Peut-être possédez-vous plusieurs voitures d’entreprise, afin de faciliter les missions de vos collaborateurs qui se déplacent sur des chantiers, pour des formations, des visites clients, etc.

En général, on parle de flotte automobile dès que l’entreprise possède plus de 10 véhicules. Elle regroupe tous les véhicules d’une société, qu’il s’agisse des siens propres ou de véhicules de location. Attention, une flotte n’est cependant pas composée uniquement de voitures et d’utilitaires ! Avec l’explosion des solutions de mobilité douce , de plus en plus d’entreprises proposent également dans leur parc des vélos, trottinettes, etc.

Généralement, les véhicules sont de deux types :

  • Véhicules de service : ce sont tout ceux qui appartiennent à l’entreprise mais sont utilisables par les collaborateurs pour certains trajets.
  • Véhicules de fonction : ils appartiennent à l’entreprise, mais sont assignés à un collaborateur spécifique. Selon la politique de frais, celui-ci peut utiliser son véhicule uniquement dans le cadre professionnel, ou également pour des trajets personnels.

Dans certaines entreprises, le parc automobile est tel qu’une personne est dédiée à temps plein à sa gestion. Dans les PME ou ETI, il est en général géré par les équipes administratives et financières.

Gestion de flotte automobile : quelles sont les tâches quotidiennes ?

Un.e gestionnaire de flotte automobile devra gérer tout ce qui a trait à la maintenance des véhicules, leur entretien ainsi que leur utilisation (dont affectations aux collaborateurs). Le ou la gestionnaire intervient sur 3 aspects :

  • Opérationnel : déterminer le nombre de véhicules nécessaire, le modèle, créer la Car Policy et assurer le suivi.
  • Financier : il s’agit de déterminer le financement des véhicules, les contrats, de trouver les fournisseurs et de suivre le coût total du parc ainsi que des indicateurs (TCO : coût total de possession ; TVS : taxe sur les véhicules de société, etc.)
  • Sécuritaire : c’est tout ce qui concerne la maintenance et réparation des véhicules, la prévention des risques ainsi que la gestion des infractions.

Flotte automobile et notes de frais : quels sont les coûts associés ?

Les collaborateurs qui réalisent des déplacements professionnels avec les véhicules de service ou de fonction réalisent forcément des notes de frais liées :

  • Au déplacement professionnel : carburant, péage, parking, etc.
  • A la maintenance du véhicule : nettoyage, etc.

Les indemnités kilométriques ne concernent que les salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels, et ne rentrent donc pas dans ce calcul.

Conseils pour bien gérer les frais liés à la flotte auto

#1 – Avoir une Car Policy et une politique de frais claires et applicables

Première chose à faire : mettre en place une Car Policy ! Il s’agit d’un document stratégique de référence, dans lequel le ou la gestionnaire de flotte définit toutes les règles et critères de choix des véhicules :

  • Marques et modèles autorisés, en fonction du statut des collaborateurs
  • Droits et obligations des collaborateurs vis-à-vis des véhicules (de fonction ou de service)
  • Responsabilité de l’entreprise.

Cette politique automobile devra être transmise à tout nouveau collaborateur qui serait susceptible d’utiliser une voiture d’entreprise, qu’elle soit de fonction ou de service. D’ailleurs, la Car Policy peut aussi intégrer les obligations des collaborateurs utilisant leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels (ex : extension d’assurance).

La politique de frais, elle, est une charte des dépenses professionnelles. La partie automobile donnera par exemple des indications sur :

  • Le carburant : utilisation de cartes carburant ou remboursement sur notes de frais ; carburants à faire sur un jour de semaine et non le week-end ou sur les jours de congés, ou encore type de station à favoriser pour refaire le plein.
  • Nettoyage et entretien : utilisation de cartes nettoyage ou remboursement sur notes de frais.
  • Péage : utilisation de badges télépéage ou remboursement sur notes de frais.
[A lire aussi] DAF : comment faire appliquer la politique de frais de votre entreprise ?

#2 – Optimiser les coûts grâce à des statistiques

La maîtrise et l’optimisation des coûts liés à la flotte automobile et aux déplacements professionnels sont des objectifs qui incombent au gestionnaire ou à la Direction Administrative et Financière. Quelle que soit la taille de la flotte automobile, son coût total est forcément important pour l’entreprise. Dans ce cadre, il est crucial de maîtriser ses coûts, pouvoir établir un budget et anticiper les dépenses.

Dans ce cadre, la Car Policy et la politique de frais sont indispensables. Le gestionnaire de flotte devra aussi se construire un tableau de bord pour suivre le parc, avec des indicateurs-clés et un historique au fil des mois.

Il bénéficiera d’une vision globale du coût total de son parc, ainsi que d’arguments pour négocier les contrats auprès des prestataires.

#3 – Faire de la prévention et éviter les fraudes

Pour les gestionnaires de flotte automobile, il est primordial de faire de la prévention auprès des collaborateurs afin de les sensibiliser à la sécurité routière et aux risques en cas de non-respect du code de la route.

La prévention est indispensable pour la sécurité du collaborateur, mais aussi des autres automobilistes. Les salariés doivent aussi être informés de la politique de l’entreprise en matière d’éventuelles amendes.

💡 Certaines solutions, telles que GAC Car Fleet, ont une connexion directe avec l’ANTAI afin que l’amende arrive directement chez le conducteur.

Faire des actions de prévention sur la sécurité permet aussi de sensibiliser les collaborateurs à l’importance de prendre soin du véhicule : sa durée de vie est ainsi optimisée, ainsi que les coûts associés à son entretien.

#4 – S’assurer d’être à jour avec les dernières contraintes légales

Le gestionnaire de parc automobile devra être particulièrement attentif aux contraintes légales, telles que les lois sur les émissions de CO2. Ainsi, la loi LOM [BM2] et la norme WLTP [BM3] sont entrées en vigueur pour pousser les entreprises à réduire leurs émissions de gaz à effet de serre.

Les lois et seuils d’émissions sont déterminés par le Ministère de l’Ecologie, et sont déterminant au moment du choix des véhicules par le gestionnaire.

#5 – Se doter d’outils pour tout gérer

Parce que gérer tout ça seul est lourd et chronophage, nous vous conseillons de vous doter d’outils pour vous soutenir dans cette tâche ! Bien sûr, le bon vieux tableau Excel est une base utilisée par beaucoup d’entreprises. Cependant, des outils dédiés vont permettre de :

  • Automatiser certaines actions
  • Réduire le risque d’erreur
  • Gagner du temps
  • Centraliser vos informations.

Chez N2F, nous avons mis en place un connecteur avec le logiciel de gestion de flotte automobile GAC Car Fleet .

En connectant votre solution de flotte automobile et votre solution de note de frais, vous pouvez ainsi :

  • Suivre au quotidien les dépenses liées aux déplacements professionnels
  • Suivre les dépenses liées à la flotte automobile
  • Centraliser tous les coûts liés à un même véhicule (carburant, entretien, péage, etc.)
  • Paramétrer votre politique de frais à la carte (règles en matière de plafonds, de dépassements, etc.).

Pour l’utilisateur, tout est transparent, et lorsqu’il se connecte à N2F, il ne peut réaliser que des dépenses sur le véhicule qui lui aura été attribué au préalable par le manager ou sur son véhicule personnel.

Convaincu.e qu’il est temps de connecter votre solution de notes de frais et votre solution de gestion de flotte automobile ? Nous sommes à votre écoute !