Las empresas que tienen un circuito eficiente de aprobaciones para los informes de gastos han dado muestras que pueden alcanzar altos niveles de equilibrio en sus finanzas.
En la actualidad, el mercado dispone de muchas herramientas digitales que pueden convertir a los circuitos financieros más fluidos y eficientes.
La administración de los gastos empresariales como así también la aprobación de gastos no son una tarea administrativa sin relevancia. Los gastos empresariales tienen un impacto notorio en la contabilidad y en las finanzas, y de no registrarse bien, podría ocasionar multas impositivas.
La optimización de las procesos de gastos son primordiales para todas las empresas. ¿Conoces las mejores estrategias para un control más riguroso de los gastos de la compañía?
¿Por qué simplificar el proceso de aprobación de notas de gastos?
En un circuito optimizado de ventas, para que el circuito sea eficiente, todos los comprobantes tienen que estar conectados. ¿Por qué no hacer lo mismo con los gastos? La mejora en el proceso de gastos empresariales no sólo mejora los tiempos operativos de los empleados, también mejora las finanzas de la compañía.
Con un circuito de aprobaciones, los controles en las finanzas se vuelven más seguros ya que cada uno de los gastos estará alcanzado por revisiones que se ajustan a las buenas políticas de la empresa.
Los desarrolladores de software han tomado nota de esto y, en el mercado, ya hay disponibles app móvil gastos para que se puedan agilizar toda la administración de gastos empresariales.
Esto, no sólo es un beneficio para la empresa, también es algo indispensable para los empleados que podrían recibir el reembolso de los gastos en un menor tiempo, algo que ayuda al compromiso del empleado con la compañía.
Ahorrar tiempo y recursos, reducir errores y fraudes
Existen varias aristas que hacen de la aprobación de gastos simplificada en una necesidad sine qua non para las empresas.
Para comprender esto, veamos 3 puntos clave que hacen de un proceso eficiente un mayor confort para todo el entorno laboral:
- Ahorro de tiempo operativo.
- Reducción de la documentación requerida.
- Revisiones manuales de la documentación.
Estos 3 puntos son pilares esenciales para la salud financiera de cualquier empresa. No obstante, es importante mencionar que un proceso de gastos eficientes evita riesgos de fraudes, facilita los procesos de auditorías y se asegura que cada gasto sea cargado correctamente.
Mayor control y transparencia financiera:
Un proceso de aprobación más sencillo y estructurado proporciona un mayor control y transparencia en la gestión de gastos empresariales.
Los procesos de aprobación tienen como objetivo el llevar un control más eficiente de los gastos. A su vez, estos procesos trabajan de forma sinérgica con las auditorias, ya que cada gasto y cada euro que la empresa invierte tiene una trazabilidad que se puede justificar.
Los procesos de gastos empresariales no solamente tienen por objetivo el “control” también es importante para poder identificar áreas que no están siendo productivas. Los informes podrían identificar centros de costos que no son eficientes, de esta forma, la gerencia, podría tomar decisiones en tiempo real.
Definir políticas claras
Para simplificar el proceso de aprobación de notas de gastos, es importante contar con políticas claras y bien definidas. Estas políticas deben ser comprensibles y accesibles para todos los empleados, asegurando que sepan exactamente qué gastos son reembolsables y cuáles no.
Criterios claros para los gastos reembolsables
Los criterios de gastos reembolsables generan un entorno laboral más amigable. Esto se debe a que los empleados tienen a su disposición normas que son precisas y bien definidas que evitan y se anticipan a malentendidos.
Para conseguir esto, es indispensable contar con un listado de categorías de gastos, cuáles son los topes y toda la información que los gastos puedan ser reembolsables.
Documento accesible y comprensible
Es crucial comprender que, para que una política de gastos sea eficiente debe encontrarse bien documentada. Esto quiere decir que debe estar redactada de manera clara y sea de fácil acceso para los recursos de la empresa.
Un documento bien elaborado y distribuido evita confusiones y asegura que todos estén al tanto de las reglas y procedimientos.
Agilizar la gestión de gastos
Las políticas de reembolso que estan sujetas a aprobaciones, podrían ser beneficiosas para los empleados. Sin embargo, estas políticas tienen que estar acompañadas por un documento claro y de fácil acceso para los recursos de la empresa que eviten malentendidos.
Los procesos de gastos empresariales no solo vuelven a las finanzas de la empresa más eficientes sino que, además, todos los reembolsos llegarán a los empleados en tiempo y forma.
Diseño de un flujo de trabajo claro y directo para la aprobación de gastos
Hasta aquí, venimos mencionando a los procesos o circuitos de gastos sin mencionar específicamente de que se trata: Los flujos de trabajo en los gastos empresariales son aquellos que las empresas definen desde la solicitud hasta el reembolso.
Los procesos de gastos son necesarios para que la gestión sea más eficiente y que las aprobaciones, registraciones y reembolsos puedan realizarse de inmediato.
Uso de notificaciones y recordatorios automáticos
Otro de los aspectos que hace de las herramientas tecnológicas un aliado maravilloso, son los procesos de notificaciones y recordatorios.
Con un flujo específico de recordatorios y notificaciones, los empleados y el personal encargado en autorizar el dinero para los gastos, podrán mantenerse siempre actualizados en el estado de sus solicitudes.
El uso de las notificaciones evita retrasos en los desembolsos que podrían ser perjudiciales para el empleado y para la empresa.
Delegación de responsabilidades y niveles de aprobación adecuados
Establecer niveles de aprobación basados en la jerarquía y la importancia del gasto permite una gestión de gastos empresariales más riguroso y preciso para llevar.
Algunas solicitudes que tienen importes más altos, podrían requerir de alguna autorización de un nivel jerárquico, estas delegaciones, son importantes para que cada una de las etapas pueda ser revisada y aprobada en tiempo y forma por el personal que corresponda.
Asimismo, los procesos de aprobación podrían estar enmarcados según los montos de reembolsos. Esto les permite a las compañías poder contar con aprobaciones de supervisores directos o de niveles jerárquicos más altos.
Los procesos de aprobación de reembolsos no sólo son importantes para alcanzar la eficiencia en las devoluciones de gastos de los empleados, además, es importante para llevar los costos que generan las empresas de forma rigurosa.
Usar software de gestión de gastos como N2F para agilizar el proceso de aprobación
Tanto los softwares de gestión de gastos como las app móvil gastos de N2F son herramientas que pueden optimizar todo el proceso financiero empresarial.
Con N2F los empleados podrían presentar sus informes de gastos más detallado, pero lo mejor de esto, es que lo harán de forma rápida e intuitiva. Esto no solamente beneficia al empleado sino que, además, al personal administrativo que podrá revisar y aprobar las solicitudes en tiempos récords.
N2F es una herramienta que mejora los procesos operativos de los gastos sino que también le agrega valor a la empresa. N2F emite informes financieros que son precisos y de gran interés de las empresas, ya que se pueden tomar decisiones en vivo en cualquier momento.
