaires.
Au-delà des factures non conformes, certains salariés perdent leur facture. Un réel problème pour l’entreprise qui a alors le choix entre refuser de rembourser la note de frais de son salarié ou lui rembourser en renonçant alors à récupérer sa TVA. Là encore, cela a un coût. Si la fraude représente 730 € par employé et par an, une mauvaise gestion des notes de frais coûte 300 € par salarié et par mois.
Il est donc nécessaire, voire indispensable pour certaines entreprises, de trouver des solutions adaptées pour optimiser la gestion note de frais et ainsi réaliser de substantielles économies.
Une application de gestion de notes de frais pour maîtriser son budget
Nous avons évoqué les erreurs en matière de facturation. Mais cela ne s’arrête pas là. Les entreprises constatent que des erreurs se glissent au niveau des frais kilométriques avec, parfois, une surévaluation des distances parcourues. Pour éviter cela, une solution : l’application de note de frais.
Une solution pour vos frais kilométriques
Avec N2F, il devient impossible de tricher ou de commettre une erreur sur les frais kilométriques et les parcours réellement effectués. Nous avons intégré le module Google Maps à notre application. Ainsi, votre collaborateur saisit le point de départ et le point d’arrivée, cela calcule automatiquement la distance à parcourir. Il suffit de valider le parcours et l’application de gestion de frais kilométriques calcule le montant de l’indemnité selon les données saisies pour le collaborateur. Car, pour mémoire, l’indemnité dépend du nombre de kilomètres et de la puissance du véhicule. Selon le profil du collaborateur, tout se fait automatiquement. Le gain de temps est important puisque le module Places intégré vous permet de taper que le nom de l’entreprise visitée et automatiquement l’adresse de destination est renseignée par l’application de note de frais.
À une époque où il est estimé qu’un salarié met 27 minutes à remplir une note de frais, N2F vous propose une solution efficace et fiable en quelques clics seulement.
Une note de frais gérée en quelques minutes
Revenons à notre facturation qui coûte si cher aux entreprises en raison de la fraude, des erreurs et d’une gestion non optimale. Avec N2F, tout devient plus simple. Votre application de gestion de note de frais permet de scanner une facture et de saisir les informations liées directement sur smartphone. Si votre salarié réalise cela de suite après un achat, vous limitez les risques de perte du justificatif de note de frais, et donc les risques de litige avec votre salarié et de perte d’argent lié à l’absence de récupération de la TVA.
Plus jamais de fraude ou d’erreurs avec les alertes N2F
Si certains salariés sont en cause lorsque l’on évoque les pertes d’argent liées à une mauvaise gestion des notes de frais, force est de constater que les entreprises sont mal équipées et qu’il est temps de trouver des solutions pertinentes et économiques. Pour quelques euros par mois, vous allez économiser des milliers d’euros chaque année.
Notre application est un filtre anti-fraude et erreurs. En effet, nous avons mis en place des alertes pour vous prévenir lorsqu’une dépense semble inappropriée. Par exemple, si votre salarié travaille du lundi au vendredi, s’il saisit une dépense le week-end ou même un jour férié dans l’application de gestion de notes de frais, vous recevez une alerte qui vous indique qu’il y a une erreur. Si vous aviez reçu la facture sur papier. Si vous avez des quantités importantes de notes de frais à gérer, peut-être n’auriez-vous pas noté ce détail qui n’en est pas un.
La perte d’argent liée à une mauvaise gestion des notes de frais est également due à une mauvaise connaissance des règles. En effet, les salariés ne connaissent pas nécessairement les plafonds de dépense en matière de frais professionnels. Ainsi, sans application, ils peuvent déplacer les plafonds. Ce qui, une fois de plus, a un coût pour l’entreprise qui pourrait en outre subir un contrôle de l’URSSAF pour la gestion de ses notes de frais. Avec N2F, tout change. Selon le poste occupé par chaque collaborateur, vous définissez des plafonds de dépenses pour les repas, l’hébergement, les transports, etc. Dès lors que le plafond est atteint, vous recevez, là encore, une alerte pour optimiser votre gestion.
Révolutionnez votre manière de gérer vos notes de frais. Gagnez un temps précieux avec un outil complet et performant et surtout, réalisez d’importantes économies. Une mauvaise gestion coûte chère aux entreprises. Les offres N2F sont particulièrement adaptées aux PME et ETI. C’est peut-être le moment de demander une démo en ligne gratuite !
