Les frais de déplacement, sous conditions, constituent des dépenses professionnelles à rembourser aux collaborateurs. Ils incluent non seulement les frais de transport, mais aussi les dépenses de repas et d’hébergement. Quelles sont les conditions que le DAF doit vérifier au moment de rembourser les frais de déplacement ? Quels types de dépenses ouvrent droit au remboursement ? Et pour quel montant ? Le point sur les règles applicables en matière de remboursement des frais de déplacement.
Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ?
Pour bien remplir un modèle de note de frais kilométrique, encore faut-il connaître les modalités de remboursement de ces dépenses de déplacement… Conditions à respecter et méthodes de calcul : le point sur les notes de frais kilométriques.
Frais de déplacement : conditions de remboursement, dépenses éligibles et montants
Le DAF doit procéder au remboursement des frais de déplacement du collaborateur dès lors qu’il effectue une mission de nature professionnelle en dehors de son lieu de travail tel que déterminé contractuellement. Il peut s’agir d’un voyage de longue durée à l’étranger, ou d’un rendez-vous client le temps d’une journée. Dans ce contexte, le DAF a l’obligation de rembourser :
- Les dépenses engagées pour le transport du salarié : usage de son véhicule personnel, frais de stationnement et péages, transports en commun…
- Les dépenses occasionnées par le déplacement : les repas et l’hébergement, le cas échéant.
Le remboursement des frais de transport :
Les modalités de remboursement des frais de transport par le DAF dépendent du moyen de transport utilisé :
- Le collaborateur utilise son véhicule personnel : le DAF doit rembourser les frais kilométriques conformément au barème kilométrique de l’administration fiscale. En sus, le salarié peut présenter tous justificatifs pour se faire rembourser ses dépenses de stationnement, de parking et de péage.
- Le collaborateur se déplace en transports en commun : il est remboursé aux frais réels. C’est-à-dire que le DAF lui rembourse ses dépenses sur la base des justificatifs d’achat de ses titres de transport – billet de train ou d’avion, notamment.
Le remboursement des repas et de l’hébergement :
1. Le cas du salarié en petit déplacement
Le salarié est considéré effectuer un petit déplacement lorsqu’il peut rentrer chez lui le soir. A cette occasion, le DAF doit rembourser – outre les frais de transport – les frais de repas. 2 possibilités au choix :
- Le DAF opte pour une allocation forfaitaire : le salarié contraint de prendre son repas au restaurant est indemnisé à hauteur de 19 € par repas maximum.
- Le DAF choisit le remboursement des frais de déplacement au réel : sur production de justificatifs, le salarié est remboursé du montant exact de ses dépenses de restauration.
2. Le cas du salarié en grand déplacement
Le salarié est considéré effectuer un grand déplacement lorsqu’il ne peut pas regagner son domicile le soir. En plus des frais de transport et de repas, le DAF rembourse les dépenses de logement au réel ou au forfait. Le remboursement forfaitaire est effectué dans les limites suivantes :
- 68,10 € par nuitée à Paris et dans les départements des Hauts-de-Seine (92), Seine-Saint-Denis (93) et Val-de-Marne (94).
- 50,50 € dans les autres départements.
A noter : le montant de l’indemnité forfaitaire est dégressif avec le temps.
3. Le cas du salarié en outre-mer ou à l’étranger
Le DAF choisit entre remboursement des frais réels et versement d’allocations forfaitaires. Les plafonds de l’indemnité forfaitaire à respecter dépendent du pays de destination.
Vous pouvez calculer les frais de mission avec le simulateur du ministère de l’économie et des finances.
Frais de déplacement : zoom sur la méthode de remboursement au réel
A défaut d’appliquer un remboursement au forfait, le DAF rembourse le montant exact des frais de déplacement tels que mentionnés sur les justificatifs présentés par le salarié. Ces justificatifs incluent tous titres de transport (billets de train ou d’avion), les factures de location de véhicule, les notes d’hôtel…
A noter : les dépenses de stationnement sont remboursables sous réserve que le collaborateur justifie dûment de l’absence de parking gratuit.
Pour éviter toute anomalie comptable, et ne pas risquer une sanction de la part de l’administration fiscale, le DAF doit exiger systématiquement un justificatif de dépense. Le salarié ne peut légitimement prétendre au remboursement de ses frais de transport en cas de perte des justificatifs, ce qui peut créer de la frustration. Il est recommandé dans ce contexte de prodiguer les conseils suivants aux collaborateurs :
- Photographier ou scanner immédiatement le justificatif de note de frais.
- Utiliser un service permettant de joindre directement le justificatif lorsqu’il est émis aux services en charge des remboursements au sein de la société
Frais de déplacement : implémenter une solution performante pour faciliter la gestion
La gestion des notes de frais est fastidieuse, et d’autant plus lorsque l’activité de l’entreprise se développe et que de nombreux collaborateurs sont amenés à se déplacer régulièrement. Solliciter les justificatifs, traduire et convertir les notes de frais pour les déplacements à l’étranger, calculer le montant des indemnités… l’ampleur de la tâche du DAF est conséquente. C’est pourquoi l’entreprise a tout intérêt à se doter d’une solution de gestion de notes de frais innovante et performante.
N2F, application de gestion de notes de frais, adresse directement les problématiques du DAF, pour lui faciliter la tâche. Parmi les avantages notables de la solution N2F :
- Chaque salarié peut enregistrer ses dépenses en temps réel.
- Les équipes n’ont plus besoin de collecter, traiter et conserver les justificatifs papier, qui sont dématérialisés.
- L’application prend en charge plusieurs devises, pour gérer les notes de frais de déplacement à l’étranger. Dans la même optique, N2F s’adapte à la langue de l’utilisateur.
